Home / Veelgestelde vragen over coronavirus en werk

Veelgestelde vragen over coronavirus en werk

Logo AWVN-werkgeverslijnAWVN krijgt veel vragen van werkgevers op dit moment in verband met de coronacrisis. Een overzicht van veelgestelde vragen over het coronavirus in relatie tot het werk.

• het kabinet roept werkgevers op om flexkrachten en uitzendkrachten tijdens de NOW-periode in dienst te houden, ook als er geen werk is – krijg ik daarvoor dan ook de NOW-subsidie?
de kinderopvangcentra en scholen zijn dicht, en dat heeft grote gevolgen voor (de beschikbaarheid van) werknemers – hoe daar om mee om te gaan?
• hoe ver reikt het instructierecht van de werkgever?
• zijn er aparte regelingen, aandachtspunten, tips voor inclusieve werkgevers (werkgevers die werknemers uit de doelgroep van de banenafspraak en andere kwetsbare groepen in de arbeidsmarkt aan het werk hebben)?
• een werknemer wil of kan in verband met het virus niet op het werk komen: in welke gevallen moet ik het loon doorbetalen?
• een medewerker met een zwakke gezondheid wil niet op het werk komen vanwege het coronavirus. Is dat terecht?
• wat mag ik, met het oog op de privacywetgeving, aan mijn werknemers vragen?
• mijn werknemers zijn thuis (aan het werk). Hoe hou ik iedereen verbonden?
• als een familielid van een werknemer overlijdt als gevolg van Corona, kan ik dan traumahulp aanbieden?
• hoe kunnen we aan de douaneregels voldoen nu de grenzen gesloten zijn?
• mag ik als werkgever terugkomen op toezeggingen, bijvoorbeeld om een arbeidsovereenkomst te verlengen?
• mag een werknemer een aangevraagde vakantie eenzijdig intrekken?
• kan ik mijn werknemers verplichten om vakantie op te nemen?
• hoef ik werknemers met een nul-urencontract in de huidige crisis niet meer op te roepen?
• ben ik verplicht een niet vaste onregelmatigheidstoeslag door te betalen als er werk komt te vervallen?
• ik betaal mijn werknemers een vaste reiskostenvergoeding. Kan ik die blijven betalen tijdens een periode van langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege verplicht thuiswerken vanwege de coronnacrisis?
• welke consequenties hebben de aangescherpte maatregelen van 23 maart wat betreft het bijeenkomen van groepen, op de bedrijfsvoering?
• moeten werknemers ook op de werkplek 1,5 meter afstand houden?
• in ons bedrijf hebben wij collectieve vakantie vastgesteld. Hoe moeten wij omgaan met werknemers die op de toegewezen verlofdagen ziek worden en of werknemers die al ziek zijn? Maakt het wat uit als mensen gedeeltelijk ziek zijn?

Vindt u geen antwoord op uw vraag? Neem dan contact op met de AWVN-werkgeverslijn, telefoon 070 850 86 05.

  • Flexkrachten en uitzendkrachten tijdens NOW-periode in dienst houden, ook al is er geen werk?

    Het kabinet roept werkgevers op om flexkrachten en uitzendkrachten tijdens de NOW-periode in dienst te houden, ook als er geen werk is. Krijg ik daarvoor dan ook de NOW-subsidie?

    Eerst een korte uitleg over hoe de NOW-subsidie werkt. Voorwaarde is een (verwacht) omzetverlies van ten minste 20% in een meetperiode van 3 aaneengesloten kalendermaanden in de periode maart tot en met juli 2020, ten opzichte van 1/4de van de omzet over geheel 2019. Je krijgt dan een subsidie die gelijk is aan 90% van het percentage omzetverlies over de loonsom van de maanden maart tot en met mei 2020. Omdat bij de aanvraag, die uiterlijk 31 mei moet worden gedaan, de loonsom over maart tot en met mei nog niet bekend is, wordt het voorschot dat je na de aanvraag krijgt gebaseerd op (driemaal) de loonsom van januari 2020.

