Coronavirus en werk

Om de leden over de tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud (NOW) te informeren, organiseerde AWVN op woensdag 1 april een webinar. Marco Veenstra, adviseur juridische zaken, gaat daarin nader in op de regeling zoals op 31 maart bekendgemaakt door minister Koolmees van SZW.

Bekijk hier het webinar over noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud NOW

De presentatie die Marco Veenstra tijdens dit webinar geeft, kunt u hier downloaden

Een samenvatting van de regeling kunt u hieronder downloaden

Werkgevers kunnen op maandag 6 april 2020 vanaf 9.00 uur de tijdelijke noodmaatregel overbrugging behoud werkgelegenheid (NOW) aanvragen. Meer informatie

Bereken de hoogte van de NOW-subsidie met AWVN-rekentool. Meer informatie

Wilt u als werkgever een aanvraag indienen om aanspraak te maken op de noodregeling? Met het onderstaande schema leidt AWVN u in tien overzichtelijke stappen door de aanvraagprocedure heen.

Het spreekwoord zegt ‘nood breekt wetten’. In dit geval hoeven wetten niet te worden gebroken, maar wel zorgvuldig nageleefd. In het kader van de bijzondere omstandigheden, veroorzaakt door het coronavirus, zijn in sommige situaties minder medewerkers beschikbaar voor het rooster. Het is lang niet zo dat bepaalde productieprocessen zomaar kunnen worden stilgelegd en is thuis werken zeker niet voor iedereen een optie. Hoe dan een semicontinu drieploegenrooster of volcontinu vijfploegenrooster draaiende te houden bij een tijdelijke, verhoogde afwezigheid?

Artikel 5.10 Arbeidstijdenwet
Artikel 5.10 van de Arbeidstijdenwet voorziet daarin dat bij plotselinge onvoorziene situaties – waarbij de veiligheid en gezondheid van mensen in het geding is en ernstige schade aan goederen kan ontstaan, en het werk geen uitstel duldt – dat de normen voor arbeidstijd en rusttijd terzijde gelegd kunnen worden. Dat is geen vrijbrief voor het organiseren van werktijden. Houd er rekening mee dat binnen afzienbare tijd (denk 48 uur) een sluitende roostermatige oplossing beschikbaar moet zijn.

12-uursdiensten
De Arbeidstijdenwet staat toe dat 12-uursdiensten gedraaid kunnen worden. In geval van dagdienst is er geen belemmering. In geval van een 12-uursnachtdienst dient men daar vanwege de bezwaarlijkheid van nachtarbeid zorgvuldig mee om te gaan. Het aantal keren dat een 12-uursnachtdienst ingezet kan worden is gemaximeerd op 22 keer per 52 weken, onder gelijke inkorting van de rust na een nachtdienst van 14 uur naar 12 uur. De maximale arbeidstijd per week is ook in de Arbeidstijdenwet bepaald.

Het rooster
Of tijdelijk gebruik van 12-uursdiensten dé oplossing is kan niet zomaar worden vastgesteld. Dat zal altijd afhankelijk zijn van de omstandigheden in een bedrijf. Soms kan worden volstaan met het wijzigen van de bezetting, door bijvoorbeeld in een bepaalde dienstsoort met een lagere bezetting dan normaal te werken waarmee de reguliere 8-uursdienst gehandhaafd blijven. Ook het gebruik van ‘tussendiensten’ kan een mogelijkheid zijn om de beschikbare formatie zo goed mogelijk te verdelen over een periode van 24 uur. Zulke diensten dekken bijvoorbeeld een deel van de ochtend- en middagdienst of nachtdienst af. Een andere mogelijkheid is om in geval van een volcontinu rooster de output in het weekeinde te halveren en daardoor met een ploeg minder te werken bij gelijkblijvende 7 x 24 uur bedrijfstijd.

Voorbeelden volcontinurooster
In onderstaand voorbeeld is een vijfploegendienst tijdelijk omgezet naar een vierploegendienst met 12-uursdiensten in het weekeinde.

