Coronavirus en werk

Het spreekwoord zegt ‘nood breekt wetten’. In dit geval hoeven wetten niet te worden gebroken, maar wel zorgvuldig nageleefd. In het kader van de bijzondere omstandigheden, veroorzaakt door het coronavirus, zijn in sommige situaties minder medewerkers beschikbaar voor het rooster. Het is lang niet zo dat bepaalde productieprocessen zomaar kunnen worden stilgelegd en is thuis werken zeker niet voor iedereen een optie. Hoe dan een semicontinu drieploegenrooster of volcontinu vijfploegenrooster draaiende te houden bij een tijdelijke, verhoogde afwezigheid?

Artikel 5.10 Arbeidstijdenwet
Artikel 5.10 van de Arbeidstijdenwet voorziet daarin dat bij plotselinge onvoorziene situaties – waarbij de veiligheid en gezondheid van mensen in het geding is en ernstige schade aan goederen kan ontstaan, en het werk geen uitstel duldt – dat de normen voor arbeidstijd en rusttijd terzijde gelegd kunnen worden. Dat is geen vrijbrief voor het organiseren van werktijden. Houd er rekening mee dat binnen afzienbare tijd (denk 48 uur) een sluitende roostermatige oplossing beschikbaar moet zijn.

12-uursdiensten
De Arbeidstijdenwet staat toe dat 12-uursdiensten gedraaid kunnen worden. In geval van dagdienst is er geen belemmering. In geval van een 12-uursnachtdienst dient men daar vanwege de bezwaarlijkheid van nachtarbeid zorgvuldig mee om te gaan. Het aantal keren dat een 12-uursnachtdienst ingezet kan worden is gemaximeerd op 22 keer per 52 weken, onder gelijke inkorting van de rust na een nachtdienst van 14 uur naar 12 uur. De maximale arbeidstijd per week is ook in de Arbeidstijdenwet bepaald.

Het rooster
Of tijdelijk gebruik van 12-uursdiensten dé oplossing is kan niet zomaar worden vastgesteld. Dat zal altijd afhankelijk zijn van de omstandigheden in een bedrijf. Soms kan worden volstaan met het wijzigen van de bezetting, door bijvoorbeeld in een bepaalde dienstsoort met een lagere bezetting dan normaal te werken waarmee de reguliere 8-uursdienst gehandhaafd blijven. Ook het gebruik van ‘tussendiensten’ kan een mogelijkheid zijn om de beschikbare formatie zo goed mogelijk te verdelen over een periode van 24 uur. Zulke diensten dekken bijvoorbeeld een deel van de ochtend- en middagdienst of nachtdienst af. Een andere mogelijkheid is om in geval van een volcontinu rooster de output in het weekeinde te halveren en daardoor met een ploeg minder te werken bij gelijkblijvende 7 x 24 uur bedrijfstijd.

Voorbeelden volcontinurooster
In onderstaand voorbeeld is een vijfploegendienst tijdelijk omgezet naar een vierploegendienst met 12-uursdiensten in het weekeinde.

Omwille van ergonomische roostervuistregels is het gebruik van dit rooster niet voor langere tijd geschikt. Het rooster voldoet in beginsel aan de normen voor arbeidstijd en rusttijd uit de Arbeidstijdenwet. Aandachtspunt is de arbeidsduur. Deze bedraagt gemiddeld 42 uur. Door conform de Arbeidstijdenwet pauze in de dienst te organiseren kan de werkweek teruggebracht worden tot gemiddeld 40 uur of minder. Het maximum aantal 12-uursnachtdiensten is hiervoor al genoemd. Uitgaande van 12 uur arbeid tijdens een nachtdienst (pauze is natuurlijk altijd aan te raden) is dit rooster 44 weken bruikbaar.

In het volgende voorbeeld is eveneens sprake van 7 x 24 uur bedrijfstijd met vier ploegen. Echter nu met een halve bezetting tijdens het weekeinde en een volledige bezetting op weekdagen. De vier ploegen zijn opgesplitst in acht (sub)groepen. Alle groepen lopen hetzelfde rooster. Slechts het startmoment verschilt. Hierdoor werken de groepen 1 t/m 4 altijd in de oneven weekeinden (in de even weekeinden zijn zij altijd vrij) en de groepen 5 t/m 8 werken in de even weekeinden (en zijn omgekeerd altijd de oneven weekeinde vrij). De gemiddelde werkweek bedraagt bij acht uur arbeidstijd per dienst 36 uur.

