Vraag en antwoord over privacy in de arbeidsrelatie. Onderstaande vragen hebben betrekking op de bewaartermijn van persoonsgegevens.
Welke bewaartermijn van persoonsgegevens moet ik in acht nemen?
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld en verwerkt zijn. Een werkgever mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan twee jaar nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd. Sommige persoonsgegevens moeten langer bewaard blijven in verband met een afwijkende wettelijke bewaartermijn. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende bewaartermijnen van persoonsgegevens.
| bewaartermijn | |
| sollicitatiegegevens* bij afwijzing | tot 4 weken na einde procedure, met toestemming van de werknemer tot één jaar na einde procedure (Vrijstellingsbesluit WBP)** |
| arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarvan |
tot 2 jaar na einde dienstverband (Vrijstellingsbesluit WBP) |
| verslagen van beoordelingsgesprekken |
tot 2 jaar na einde dienstverband (Vrijstellingsbesluit WBP) |
| afspraken inzake demotie of promotie |
tot 2 jaar na einde dienstverband (Vrijstellingsbesluit WBP) |
| kopie getuigschrift | tot 2 jaar na einde dienstverband (Vrijstellingsbesluit WBP) |
| gegevens over ziekteverzuim | tot 2 jaar na dienstverband, tenzij deze gegevens langer nodig zijn omdat er sprake is van een arbeidsconflict of een geschil over de toekenning van een arbeidsongeschiktheidsuitkering (AP-beleidsregels ‘De zieke werknemer’) |
| re-integratiedossier na einde dienstverband | niet langer dan 2 jaar na afronding van de re-integratie, tenzij het re-integratiedossier blijvende afspraken bevat – in dat geval is het noodzakelijk om deze afspraken langer te bewaren. als de werkgever eigenrisicodrager is, geldt een bewaartermijn van 5 jaar. (AP-beleidsregels ‘De zieke werknemer’ en artikel 3 lid 2 Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigen risico dragen Ziektewet) |
| gesloten re-integratiedossier | niet langer dan 2 jaar na afronding van de re-integratie; als de werkgever eigenrisicodrager is geldt een bewaartermijn van 5 jaar. (AP-beleidsregels ‘De zieke werknemer’ en artikel 3 lid 2 Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigen risico dragen Ziektewet) |
| salarisadministratie | tot 7 jaar na einde dienstverband (Artikel 3.5.2 Handboek Loonheffing 2018) |
| salarisafspraken | tot 7 jaar na einde dienstverband (Artikel 3.5.2 Handboek Loonheffing 2018) |
| loonbelastingverklaringen | tot 5 jaar na einde dienstverband (Artikel 3.5.2 Handboek Loonheffing 2018) |
| formulieren met gegevens voor loonheffingen | tot 5 jaar na einde dienstverband (Artikel 3.5.2 Handboek Loonheffing 2018) |
| kopie identiteitsbewijs | tot 5 jaar na einde dienstverband (Artikel 3.5.2 Handboek Loonheffing 2018) |
| loonbeslagen | specificaties van afdrachten, loonstrook en beslagexploot via fiscale bewaarplicht (7 jaar); overige documenten (o.a. e-mails, gespreksverslagen) na opheffing van het beslag verwijderen, tenzij noodzakelijk om te bewaren |
*Sollicitatiegegevens bestaan onder meer uit: motivatiebrief, sollicitatieformulier, correspondentie omtrent met betrekking tot het sollicitatietraject, cijferlijsten, een rapport, de sollicitatie, psychologisch onderzoek, bewijs van goed gedrag (VOG), getuigschriften en referenties.
**Het Vrijstellingsbesluit WBP is vervallen per 25 mei 2018, maar is nog steeds een handig hulpmiddel om de bewaartermijnen na te gaan.
Welke persoonsgegevens mogen langer bewaard worden?
Let op: er moet dan wel een gerechtvaardigd belang zijn!
• Persoonsgegevens waarvoor de medewerker toestemming heeft gegeven.
• Gegevens van een (ex-)werknemer met wie het bedrijf een arbeidsconflict heeft gehad of met wie er nog een conflict loopt.
• Een gesloten re-integratiedossier mag langer bewaard worden wanneer de kans groot is dat de medewerker wegens hetzelfde verzuim uitvalt.
• Een re-integratiedossier na einde dienstverband moet zolang bewaard blijven als de werkgever eigenrisicodrager is. Dit is in elk geval 5 jaar. Zie artikel 3 lid 2 Regeling werkzaamheden, administratieve voorschriften en kosten eigen risico dragen Ziektewet.
Wat is de bewaartermijn voor camerabeelden?
Voor camerabeelden geldt een bewaartermijn van 4 weken. Maar als zich in die periode een incident voordoet (bijvoorbeeld winkeldiefstal) mag u de beelden bewaren totdat het incident volledig is afgewikkeld. U heeft daar dan een gerechtvaardigd belang bij.
Wat doe ik met de persoonsgegevens die niet meer bewaard hoeven te worden?
Indien de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij zijn en/of de gegevens zijn niet meer noodzakelijk, dan dienen deze gegevens vernietigd te worden. Slechts in het uitzonderlijke geval dat de persoonsgegevens bestemd zijn voor historische, statistieke of wetenschappelijke doeleinden mag u deze bewaren in een archiefdepot of op een aparte schijf opslaan.