    Na afloop van de meetperiode vraag je de definitieve vaststelling van de subsidie aan. Die kan dan hoger of lager zijn dan bij de aanvraag begroot. Dit is afhankelijk van het uiteindelijke omzetverlies, en of de loonsom over maart tot en met mei hoger of lager is dan (driemaal) de loonsom over januari. De definitieve subsidie wordt altijd gebaseerd op het daadwerkelijk gelden omzetverlies.
    Bij de loonsom ligt het anders. Een hogere loonsom in maart tot en met mei leidt niet tot een hogere subsidie. Die wordt dan gebaseerd op driemaal de loonsom over januari. Is de loonsom daarentegen lager, dan leidt dat wel tot aanpassing van de subsidie. Eerst wordt de subsidie vastgesteld op basis van het percentage van het uiteindelijke omzetverlies afgezet tegen driemaal de loonsom over januari. Op de uitkomst hiervan wordt vervolgens een korting toegepast op grond van het verschil tussen beide loonsommen. De subsidie wordt gekort met het verschil x 1,3 x 0,9 (= 1,17). Concreet: iedere € 1.000,- verschil betekent een korting op de subsidie van € 1.170,-.

    Houd je nu flexkrachten in dienst in de periode maart tot en met mei, en leidt dat tot een hogere loonsom, dan krijg je over de hogere loonsom geen subsidie. Maar daalt je loonsom in maart tot en met mei, dan ligt het iets anders. Iedere € 1.000,- extra loonsom betekent dat de korting die je zou krijgen met € 1.170,- wordt verminderd. Dit lijkt een pure winstsituatie, maar over de loonsom ben je ook nog werkgeverslasten verschuldigd. De NOW gaat uit van een vast percentage daarvoor van 30%. De € 1.000,- extra loonsom kost dus daadwerkelijk € 1.300,-, maar betekent wel dat de korting die je zou krijgen met € 1.170,- wordt verminderd.

    Moraal van dit verhaal: voor een extra investering van € 130,- (1.300 – 1.170) voor u als werkgever, geeft u de flexkracht een bruto inkomen van € 1.000,- plus werkgeverslasten (waaronder pensioenopbouw en vakantiegeld). Uitgaande van de solidariteitsgedachte van de NOW om zoveel mogelijk werkgelegenheid te behouden, wat AWVN betreft zeker de moeite waard.

  • Opvang schoolgaande kinderen en (beschikbaarheid van) werknemers

    De kinderopvangcentra en scholen zijn dicht, en dat heeft grote gevolgen voor (de beschikbaarheid van) werknemers. Hoe daarmee om te gaan?

    Sinds zondagmiddag 15 maart 2020 is duidelijk dat scholen en kinderopvangcentra in ieder geval tot 6 april 2020 dicht zijn. Alleen voor ouders met vitale beroepen in sectoren als in de zorg en hulpdiensten is opvang beschikbaar.

    Werknemers zullen de opvang van hun kinderen in verband met de sluiting van school of kinderopvang moeten gaan regelen. Lukt dat niet direct, dan kan de werknemer, als het noodzakelijk is voor de opvang van zijn kind(eren), calamiteitenverlof opnemen. Tijdens het calamiteitenverlof wordt het loon doorbetaald. Calamiteiten- en ander kort verzuimverlof zijn alleen bedoeld om bij plotseling opkomende situaties de noodzakelijke voorzieningen te treffen. Het kan hooguit enkele dagen duren. Het biedt dus geen oplossing voor de gehele periode waarin scholen en kinderopvang gesloten moeten blijven. Daar is ook geen andere wettelijk voorziening voor.

    Hoewel de opvang van de kinderen primair een zaak van de ouders is, vragen wij werkgevers in deze uitzonderlijke situatie ook begrip voor werknemers te hebben die er niet in slagen om de opvang (volledig) te regelen.
    Van werknemers mag verwacht worden dat zij er alles aan doen om opvang te regelen voor die kinderen waarvoor opvang noodzakelijk is, dat wil zeggen voor kinderen die op de crèche of basisschool zitten. In diverse sectoren kunnen er oplossingen gevonden worden door werk en opvang te combineren of te werken op verschoven tijden.