Leeswijzer Elke groep 1 t/m 4 en 5 t/m 8 start in een eigen regel en zakt na twee weken een regel in het rooster. In acht weken heeft iedereen het rooster volledig doorlopen. Verticaal is per dagsoort de totale bezetting van groep 1 t/m 8 te zien. In het weekeinde is dan een halve bezetting af te lezen t.o.v. de weekdagen.

Voorbeeld alternatieve drieploegendienst
Het voorbeeld gaat uit van een hogere gemiddelde werkweek met vijf subgroepen en 120 uur bedrijfstijd. De N8 op vrijdag in week 3 kan ook in week 2 op de zondag geplaatst worden. Door pauzetijd aan de diensten toe te voegen kan de gemiddelde werkweek tot 40 uur teruggebracht worden.

In geval van extreem hoge uitval kan met 12-uursdiensten en twee ploegen 96 uur bedrijfstijd worden bereikt. Met maximaal 10 uur arbeidstijd per dienst is de gemiddelde werkweek 40 uur.

Maatwerk?
Met bovenstaande voorbeelden kunnen wellicht niet alle mogelijke situaties binnen bedrijven opgelost worden. Maatwerk zal altijd een optie blijven. Ook kan de arbeidstijd in de 12-uursnachtdienst aangepast worden door zodanig pauzes toe te kennen, dat deze zakt naar 10 uur per dienst. Dat maakt een nog langer gebruik van het rooster mogelijk. N.B. dat doet de bezwaarlijkheid van de 12-uursdienst niet afnemen. Het zijn de bijzondere omstandigheden die noodzaken tijdelijk buiten de bekende kaders te kijken.

In ieder geval kan vrijwel altijd een roostermatige oplossing bedacht worden zonder daarvoor met elkaar fysiek in contact te komen. Telefonisch overleg, in combinatie met een paar formats in Excel, biedt vaak voldoende mogelijkheden om een voorstel uit te werken.

Vragen? Stel ze aan de AWVN-werkgeverslijn of aan ShiftPlan

Nu veel werknemers thuis werken zijn er vragen over de inrichting van de werkplek en over de verplichtingen voor werkgever en werknemer. In algemene zin geldt dat de werkgever de verplichting heeft
– de werkplek zodanig in te richten dat de werknemer daar geen nadelige invloed voor zijn gezondheid door ondervindt. De werkplek moet daarom zo ergonomisch mogelijk worden ingericht. Dat geldt voor iedere werkplek, die beschouwd wordt als een normale werkplek. Bij thuiswerken is dit aan de orde als de werkgever het vanzelfsprekend vindt dat werknemers een gedeelte van de tijd vanuit huis werken. In dat geval is het ook vanzelfsprekend, dat de werkgever investeert in een goede ergonomische verantwoorde werkplek.
– de werknemers voor te lichten over de risico’s verbonden aan de werkplek en de maatregelen, die zij kunnen nemen om zich hier tegen te beschermen. Ook dus voor de risico’s die verbonden zijn aan thuiswerken.

Uitzonderlijke situatie
Op dit moment is er sprake van een uitzonderlijke situatie en kunnen we niet stellen dat thuiswerken een normale werkplek is. Het is aan het overleg tussen werkgever en werknemer, eventueel tijdelijk, apparatuur ter beschikking te stellen.

Wel is het zinvol, zeker omdat deze periode van thuiswerken waarschijnlijk wel enige tijd duurt, werknemers voor te lichten over het goed inrichten van hun werkplek. Niemand is er immers bij gebaat wanneer medewerkers klachten aan hun nek, armen, rug of schouders ontwikkelen.

Vijf praktische tips om gezond thuis te werken

Tip 1 Neem regelmatig pauzes van het werken met een beeldscherm
Om lichamelijke klachten te voorkomen, is het verstandig om taken met intensief gebruik van beeldscherm, toetsenbord en/of muis zoveel als mogelijk te beperken (advies: niet meer dan 4 uur per dag). Dit kan door taken af te wisselen, voldoende pauzes te nemen en deze efficiënt in te zetten. Het doorbreken van intensief werken met een beeldscherm kan door het nemen van micropauzes (van bijvoorbeeld 20 seconden). Kijk hier voor meer tips voor het optimaal werken met een beeldscherm

Tip 2 Onderbreek langdurig zitten één keer per half uur met twee minuten
Om gezondheidsklachten te voorkomen, is het van belang om lang zitten te onderbreken door te gaan staan of lopen. Bijvoorbeeld bij het telefoneren. Belangrijk is dat de beenspieren in actie komen. De volgende vuistregel kan je gebruiken: onderbreek het zitten één keer per half uur voor minimaal twee minuten.