	Ma	Di	Wo	Do	Vr	Za	Zo
1	M8	M8	M8		M8	O12	O12
2	O8	O8		M8	N8	N12	N12
3			O8	O8	O8
4	N8	N8	N8	N8

Omwille van ergonomische roostervuistregels is het gebruik van dit rooster niet voor langere tijd geschikt. Het rooster voldoet in beginsel aan de normen voor arbeidstijd en rusttijd uit de Arbeidstijdenwet. Aandachtspunt is de arbeidsduur. Deze bedraagt gemiddeld 42 uur. Door conform de Arbeidstijdenwet pauze in de dienst te organiseren kan de werkweek teruggebracht worden tot gemiddeld 40 uur of minder. Het maximum aantal 12-uursnachtdiensten is hiervoor al genoemd. Uitgaande van 12 uur arbeid tijdens een nachtdienst (pauze is natuurlijk altijd aan te raden) is dit rooster 44 weken bruikbaar.

In het volgende voorbeeld is eveneens sprake van 7 x 24 uur bedrijfstijd met vier ploegen. Echter nu met een halve bezetting tijdens het weekeinde en een volledige bezetting op weekdagen. De vier ploegen zijn opgesplitst in acht (sub)groepen. Alle groepen lopen hetzelfde rooster. Slechts het startmoment verschilt. Hierdoor werken de groepen 1 t/m 4 altijd in de oneven weekeinden (in de even weekeinden zijn zij altijd vrij) en de groepen 5 t/m 8 werken in de even weekeinden (en zijn omgekeerd altijd de oneven weekeinde vrij). De gemiddelde werkweek bedraagt bij acht uur arbeidstijd per dienst 36 uur.

Leeswijzer Elke groep 1 t/m 4 en 5 t/m 8 start in een eigen regel en zakt na twee weken een regel in het rooster. In acht weken heeft iedereen het rooster volledig doorlopen. Verticaal is per dagsoort de totale bezetting van groep 1 t/m 8 te zien. In het weekeinde is dan een halve bezetting af te lezen t.o.v. de weekdagen.

1

2

Ma

Di

Wo

Do

Vr

Za

Zo

Ma

Di

Wo

Do

Vr

Za

Zo

1

O

O

O

O

O

O

M

M

N

N

2

M

M

M

N

N

O

O

O

3

M

M

N

N

N

O

O

M

M

M

4

N

N

O

M

M

N

N

N

2

1

Ma

Di

Wo

Do

Vr

Za

Zo

Ma

Di

Wo

Do

Vr

Za

Zo

5

N

N

N

O

O

O

O

O

O

6

M

M

N

N

M

M

M

N

N

7

O

O

O

M

M

N

N

N

8

O

O

M

M

M

N

N

O

M

M

Voorbeeld alternatieve drieploegendienst
Het voorbeeld gaat uit van een hogere gemiddelde werkweek met vijf subgroepen en 120 uur bedrijfstijd. De N8 op vrijdag in week 3 kan ook in week 2 op de zondag geplaatst worden. Door pauzetijd aan de diensten toe te voegen kan de gemiddelde werkweek tot 40 uur teruggebracht worden.

	Ma	Di	Wo	Do	Vr	Za	Zo
1	M8	M8	N12	N12
2	O12	O12	M8	M8	M8
3	N8	N8	N8	N8	N8
4	O8	O8	O12	O12	O12
5	N12	N12		O8	O8

In geval van extreem hoge uitval kan met 12-uursdiensten en twee ploegen 96 uur bedrijfstijd worden bereikt. Met maximaal 10 uur arbeidstijd per dienst is de gemiddelde werkweek 40 uur.

	Ma	Di	Wo	Do	Vr	Za	Zo
1	O12	O12	O12	O12
2	N12	N12	N12	N12

Maatwerk?
Met bovenstaande voorbeelden kunnen wellicht niet alle mogelijke situaties binnen bedrijven opgelost worden. Maatwerk zal altijd een optie blijven. Ook kan de arbeidstijd in de 12-uursnachtdienst aangepast worden door zodanig pauzes toe te kennen, dat deze zakt naar 10 uur per dienst. Dat maakt een nog langer gebruik van het rooster mogelijk. N.B. dat doet de bezwaarlijkheid van de 12-uursdienst niet afnemen. Het zijn de bijzondere omstandigheden die noodzaken tijdelijk buiten de bekende kaders te kijken.

In ieder geval kan vrijwel altijd een roostermatige oplossing bedacht worden zonder daarvoor met elkaar fysiek in contact te komen. Telefonisch overleg, in combinatie met een paar formats in Excel, biedt vaak voldoende mogelijkheden om een voorstel uit te werken.