    Als er geen alternatieven voor opvang voorhanden zijn, is voor de hand liggend dat beide partners als zij beide werken de opvang zoveel mogelijk gelijk over elkaar verdelen. In voorkomende gevallen kan dit anders zijn, bijvoorbeeld als een van de partners in een van de vitale sectoren werkt en zoveel mogelijk moet blijven werken.

    Als werknemers er niet in slagen om opvang te regelen voor alle dagen waarop zij normaliter werken, zijn er verschillende mogelijkheden. Hierbij kan ook meespelen in hoeverre de onderneming zelf getroffen is door de corona-crisis en wat de financiële mogelijkheden van de onderneming zijn. Er zal dus altijd sprake zijn van maatwerk en het is uiteindelijk aan werkgever en werknemer om dit samen op te lossen.
    Enkele mogelijkheden:
    • de werkgever betaalt het loon volledig door, maar de werknemer neemt voor een gedeelte van het verzuim, vakantie- of ADV-dagen op; ook compensatie voor overwerk zou gebruikt kunnen worden
    • de werkgever betaalt, analoog aan het kortdurend zorgverlof, tijdens het verzuim 70% van het loon door. Dit zonder de beperking in duur van het kortdurend zorgverlof (2 weken).

  • Instructierecht werkgever

    Hoe ver reikt het instructierecht van de werkgever?

    Werknemers moeten redelijke instructies opvolgen over de wijze waarop de werkzaamheden moeten worden verricht en met betrekking tot de goede orde in de onderneming. U kunt werknemers dan ook instrueren om de hygiënemaatregelen binnen de onderneming na te leven. Als thuiswerken gebruikelijk of mogelijk is, kan de werkgever de werknemer opdragen om voor een bepaalde periode thuis te werken.

  • Niet op het werk en loondoorbetaling

    Een werknemer wil of kan in verband met het virus niet op het werk komen. In welke gevallen moet ik het loon doorbetalen?

    Als de werknemer ziek is, of het nu hier is of in het buitenland, gelden de normale regels bij ziekte. De werknemer moet zich ziek melden en zich aan de verdere procedures houden die bij zijn werkgever gelden. De werkgever zal in het algemeen gehouden zijn het loon tot een bepaald percentage door te betalen. Dat de ziekte het gevolg is van het coronavirus maakt dit niet anders. Als de werknemer onder de no-riskpolis valt moet de werkgever hem ziek melden bij UWV.

    Het RIVM heeft in een aantal gevallen geadviseerd om thuis te blijven om uit te zieken en anderen niet te besmetten. Dat geldt onder meer voor huisgenoten van patiënten met COVID-19 en voor mensen die in gebieden zijn geweest waar het coronavirus heerst en die verkoudheidsklachten of koorts hebben. Is de werknemer zelf ziek, is er sprake van loondoorbetaling wegens ziekte.

    In een aantal gevallen zal de werknemer wegens het virus niet op het werk willen of kunnen verschijnen zonder dat er sprake is van ziekte. Bijvoorbeeld ingeval van quarantaine. Als de werknemer de arbeid niet verricht, is de hoofdregel dat de werkgever het loon moet doorbetalen. Sinds 23 maart 2020 moet ook iedereen in een huishouden thuisblijven als een huisgenoot kucht, hoest en/of verkouden is en daarbij ook koorts krijgt. In dit soort gevallen geldt de hoofdregel: als de werknemer de arbeid niet verricht, moet de werkgever het loon doorbetalen. De hoofdregel gaat niet op als de oorzaak waarom het werk niet wordt verricht in de risicosfeer van de werknemer ligt. Dat is normaliter bijvoorbeeld het geval bij te laat komen of bij werkweigering. Quarantaine ligt echter niet in de risicosfeer van de werknemer.
    Overigens geldt voor mensen werkzaam in cruciale beroepen en vitale processen dat zij niet thuis hoeven te blijven als een huisgenoot ziekteverschijnselen vertoont die op besmetting met het coronavirus. Hun wordt gevraagd pas thuis te blijven als zij daarnaast ook koorts hebben.

    Er zijn voorbeelden van werknemers die niet op hun werk willen komen, omdat ze bang zijn door klanten of collega’s te worden besmet. Als er geen enkele reden is om hier bang voor te zijn, probeer deze angst dan weg te nemen. Als werknemers desondanks niet op hun werk willen komen zonder dat u daarmee instemt, geldt dat als werkweigering. U kunt dan de loonbetaling stopzetten. Waarschuw de werknemer wel dat dit de consequentie is als hij niet op het werk verschijnt.

