Home / Privacy: personeelsgegevens doorgeven aan derden

Privacy: personeelsgegevens doorgeven aan derden

Logo AWVN-werkgeverslijn

NB Deze pagina wordt nog aangepast aan de regelgeving uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vanaf 25 mei 2018 van kracht is.

Vraag en antwoord over privacy in de arbeidsrelatie. Onderstaande vragen hebben betrekking op het doorgeven van personeelsgegevens aan andere instanties en andere landen.

Wanneer mag ik zonder toestemming van de medewerker gegevens verstrekken aan andere instanties?
Dit mag zonder toestemming als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het arbeidscontract. Denk aan de leasemaatschappij of het UWV als de medewerker ziek gemeld wordt.

Mag ik persoonsgegevens van een medewerker geven aan de politie als die daarom vraagt?
U bent alleen verplicht gegevens te verstrekken als de politie hier gericht om vraagt en aangeeft op grond van welke regeling dat gevraagd wordt. Bijvoorbeeld op bevel van een rechter-commissaris.

Mag ik persoonsgegevens van een medewerker aan de deurwaarder geven?
Als u te maken krijgt met loonbeslag, dan doet u er verstandig aan het vonnis op te vragen. Zodoende kunt u nagaan of er inderdaad sprake is van een veroordelend vonnis tegen uw medewerker bestaat. Als dat het geval blijkt, dan bent u verplicht gegevens te verstrekken aan de deurwaarder.

Mag ik de leidinggevende van de medewerker informeren over een loonbeslag?
Ja, u mag de leidinggevende en HR-medewerkers informeren, maar er geldt wel een geheimhoudingsplicht.

Mag ik persoonsgegevens van medewerkers naar ons hoofdkantoor in Frankfurt sturen?
Ja, dat mag. Gegevensverkeer van Nederland naar een ander EU-land hoeft alleen te voldoen aan de algemene vereisten van de Wet bescherming persoonsgegevens. Een algemene vereiste is melding van de doorgifte bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Persoonsgegevens van medewerkers vallen evenwel onder het Vrijstellingsbesluit en hoeven dus niet te worden gemeld.

En als ik de persoonsgegevens naar landen buiten de EU wil sturen, zogenaamde derde landen?
Derde landen zijn alle landen buiten de EU, met uitzondering van Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Hoofdregel is dat persoonsgegeven alleen aan derde landen mogen worden doorgegeven die een passend beschermingsniveau hebben. Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u een lijst met landen waar een passend niveau van bescherming aanwezig wordt geacht.
Als er van een passend beschermingsniveau geen sprake is, dan mag doorgifte alleen als u gebruik maakt van een modelcontract dat is goedgekeurd door de Europese Commissie. Een vergunning van de minister van Veiligheid en Justitie is niet (meer) nodig.

Hoe zit het beschermingsniveau in de Verenigde Staten?
Voor de Verenigde Staten geldt een aparte regime. Alleen voor organisaties die zich verplicht hebben tot naleving van de zogenaamde Veilige Haven Beginselen (Safe Harbour Principles) geldt dat er sprake is van passend beschermingsniveau. Deze bedrijven vindt u op een lijst op de website van U.S. Department of Commerce.