Tip 3 Neem de juiste lichaamshouding aan bij zittend werk
Probeer altijd de juiste houding aan te nemen tijdens zittend werk (zie afbeelding). Zorg dat beide voeten op de vloer staan, zit rechtop en op 40-50 cm afstand van het scherm. Luister goed naar je lichaam – forceer niets bij klachten. Probeer (als het kan) meubels op jouw lichaam af te stellen en het gebruik van de muis af te wisselen met de functietoetsen op het toetsenbord. Kijk hier voor meer informatie over zittend werk

Tip 4 Doe stretchoefeningen tussen het werk door
Als je toch lang achter elkaar moet zitten, probeer dan met simpele stretchoefeningen eventuele stijfheid te voorkomen. Deze oefeningen kunnen bestaan uit je schouders herhaaldelijk op te halen, je hoofd te kantelen of je benen te strekken terwijl je zit. Kijk hier voor meer oefeningen

Tip 5 Wissel telefoneren af met videogesprekken
We zijn en blijven sociale wezens. Het is belangrijk om af en toe een gezicht te zien en sociale interactie op te zoeken met collega’s, vrienden en familie. Probeer waar het kan telefoontjes om te zetten in videogesprekken.

Bijgaand nog een overzicht met tips voor de inrichting van een ergonomische werkplek ter voorkoming van klachten.

We gaan hier uit van beeldschermwerk. Ook ander werk kan thuis gedaan worden. Ook daarvoor geldt dat de werkgever verplicht is risico’s te voorkomen en voorlichting te verzorgen.

Met de coronapandemie is Nederland in een crisis verzeild geraakt die alle organisaties raakt. Natuurlijk is er in elke organisatie op dit moment een groep mensen bezig maatregelen te treffen om die crisis zo goed mogelijk te managen. Dat vraagt veel energie en tijd en verstoort de lopende operatie en de bestaande verhoudingen en status quo. Het huis staat in brand en moet worden geblust.

Maatregelen die nu worden getroffen, hebben allerlei onvoorziene effecten in organisaties. Vanuit het vakgebied rampenbestrijding en crisisbeheersing is hierover veel bekend.
AWVN heeft uit deze informatie een overzichtelijk webpaper samengesteld voor het management van organisaties. Hierin treft u ten eerste een analyse van gedrag in crisistijd: hoe gaan organisaties om met een onverwachte situatie, zoals de coronacrisis? Ten tweede hebben wij praktische tips verzameld waarmee u de crisis binnen uw organisatie kunt aanpakken.

Download het webpaper over het managen van de coronacrisis hier

Met ervaring in de crisisbeheersing en rampenbestrijding kunnen wij u helpen met het effectief en efficiënt opzetten van uw crisisorganisatie. Daardoor ontstaan heldere structuren, houdt u overzicht en blijft de operatie zo goed mogelijk doorgaan.
Met onze ervaring in alle sectoren krijgt u advies op maat. Vragen? Neem contact op met Jan de Kramer, tel. 06-18634907.

De uitbraak van het coronavirus confronteert ons dagelijks met nieuwe vragen, niet in de minste plaats over de economie. Want niet eerder kwam de economische machine zo abrupt en op zo’n grote schaal tot stilstand als nu. In een reeks blogs gaat het beleidsteam van AWVN dieper in op de gevolgen voor economie, arbeidsmarkt en werkgevers.

In het eerste deel staat Koen van Schie-Akdag stil bij het mogelijke effect op de Nederlandse economie en bekijken we hoe onze economie ervoor staat voorafgaand aan deze crisis. Hoe diep wordt het dal?

In het tweede deel staat Anne Megens stil bij de domeinen van de economie die door de schok worden geraakt. Waar vallen de klappen?

In het derde deel neemt Koen van Schie-Akdag u mee in de scenario’s die het Centraal Planbureau publiceerde om de mogelijke economische impact van de coronacrisis in kaart te brengen.

In het vierde deel laat Laurens Harteveld zien wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen de kredietcrisis en de coronacrisis. Welke lessen kunnen cao-partijen trekken uit arbeidsvoorwaardelijke afspraken die ten tijde van de kredietcrisis werden gemaakt?

In het vijfde deel denkt Koen van Schie-Akdag hardop na over mogelijkheden om werkgevers duidelijkheid en vertrouwen te bieden in de volgende fase van de coronacrisis.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft overheden en bedrijven tijdens de coronacrisis ruimte om zich te concentreren op de bestrijding van het virus. Zo krijgen organisaties waar nodig meer tijd om te reageren op vragen van de AP en geeft de AP initiatieven om de volksgezondheid te beschermen ruim baan. Maar de toezichthouder blijft ingrijpen waar privacy echt in gevaar is.
‘Privacy is heel belangrijk. Maar in deze crisis is de bestrijding van het virus en het redden van levens de topprioriteit’, zegt AP-voorzitter Aleid Wolfsen. ‘En op nummer twee staat het voorkomen van grote schade aan economie en maatschappij. Overheden en ziekenhuizen zijn dag en nacht in touw om te zorgen dat burgers en patiënten veilig zijn. Bedrijven zijn bezig te overleven en te zorgen dat zij banen kunnen behouden voor al hun mensen.