    In voorkomende gevallen kan calamiteitenverlof of kort verzuimverlof worden opgenomen, bijvoorbeeld als de school of crèche sluit en de werknemer met spoed zijn kind(eren) op moet halen. Eventueel ook nog de volgende dag, als de school of crèche gesloten blijft, en de werknemer op zo’n korte termijn geen oppas kan vinden. Calamiteitenverlof of kort verzuimverlof kan hooguit enkele dagen duren. Voor bijvoorbeeld quarantaine kan geen calamiteitenverlof worden opgenomen, omdat daar al duidelijk is dat dit langer dan enkele dagen gaat duren. Zie verder de vraag ‘De kinderopvangcentra en scholen zijn dicht, en dat heeft grote gevolgen voor (de beschikbaarheid van) werknemers. Hoe daar om mee om te gaan?’

    Kortdurend zorgverlof kan een rol spelen als de werknemer de noodzakelijke verzorging op zich moet nemen van een ziekte van een persoon als omschreven in de Wet arbeid en zorg (familieleden et cetera.).

  • Medewerker met een zwakke gezondheid

    Een van mijn medewerkers wil niet op het werk komen omdat hij zegt een zwakke gezondheid te hebben. Is dat terecht?

    Het RIVM geeft een opsomming van wat kwetsbare personen zijn of mensen met een zwakke gezondheid. Dat zijn onder meer mensen met afwijkingen en functiestoornissen van de luchtwegen en longen, chronische hartaandoeningen en diabetes mellitus (suikerziekte). Dat deze mensen extra bezorgd zijn voor hun gezondheid naar aanleiding van het coronavirus, is niet onbegrijpelijk.
    Het RIVM zegt dat mensen met gezondheidsproblemen grote gezelschappen en openbaar vervoer moeten vermijden, maar zegt niet dat zij de werkplek moeten mijden. Overleg met de bedrijfsarts wat in het voorkomende geval wijsheid is.

  • Vragen aan werknemers en privacywetgeving | Temperatuur opnemen

    Wat mag ik, met het oog op de privacywetgeving, aan mijn werknemers vragen?

    De specifieke situatie nu is primair de verantwoordelijkheid van de overheid, niet die van werkgevers. De gebruikelijke normering uit privacywetgeving blijft dus uitgangspunt. Voor werknemers die zelf een vermoeden van besmetting hebben, geldt dat zij de huisarts bellen (niet bezoeken) en thuis blijven (tot na medische controle).

    U mag werknemers vragen naar welk gebied zij op vakantie zijn geweest. U mag werknemers ook vragen of zij gezondheidsklachten hebben, maar werknemers zijn niet verplicht om hierop te antwoorden. Dat mag uiteraard wel. Echter, de werkgever mag geen medische gegevens verzamelen en registreren, dus ook het antwoord van de werknemer op de gestelde vraag niet. En ook niet als de werknemer u spontaan een en ander vertelt.

    Werkgevers kunnen behoefte hebben om vast te kunnen stellen of hun werknemers aan het begin van hun werkdag koortsvrij aan het werk gaan om gevaar voor besmetting van werknemers met het corona virus tijdens het werk te beperken.
    Voor het meten van de lichaamstemperatuur van werknemers hanteert de Autoriteit Persoonsgegevens strikte voorwaarden.
    Het opnemen van lichaamstemperatuur kan door de werknemer zelf plaatsvinden of onder toezicht van een bedrijfsarts of onder toezicht van de bedrijfsarts werkende arbo-verpleegkundige.
    De werknemer die bij zichzelf de lichaamstemperatuur opneemt, is niet verplicht de uitslag van die lichaamstemperatuurmeting aan zijn werkgever mee te delen. De bedrijfsarts of arbo-verpleegkundige is wettelijk niet bevoegd de uitslag van de lichaamstemperatuurmeting aan de werkgever mee te delen.
    Medio mei heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) nader toegelicht dat de AVG niet van toepassing is, als er geen registratie van de uitkomsten plaatsvindt. Dus meetapparatuur (externe thermometer, warmtecamera) die alleen signaleert dat er sprake is van een verhoogde temperatuur zonder verdere vastlegging van uitslagen, tijdstippen enz. en zonder koppeling aan toegangsbewaking, valt niet onder de AVG.