Vragen? Stel ze aan de AWVN-werkgeverslijn of aan ShiftPlan

De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) heeft op vrijdag 3 april 2020 richtlijnen uitgevaardigd om te voorkomen dat de coronacrisis leidt tot potentieel omvangrijke compliance issues en administratieve lasten voor werkgevers en werknemers. Zie:
OESO wil nadelige fiscale gevolgen coronacrisis voorkomen.

Op 30 maart 2020 heeft de Europese Unie (EU) richtsnoeren gegeven ter coördinatie van het vrij verkeer binnen de EU tijdens de coronacrisis. Meer coördinatie vanuit EU met betrekking tot grensoverschrijdend werken, vitale beroepen en sociale zekerheid was nodig, omdat een aantal lidstaten vergaande maatregelen hadden genomen om hun grondgebied af te sluiten, ook voor het intracommunautaire verkeer. Zie: Meer coördinatie EU grensoverschrijdend werken.

Kennismigrant terug naar thuisland. Wat nu?
Veel buitenlandse werknemers zijn door het uitbreken van het coronavirus teruggekeerd naar hun eigen woonland. Veelal is dit overhaast gebeurd in verband met het sluiten van grenzen en vliegverboden. Een aantal juridische aspecten van dit snelle vertrek verdient aandacht. AWVN-adviseurs internationale arbeidsmobiliteit Armand Lahaije en Ruud Blaakman bespreken in hun blog Kennismigrant door coronavirus terug naar thuisland waar u op moet letten, om te voorkomen dat zowel het vertrek als de terugkeer op termijn tot onnodige problemen leiden.

Grensarbeid in de Europese Unie
Europese lidstaten hebben de afgelopen dagen eigenmachtig besluiten genomen over het sluiten van hun grenzen en toegang tot hun grondgebied. Dat mag binnen de Europese Unie als de openbare orde of openbare veiligheid in het geding is. AWVN heeft voor u op een rij gezet in welke gevallen toegang tot het grondgebied van andere lidstaten nog steeds moet worden toegestaan, met name waar het gaat om grensarbeid. Lees meer.

Nu veel werknemers thuis werken zijn er vragen over de inrichting van de werkplek en over de verplichtingen voor werkgever en werknemer. In algemene zin geldt dat de werkgever de verplichting heeft
– de werkplek zodanig in te richten dat de werknemer daar geen nadelige invloed voor zijn gezondheid door ondervindt. De werkplek moet daarom zo ergonomisch mogelijk worden ingericht. Dat geldt voor iedere werkplek, die beschouwd wordt als een normale werkplek. Bij thuiswerken is dit aan de orde als de werkgever het vanzelfsprekend vindt dat werknemers een gedeelte van de tijd vanuit huis werken. In dat geval is het ook vanzelfsprekend, dat de werkgever investeert in een goede ergonomische verantwoorde werkplek.
– de werknemers voor te lichten over de risico’s verbonden aan de werkplek en de maatregelen, die zij kunnen nemen om zich hier tegen te beschermen. Ook dus voor de risico’s die verbonden zijn aan thuiswerken.

Uitzonderlijke situatie
Op dit moment is er sprake van een uitzonderlijke situatie en kunnen we niet stellen dat thuiswerken een normale werkplek is. Het is aan het overleg tussen werkgever en werknemer, eventueel tijdelijk, apparatuur ter beschikking te stellen.

Wel is het zinvol, zeker omdat deze periode van thuiswerken waarschijnlijk wel enige tijd duurt, werknemers voor te lichten over het goed inrichten van hun werkplek. Niemand is er immers bij gebaat wanneer medewerkers klachten aan hun nek, armen, rug of schouders ontwikkelen.

Vijf praktische tips om gezond thuis te werken

Tip 1 Neem regelmatig pauzes van het werken met een beeldscherm
Om lichamelijke klachten te voorkomen, is het verstandig om taken met intensief gebruik van beeldscherm, toetsenbord en/of muis zoveel als mogelijk te beperken (advies: niet meer dan 4 uur per dag). Dit kan door taken af te wisselen, voldoende pauzes te nemen en deze efficiënt in te zetten. Het doorbreken van intensief werken met een beeldscherm kan door het nemen van micropauzes (van bijvoorbeeld 20 seconden). Kijk hier voor meer tips voor het optimaal werken met een beeldscherm

Tip 2 Onderbreek langdurig zitten één keer per half uur met twee minuten
Om gezondheidsklachten te voorkomen, is het van belang om lang zitten te onderbreken door te gaan staan of lopen. Bijvoorbeeld bij het telefoneren. Belangrijk is dat de beenspieren in actie komen. De volgende vuistregel kan je gebruiken: onderbreek het zitten één keer per half uur voor minimaal twee minuten.