Daar gaan wij niet bij staan met onze vinger omhoog en de privacywetgeving onder de arm. Nederland zet de schouders eronder en wij werken en denken mee.’

Ruimte voor bestrijden crisis
De AP zal organisaties nu ruimte geven om hun volledige aandacht te besteden aan het bestrijden van de gevolgen van de coronacrisis.

Deadlines voor het aanleveren van informatie aan de toezichthouder worden opgerekt waar nodig en de AP zal de komende tijd per geval goed kijken wat passend is en wat niet.

‘Verder geven wij ruim baan aan de broodnodige initiatieven om de capaciteit van de zorg op niveau te krijgen’, zegt Wolfsen. ‘Zo klopte een zorgorganisatie bij ons aan met een plan om mensen die tot een paar jaar geleden in de zorg werkten, te benaderen om hen tijdelijk weer als arts of verpleegkundige in te zetten.

Dat lieten ze door een tussenpersoon doen en ze vroegen zich af of dit wel mag. Wij hebben meegedacht over een goede oplossing. Privacy moet goede zorg nooit in de weg zitten, zeker nu niet.’

Dat geldt ook voor het contact tussen artsen en patiënten. Wolfsen: ‘Wij krijgen vragen van huisartsen die noodzakelijke gesprekken moeten voeren met hun patiënten, maar die patiënten komen nu liever niet langs.

Veel zorgorganisaties hebben een manier om beveiligd te beeldbellen, maar sommige niet. Wij zeggen: gebruik als het echt niet anders kan consumentenapps als FaceTime of Skype. Maar wees daarbij voorzichtig: doe het alleen bij hoge uitzondering en deel via die apps zo min mogelijk gevoelige gegevens.’

‘Geen big brother-maatschappij’
Privacy blijft heel belangrijk, vindt de AP. ‘We moeten blijven opletten’, zegt Wolfsen. ‘De coronacrisis mag geen excuus worden om de privacy helemaal overboord te gooien. De crisis mag geen opmaat worden naar een big brother-maatschappij.

Het zou doodzonde zijn als we over een jaar terugkijken en zien dat we alles ongedaan hebben gemaakt wat wij op het gebied van privacy in tientallen jaren hebben opgebouwd.

De AP is er als hoeder van het grondrecht op privacy en zal ook in deze tijden ingrijpen wanneer de privacy echt in gevaar is. Daar heeft de burger recht op. Zodat iedereen straks als vrij burger in een vrij land weer vrij kan leven.’

Hoe moet je als bedrijf, instelling of organisatie op een gezonde en veilige manier omgaan met de gevolgen van het coronavirus? Daarover gaat de door VNO-NCW, MKB-Nederland en AWVN samengestelde handreiking, bedoeld voor onder meer werkgevers, managers en personeelsfunctionarissen.

Laatst geactualiseerd 23 april 2020
• Arbeidsrecht: vragen en antwoorden
• Feiten over het virus: vragen en antwoorden
• Checklist risicobeheersing – aandachtspunten
• Het virus en werk: vragen en antwoorden
• Bedrijfscontinuïteitsplan

Coronavirus op de werkvloer

AWVN

mei 2020

Engelstalige versie (geactualiseerd; beschikbaar sinds 16 april)
• Labour law: questions and answers
• Facts about the virus: questions and answers
• Checklist risk management – key issues
• The virus and work: questions and answers
• Business continuity plan

Coronavirus op de werkvloer - Engelstalig

Redactie AWVN

april 2020

De gevolgen van de coronacrisis zijn voor veel werknemers heftig. De angst voor besmetting, stress door hoge werkdruk of voortdurend thuiswerken, zorgen over kwetsbare naasten of mogelijk baanverlies.

Voor werknemers met een psychische kwetsbaarheid is deze tijd nog uitdagender: structuur valt weg, collegiale steun ontbreekt, jobcoaching kan vaak alleen op afstand – dat levert angst en onzekerheid op, waarmee zij niet altijd goed kunnen omgaan.

Onze handreiking Preventie uitval door psychische klachten biedt werkgevers informatie en tips om te voorkomen dat medewerkers uitvallen met psychische klachten.