    In de praktijk bestaat een ruime kans op positive & negative false reports, om uiteenlopende redenen. De werknemer, die een halfuur hard heeft gefietst, gelopen of zich bovenmatig heeft ingespannen, kan als gevolg daarvan transpireren, maar hoeft daarmee niet aan te geven dat hij koorts heeft. Een werknemer die net uit de koude buitenlucht komt, kan een koel voorhoofd hebben, maar wel koorts hebben. Verder kunnen werknemers weliswaar geen koorts hebben, maar wel met het coronavirus besmet zijn. De lichaamstemperatuur geeft daarom geen zekerheid over het al dan niet besmet zijn met het coronavirus. Recent is ook bekendgemaakt dat koorts één van de minder goede indicatoren is. Andere symptomen, zoals droge hoest en benauwdheid, zijn een veel betere indicator volgens medici. Dit maakt zelfrapportage en het volgen van RIVM-richtlijnen door werknemers veel belangrijker. Het kan zijn dat de arbodienst om die reden terughoudend is om mee te werken aan lichaamstemperatuurmetingen.

    Besluit de werkgever om medewerkers in de gelegenheid te stellen hun lichaamstemperatuur te meten, dan zijn daaraan door de Autoriteit Persoonsgegevens strikte voorwaarden verbonden:
    1. het meten van de lichaamstemperatuur moet in een dichte ruimte en uit zicht van anderen kunnen plaatsvinden
    2. er is geen verplichting voor de werknemer om de uitslag van die lichaaamstemperatuurmeting aan de werkgever mee te delen
    3. bij een positieve uitslag meldt werknemer zich ziek
    4. de werkgever registreert alleen de ziekmelding en mag geen andere gegevens registreren
    5. de arbodienst pakt de verzuimbegeleiding op.

    Een werknemer van wie vaststaat dat hij/zij is besmet de toegang ontzeggen, is uiteraard geboden vanuit preventieplicht uit arbowetgeving.

  • Werknemers verbonden houden

    Mijn werknemers zijn thuis (aan het werk). Hoe hou ik iedereen verbonden?
    De waarde van werkgeven is ook verbinden, zeker in tijden van onzekerheid of crisis. In deze tijden zoeken we als mensen elkaar vanuit onze natuur graag op. Maar wat doe je wanneer het elkaar opzoeken nu niet mogelijk is? Als thuiswerken tijdelijke de norm is en sociale evenementen niet doorgaan?

    Werk is voor veel ons een van de belangrijkste sociale activiteiten. Werk biedt sociale cohesie, een afleidend gesprek, af en toe een geintje en in algemene zin broodnodige sociale interactie. Zeker in tijden van onzekerheid zoals nu. Als werkgever kun je de verbinding versterken door deze nadrukkelijk te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van telefonische of video overleggen op team- of bedrijfsniveau. Dat gebeurt vast al vanuit voorlichting van HR en voor werkoverleg. Ook het laten delen van persoonlijke verhalen en emoties geeft rust en versterkt de onderlinge verbondenheid. En zo kun je ook samen bespreken wat de huidige omstandigheden betekenen voor het werk.

    Kortom: gebruik de mogelijkheden die techniek ons biedt om de sociale cohesie binnen uw organisatie te versterken. Wanneer u wil weten hoe dergelijke gesprekken (op afstand) effectief zijn vorm te geven, neem dan contact op met uw adviseur of de AWVN-werkgeverslijn.

  • Traumahulp bij overlijden naaste

    Als een familielid van een werknemer overlijdt als gevolg van het coronavirus, kan ik dan traumahulp aanbieden?

    U kunt met de arbodienst nagaan welke ondersteuning de werknemer kan worden geboden. De werknemer kan ook zelf hierover contact opnemen met de bedrijfsarts.