Tip 3 Neem de juiste lichaamshouding aan bij zittend werk
Probeer altijd de juiste houding aan te nemen tijdens zittend werk (zie afbeelding). Zorg dat beide voeten op de vloer staan, zit rechtop en op 40-50 cm afstand van het scherm. Luister goed naar je lichaam – forceer niets bij klachten. Probeer (als het kan) meubels op jouw lichaam af te stellen en het gebruik van de muis af te wisselen met de functietoetsen op het toetsenbord. Kijk hier voor meer informatie over zittend werk

Tip 4 Doe stretchoefeningen tussen het werk door
Als je toch lang achter elkaar moet zitten, probeer dan met simpele stretchoefeningen eventuele stijfheid te voorkomen. Deze oefeningen kunnen bestaan uit je schouders herhaaldelijk op te halen, je hoofd te kantelen of je benen te strekken terwijl je zit. Kijk hier voor meer oefeningen

Tip 5 Wissel telefoneren af met videogesprekken
We zijn en blijven sociale wezens. Het is belangrijk om af en toe een gezicht te zien en sociale interactie op te zoeken met collega’s, vrienden en familie. Probeer waar het kan telefoontjes om te zetten in videogesprekken.

Bijgaand nog een overzicht met tips voor de inrichting van een ergonomische werkplek ter voorkoming van klachten.

Computerbureau	• Traploos gemakkelijk in hoogte verstelbaar • Werk kabels weg • Vrije bewegingsruimte onder het bureau / werkblad
Stoel	• In hoogte verstelbaar • Rugleuning en armleuningen verstelbaar • Zo nodig voetensteun • Zorg dat beide voeten plat op de grond staan, zit rechtop, armen en benen in een rechte hoek • Gebruik eventueel een voetensteun
Toetsenbord	• Bij meer dan twee uur per dag gebruik bij voorkeur een los beeldscherm en losse muis gebruiken
Beeldscherm	• Zorg voor zo min mogelijk spiegeling • Hoogte instelbaar • Bovenrand beeldscherm op ooghoogte ( eventueel beeldscherm of laptopverhoger gebruiken) • Recht voor het beeldscherm zitten • Oogafstand 50 cm tot maximaal 90 cm bij grote schermen
Verlichting	• Zo weinig mogelijk reflectie, scherm niet te dicht bij het raam • Voorkom reflectie van de zon in het scherm
Taak inhoud	• Niet langer dan 2 uur achtereen achter het beeldscherm wissel af met ander werk of neem even afstand • Bij voorkeur niet meer dan 6 uur per dag beeldschermwerk
Zittend werk	• Lang zitten is een risico voor de gezondheid. Wissel daarom zittend werk regelmatig af door even te bewegen of ga zo mogelijk een tijdje staand werken

We gaan hier uit van beeldschermwerk. Ook ander werk kan thuis gedaan worden. Ook daarvoor geldt dat de werkgever verplicht is risico’s te voorkomen en voorlichting te verzorgen.

Met de coronapandemie is Nederland in een crisis verzeild geraakt die alle organisaties raakt. Natuurlijk is er in elke organisatie op dit moment een groep mensen bezig maatregelen te treffen om die crisis zo goed mogelijk te managen. Dat vraagt veel energie en tijd en verstoort de lopende operatie en de bestaande verhoudingen en status quo. Het huis staat in brand en moet worden geblust.

Maatregelen die nu worden getroffen, hebben allerlei onvoorziene effecten in organisaties. Vanuit het vakgebied rampenbestrijding en crisisbeheersing is hierover veel bekend.
AWVN heeft uit deze informatie een overzichtelijk webpaper samengesteld voor het management van organisaties. Hierin treft u ten eerste een analyse van gedrag in crisistijd: hoe gaan organisaties om met een onverwachte situatie, zoals de coronacrisis? Ten tweede hebben wij praktische tips verzameld waarmee u de crisis binnen uw organisatie kunt aanpakken.

