Algemene overwegingen over hoe te komen tot een succesvolle reorganisatie: over de verdeling van de verantwoordelijkheden, de communicatie en de tijdsduur.
Aan een reorganisatie liggen economische motieven ten grondslag. Bij het opvangen van de sociale gevolgen van een reorganisatie, lopen economische en sociale mogelijkheden, wensen en gevolgen daarom vaak door elkaar heen.
Reorganiseren van een (deel van een) onderneming is een complex en tijdrovend proces waarbij de nodige emoties van verschillende betrokkenen komen kijken. Om een optimaal resultaat te behalen is het van belang het proces inzake de opvang van de sociale gevolgen goed in kaart te brengen.
Aan de volgende punten moet in ieder geval aandacht worden geschonken.
• Het overtuigen van alle stakeholders van de noodzaak tot reorganisatie en van de te nemen maatregelen. Er zijn meerdere stakeholders van wie de belangen niet per se parallel (hoeven te) lopen: werknemers, ondernemingsraad (OR), Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen, vakbonden, crediteuren et cetera.
• Het maken van een overzicht van de te verrichten activiteiten en vervolgens van een stappenplan. Er zullen hierbij prioriteiten moeten worden gesteld: welke activiteiten dienen als eerste te worden verricht en waarom? De te nemen stappen moeten reëel zijn en worden uitgevoerd door betrokken, liefst niet zelf geraakte werknemers.
• Afspraken die worden gemaakt moeten duidelijk en slechts voor één uitleg vatbaar zijn.
• Tijd: wens van de ondernemingsleiding is meestal de voorgenomen reorganisatie zo snel mogelijk te realiseren; een zorgvuldig proces heeft echter tijd nodig.
Verantwoordelijke personen
De directie is verantwoordelijk voor de beslissing tot reorganiseren en voor de uitvoering van het reorganisatieplan.
Voor de uitvoering van het reorganisatieplan is het verstandig een projectleider aan te stellen. De projectleider is bij voorkeur een lid van de directie die:
• over alle bevoegdheden beschikt die nodig zijn om de uitvoering te effectueren
• de leiding heeft over een eventueel in te stellen projectteam
• bij elke handeling en bespreking aangaande de reorganisatie betrokken respectievelijk aanwezig is.
De directie stelt een woordvoerder aan. Dit is, vooral bij een bedrijf tot 500 werknemers, bij voorkeur de projectleider. Naar buiten en binnen toe is de woordvoerder de enige die officiële standpunten verkondigt.
De projectleider kan ook een projectteam samenstellen waarin ieder teamlid een specifiek aandachtsgebied onder zijn hoede neemt. De verdeling van aandachtsgebieden zou er bijvoorbeeld zo kunnen uitzien:
• economisch / financieel (banken, leveranciers, opdrachtgevers)
• sociaal (contact met OR / vakbonden / werknemers)
• in- en externe communicatie.
Het doel van communicatie is het inzicht verschaffen aan alle betrokkenen van de reorganisatie over het:
• waarom
• hoe
• ‘wat betekent dat voor mij’.
Communicatie is een zeer onderschat onderwerp in een reorganisatieproces. Het ontbreken van, en / of gebrekkige communicatie zorgt voor onnodige misverstanden en vertraging in het proces.
De aankondiging van een reorganisatie zal voor velen binnen (en buiten) de onderneming als een verrassing komen. Binnenskamers (op directieniveau) is er vaak lang en intensief gesproken, ontworpen en verworpen, alvorens het reorganisatiebesluit tot stand komt. Aan dit hele proces hebben de meeste ontvangers van de boodschap niet deelgenomen.
Voor de werknemers zijn de gevolgen van een reorganisatie het meest bedreigend. Zij hebben te maken met een kennisachterstand ten opzichte van de directie en hebben nog niet aan het idee kunnen wennen. Bij een negatieve boodschap kan de eerste reactie dan ook een mengeling van ongeloof, onbegrip, woede, verdriet en angst zijn.
De eisen waaraan de berichtgeving zowel intern (binnen het bedrijf) als extern ten minste moet voldoen zijn:
• helder en eenduidig taalgebruik om begripsverwarring te voorkomen (afslanken, profileren, reorganiseren, strategische alliantie, aanpassen, nieuwe wegen et cetera)
• duidelijkheid van de verstrekte informatie
• openheid
• eerlijkheid
• juiste timing.
De tijd die een reorganisatie in beslag neemt, is op voorhand niet exact aan te geven. Dat hangt af van de soort, complexiteit en omvang van de reorganisatie en de al dan niet gevoelde ‘sense of urgency’ bij alle betrokken partijen. In ieder geval heeft iedere fase van de reorganisatie tijd nodig.
Bij de bespreking van de verschillende fasen van het reorganisatieproces telkens een indicatie worden gegeven van de tijdsduur die ermee gemoeid kan zijn. In zijn algemeenheid kan worden opgemerkt dat de mate waarin voor de reorganisatie een helder zwaarwegend belang bestaat voor alle betrokkenen, een belangrijke invloed heeft op de duur en het verloop van het proces.