  • Douaneregels | Grensarbeid

    Er zijn werknemers die voor hun werk naar het buitenland (en weer terug) moeten reizen. Wat moeten we doen om aan de douaneregels te voldoen nu de grenzen gesloten zijn?

    Alle antwoorden op vragen die verband houden met grensarbeid, kunt u elders op deze site vinden onder Coronavirus en grensarbeid: wat is toegestaan?

  • Terugkomen op arbeidsvoorwaardelijke toezeggingen

    Is het een werkgever onder de huidige omstandigheden toegestaan om terug te komen op toezeggingen, bijvoorbeeld om een arbeidsovereenkomst in te laten gaan, of te verlengen?

    Als er sprake is van een onvoorwaardelijk gedane toezegging, en is deze door de werknemer aanvaard, dan is het rechtsgevolg dat sprake is van een (arbeids)overeenkomst. Of het om een schriftelijke of een mondelinge toezegging gaat, is in beginsel niet van belang. Bij een mondelinge toezegging kan wel de vraag zijn wat er precies is toegezegd, en of er door aanvaarding daadwerkelijk een overeenkomst tot stand is gekomen. Als door het gestand doen van de toezegging de werkgever dreigt om te vallen, zou hij een beroep kunnen doen op onvoorziene omstandigheden. In veel gevallen zal dat in dit stadium van de crisis nog niet goed mogelijk zijn.

  • Vakantiedagen intrekken?

    Mag een werknemer vastgestelde vakantie eenzijdig intrekken?

    Het vaststellen en intrekken van vakantie is uitgebreid in de wet geregeld. Een werkgever kan de vastgestelde vakantie intrekken als hiervoor gewichtige redenen zijn. Hij moet dan wel de schade vergoeden die de werknemer door het intrekken van de vakantie lijdt.

    De mogelijkheid van het intrekken van vastgestelde vakantie door de werknemer is in de wet niet geregeld. Daarom is het niet mogelijk voor de werknemer om een reeds vastgestelde vakantie eenzijdig in te trekken. Er is immers een afspraak gemaakt over het opnemen van de vakantie. Maar het staat de werkgever natuurlijk vrij om een verzoek van de werknemer om de vakantie in te trekken wel te honoreren. Een goed werkgever zal een verzoek alleen afwijzen als hij daar een goede reden voor heeft. Bijvoorbeeld omdat er door de crisis, of omdat hij reeds voor vervanging heeft gezorgd, onvoldoende werk aanwezig is.

  • Verplicht vakantie opnemen?

    Kan ik mijn werknemers verplichten om vakantie op te nemen?

    Nee, dat kunt u niet. U kan het wel vragen, maar u kunt het niet afdwingen. Een werkgever mag alleen de vakantie vaststellen zonder dat de werknemer er mee instemt, als hij bedongen heeft dat hij dat mag doen. Maar dan moet de werknemer wel de tijd hebben om zijn vakantie voor te bereiden, dus tegen medewerkers zeggen dat ze de volgende week vakantie hebben kan ook niet.

    Maar u kunt het uw medewerkers natuurlijk wel vragen. Dat gebeurde ook veel tijdens de financiële crisis in 2008/2009. Ervaring leerde toen dat als de situatie daarom vraagt, veel werknemers bereid zijn om een steentje bij te dragen. Het gaat natuurlijk ook om hun werkgelegenheid.

  • Nul-urencontracten

    Hoef ik werknemers met een nul-urencontract in de huidige crisis niet meer op te roepen?

    U zult in het algemeen verplicht zijn om uw oproepkrachten werk aan te bieden als dat er is. Maar als er geen werk is, dan is er ook geen plicht meer om werknemers met een nul-urencontract op te roepen.

  • Onregelmatigheidstoeslagen

    In hoeverre is de werkgever verplicht een niet vaste onregelmatigheidstoeslag (ORT) door te betalen als er werk komt te vervallen?

    Dat hangt er vanaf hoe een en ander geformuleerd is in de AVR of cao, maar wettelijk gezien zal de werkgever gehouden zijn om de gemiddelde ORT, gemeten over een bepaalde periode, zoals bijvoorbeeld de laatste 12 maanden, door te betalen.