Download het webpaper over het managen van de coronacrisis hier

Met ervaring in de crisisbeheersing en rampenbestrijding kunnen wij u helpen met het effectief en efficiënt opzetten van uw crisisorganisatie. Daardoor ontstaan heldere structuren, houdt u overzicht en blijft de operatie zo goed mogelijk doorgaan.
Met onze ervaring in alle sectoren krijgt u advies op maat. Vragen? Neem contact op met Jan de Kramer, tel. 06-18634907.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft overheden en bedrijven tijdens de coronacrisis ruimte om zich te concentreren op de bestrijding van het virus. Zo krijgen organisaties waar nodig meer tijd om te reageren op vragen van de AP en geeft de AP initiatieven om de volksgezondheid te beschermen ruim baan. Maar de toezichthouder blijft ingrijpen waar privacy echt in gevaar is.
‘Privacy is heel belangrijk. Maar in deze crisis is de bestrijding van het virus en het redden van levens de topprioriteit’, zegt AP-voorzitter Aleid Wolfsen. ‘En op nummer twee staat het voorkomen van grote schade aan economie en maatschappij. Overheden en ziekenhuizen zijn dag en nacht in touw om te zorgen dat burgers en patiënten veilig zijn. Bedrijven zijn bezig te overleven en te zorgen dat zij banen kunnen behouden voor al hun mensen.

Daar gaan wij niet bij staan met onze vinger omhoog en de privacywetgeving onder de arm. Nederland zet de schouders eronder en wij werken en denken mee.’

Ruimte voor bestrijden crisis
De AP zal organisaties nu ruimte geven om hun volledige aandacht te besteden aan het bestrijden van de gevolgen van de coronacrisis.

Deadlines voor het aanleveren van informatie aan de toezichthouder worden opgerekt waar nodig en de AP zal de komende tijd per geval goed kijken wat passend is en wat niet.

‘Verder geven wij ruim baan aan de broodnodige initiatieven om de capaciteit van de zorg op niveau te krijgen’, zegt Wolfsen. ‘Zo klopte een zorgorganisatie bij ons aan met een plan om mensen die tot een paar jaar geleden in de zorg werkten, te benaderen om hen tijdelijk weer als arts of verpleegkundige in te zetten.

Dat lieten ze door een tussenpersoon doen en ze vroegen zich af of dit wel mag. Wij hebben meegedacht over een goede oplossing. Privacy moet goede zorg nooit in de weg zitten, zeker nu niet.’

Dat geldt ook voor het contact tussen artsen en patiënten. Wolfsen: ‘Wij krijgen vragen van huisartsen die noodzakelijke gesprekken moeten voeren met hun patiënten, maar die patiënten komen nu liever niet langs.

Veel zorgorganisaties hebben een manier om beveiligd te beeldbellen, maar sommige niet. Wij zeggen: gebruik als het echt niet anders kan consumentenapps als FaceTime of Skype. Maar wees daarbij voorzichtig: doe het alleen bij hoge uitzondering en deel via die apps zo min mogelijk gevoelige gegevens.’

‘Geen big brother-maatschappij’
Privacy blijft heel belangrijk, vindt de AP. ‘We moeten blijven opletten’, zegt Wolfsen. ‘De coronacrisis mag geen excuus worden om de privacy helemaal overboord te gooien. De crisis mag geen opmaat worden naar een big brother-maatschappij.

Het zou doodzonde zijn als we over een jaar terugkijken en zien dat we alles ongedaan hebben gemaakt wat wij op het gebied van privacy in tientallen jaren hebben opgebouwd.

De AP is er als hoeder van het grondrecht op privacy en zal ook in deze tijden ingrijpen wanneer de privacy echt in gevaar is. Daar heeft de burger recht op. Zodat iedereen straks als vrij burger in een vrij land weer vrij kan leven.’

Hoe moet je als bedrijf, instelling of organisatie op een gezonde en veilige manier omgaan met de gevolgen van het coronavirus? Daarover gaat de door VNO-NCW, MKB-Nederland en AWVN samengestelde handreiking, bedoeld voor onder meer werkgevers, managers en personeelsfunctionarissen.

Versie van 17 maart 2020
• Feiten over het virus: vragen en antwoorden
• Checklist risicobeheersing – aandachtspunten
• Preventie: belangrijkste maatregelen voor werkgevers en werknemers
• Het virus en werk: vragen en antwoorden
• Bedrijfscontinuïteitsplan
• Arbeidsrechtelijke informatie
• Sluiting scholen en kinderopvangcentra