  • Reiskostenvergoeding

    Ik betaal een vaste reiskostenvergoeding aan mijn werknemers. Kan ik die blijven betalen tijdens een periode van langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege verplicht thuiswerken vanwege de coronacrisis?

    Let op Het ministerie van Financiën heeft in een besluit van 14 april 2020 een (tijdelijke) versoepeling aangebracht met betrekking tot de betaling van de vaste reiskostenvergoeding. Bekijk het nieuwsbericht

    Voor het bepalen van de hoogte van de vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding en of de vaste reiskostenvergoeding belastingvrij kan worden betaald bij langdurige afwezigheid van de werknemer,  is afhankelijk van welke methode gekozen is.

    Methode 1
    Deze methode beschrijft de maximale, fiscale ruimte voor het betalen van een vaste reiskostenvergoeding voor het reizen naar een vaste werkplek met een maximum van 75 kilometer enkele reis (zogenaamde methode 1).
    Voorwaarde voor toepassing van deze regeling is dat de werknemer vermoedelijk in minstens 36 weken op 5 dagen (of minder bij een deeltijd dienstverband) voor zijn werk naar een vaste plek reist. Dat is de situatie bij het merendeel van de werkgevers, die bovendien in de reiskostenregeling het aantal kilometers waarvoor een vaste reiskostenvergoeding wordt betaald aftoppen op een bepaald maximum (bijvoorbeeld 50 kilometer enkele reis). Als de werkgever een vaste reiskostenvergoeding betaalt voor een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer dan is een zogenaamde nacalculatie verplicht. Bij de nacalculatie stelt de werkgever vast of de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal de kilometervergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.

    Zie onderstaand voorbeeld uit het Handboek Loonheffingen 2019 van de belastingdienst.
    “Een werknemer heeft griep en hij meldt zich ziek op 20 maart. Hij is net 1 week weer aan het werk, als hij op 5 april van de trap valt en zijn been breekt. Daardoor kan de werknemer vermoedelijk ruim 3 maanden zijn werk niet doen. Op 5 augustus is de werknemer hersteld en hervat hij zijn werkzaamheden. Op 20 maart is er sprake van korte afwezigheid; u mag de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen. Op 5 april is langdurige afwezigheid te voorzien. U mag dan de vaste reiskostenvergoeding over april en mei nog onbelast uitbetalen. Daarna is tot en met augustus, de maand waarin de werknemer weer gaat werken, de vaste reiskostenvergoeding belast als loon van de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Pas vanaf 1 september kan de werknemer weer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding krijgen.”

    Methode 2
    Bij methode 2 reist de werknemer niet altijd naar een vaste plek. In dat geval mag de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding worden gebaseerd op 214 reisdagen per jaar als de werknemer op tenminste 128 dagen per kalenderjaar  naar de vaste werkplek reist. De vaste reiskostenvergoeding is ook hier gebaseerd op maximaal € 0,19 per kilometer. Bij toepassing van deze regeling kan de werknemer tot 2 dagen per week thuiswerken (bij een voltijds dienstverband) met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding. Bij een langdurige afwezigheid gaat het erom of de werknemer op jaarbasis gemeten tenminste op 128 dagen naar de vaste werkplek heeft gereisd. Als niet aan de 128-dagentoets wordt voldaan, dan kan door de werkgever maximaal € 0,19 per werkelijk afgelegde woon-werkverkeerkilometer worden vergoed.

    Zie onderstaand voorbeeld uit het Handboek Loonheffingen 2019 van de belastingdienst.
    “Uw werknemer werkt op 5 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele kalenderjaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42. Uw werknemer wordt op 15 juli langere tijd ziek. Per 1 september stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer voor de vaste onbelaste vergoeding van € 169,42 per maand in de periode januari tot en met augustus op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste plek reizen en in december op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen).”

  • Bijeenkomsten van groepen tot maximaal drie persoenen

    Welke consequenties hebben de aangescherpte maatregelen van 23 maart wat betreft het bijeenkomen van groepen op mijn bedrijfsvoering?

    De maatregelen die zien op bijeenkomsten van groepen van drie man (m/v) of meer zien vooral op de buitenruimte. Het gaat hier in wezen om een vorm van een samenscholingsverbod.

    Deze beperking geldt in beginsel niet voor werk gerelateerde bijeenkomsten zoals vergaderingen. Voor deze (fysieke) bijeenkomsten geldt uiteraard wel dat deze zoveel mogelijk voorkomen dienen te worden en daar waar ze wel plaatsvinden, dat de gebruikelijke richtlijnen rond veiligheid en hygiëne in acht worden genomen.

    Er dient dus goed rekening gehouden te worden met de afspraak om deelnemers aan een bijeenkomst tenminste 1,5 meter afstand te laten bewaren. De richtlijn wat betreft het houden van afstand ligt genuanceerder voor bedrijven met cruciale beroepen, aangezien het daar niet altijd mogelijk is om de afstandsrichtlijn te bewaren.

    Voor bedrijven geldt daarnaast dat zij adequate maatregelen dienen te nemen om aan alle richtlijnen te voldoen en hun medewerkers (en eventueel hun bezoekers) hierover te informeren.

  • Ook op de werkplek 1,5 meter afstand?

    Moeten werknemers ook op de werkplek 1,5 meter afstand houden?

    Overheid en het RIVM adviseert mensen 1,5 meter afstand te houden. Dat advies geldt dus ook voor de werkplek. De afstand van 1,5 meter is bedoeld om de werknemer en anderen te beschermen tegen besmetting met het coronavirus.

    Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de werkplek. Wijs uw medewerkers erop om afstand te houden. Is dit door de specifieke werkomstandigheden niet mogelijk, kijk dan welke beschermende maatregelen er kunnen en moeten worden genomen. U kunt hier advies over vragen aan uw arbodienst,

  • Collectieve vakantie en ziekte

    In ons bedrijf hebben wij collectieve vakantie vastgesteld. Hoe moeten wij omgaan met werknemers die op de toegewezen verlofdagen ziek worden en of werknemers die al ziek zijn? Maakt het wat uit als mensen gedeeltelijk ziek zijn?

    De hoofdregel is dat dagen waarop de werknemer tijdens een vastgestelde vakantie ziek is, niet als vakantiedagen aangemerkt mogen worden maar ziektedagen zijn. Iemand die ziek is kan immers niet recupereren, datgene waar vakantie voor bedoeld is.

    In de wet is hiervoor een uitzondering gemaakt. U mag met uw werknemers van tevoren schriftelijk overeenkomen dat ziektedagen als vakantiedagen aangemerkt gaan worden. Dit mag echter alleen met betrekking tot de bovenwettelijke verlofdagen van het desbetreffende jaar. Of dit een collectief vastgestelde vakantie betreft, maakt niet uit. Dus wanneer u een dergelijke regeling heeft afgesproken, dan kunt u de bovenwettelijke dagen die een werknemer dit jaar opbouwt verrekenen met de dagen dat de werknemer ziek is geweest. Daarvoor heeft u geen extra instemming nodig.

    De wet voorziet bovendien in een andere mogelijkheid. Dit gaat over de situatie dat een werknemer ziek wordt tijdens de vakantie. Die ziektedagen zijn in principe geen vakantiedagen, omdat de werknemer niet kan recupereren, tenzij de werknemer vindt dat hij daar ondanks ziekte wel toe in staat is. De werknemer kan kiezen om toch zijn vakantiedagen in te leveren. Zo wordt hij op die dagen bijvoorbeeld vrijgesteld van re-integratieverplichtingen.
    Let wel, hij mag geen activiteiten ondernemen die zijn re-integratie in gevaar brengen. Dit mag met betrekking tot alle soorten vakantiedagen, hier geldt dus niet de beperking van alleen de bovenwettelijke dagen. De werknemer moet zijn werkgever uitdrukkelijk toestemming geven om de vakantiedagen in te houden en dit kan alleen in voorkomend geval of achteraf. Ook bij de vastgestelde vakantie, waar de werknemer die ziek is geworden niet om heeft gevraagd, moet dus toestemming gegeven worden om de ziektedagen in te ruilen voor vakantiedagen.

    In beide gevallen is er geen verschil tussen werknemers die geheel of gedeeltelijk ziek zijn. Zij leveren allebei, wanneer zij dagen inleveren, volledige vakantiedagen in.