Preventie van uitval door psychische klachten

In maar liefst 1 op de 3 gevallen van langdurig verzuim ligt de oorzaak in psychische klachten. Hoewel deze klachten niet altijd op de werkvloer ontstaan, kunnen werkgevers wel degelijk bijdragen aan de mentale veerkracht van mensen. Steeds meer werkgevers zijn zich hiervan bewust en zetten bijvoorbeeld in op duurzame inzetbaarheid. AWVN biedt werkgevers concrete handvatten om te voorkomen dat medewerkers uitvallen door psychische klachten.

Handreiking Preventie van uitval door psychische klachten

In 2020 ontwikkelden we samen met experts een online handreiking die ingaat op de rol van de werkgever bij het signaleren en het bespreekbaar maken van psychische klachten op de werkvloer. Met als doel om zo mogelijk uitval te voorkomen. We onderscheiden vier verschillende fases als het gaat om preventie. In de handreiking gaan we bijvoorbeeld in op hoe je een gezonde werkomgeving creëert (fase 1) en hoe je vroegtijdig psychische klachten signaleert (fase 2). Ook zoomen we in op de verschillende rollen die de mensen om de collega met een psychische kwetsbaarheid heen kunnen pakken. Wat kunnen directe collega’s doen? En wanneer schakelt u de bedrijfsarts in?

BEKIJK DE ONLINE HANDREIKING

Kennissessies over preventie

De wereld staat niet stil. Er wordt veel onderzoek gedaan naar duurzame inzetbaarheid en mentale gezondheid. Ook werkgevers zelf doen steeds meer ervaring op omtrent dit thema. Voor ons reden genoeg om regelmatig sessies te organiseren waar interessante sprekers het woord krijgen en waar werkgevers ervaringen kunnen uitwisselen. Om bij elke fase van preventie uitgebreid stil te kunnen staan, organiseren we vanaf eind september een serie van vier gratis bijeenkomsten.

  • 29 september: aan de slag voor een mentaal gezonde werkomgeving

    Voor wie? Deze sessie is voor werkgevers die mentaal welbevinden binnen de organisatie willen stimuleren.
    Wanneer? Woensdag 29 september van 10.00 – 11.00 uur
    Deze sessie is al geweest! Scroll verder voor het verslag.

    Programma

    In de sessie creëren wij gezamenlijk een overzicht van acties die werkgevers kunnen ondernemen om mentaal welbevinden te stimuleren. Iedere werkgever onderzoekt op welke niveaus binnen de eigen organisaties stappen gezet kunnen worden. Deelnemers kunnen het overzicht mee terug nemen naar de eigen organisatie. Zo kom je in de actiestand!

  • 19 oktober: signaleren van psychische klachten bij medewerkers

    Voor wie? Deze sessie is voor werkgevers die willen weten welke signalen kunnen duiden op psychische klachten en hoe je vermoedens van psychische klachten bespreekbaar maakt
    Wanneer? Dinsdag 19 oktober van 15.00 – 16.15 uur
    Deze sessie is al geweest! Scroll verder voor het verslag

    Programma

    Op basis van ieders eigen ervaringen en tips van experts stellen we tijdens de sessie gezamenlijk een gespreksleidraad op. Het verzameldocument dat ontstaat, wordt na afloop gedeeld met de deelnemers. Deze leidraad kan als ondersteuning gebruikt worden bij het signaleren en bespreekbaar maken van psychische klachten bij medewerkers.

  • 9 november: hulp inschakelen bij dreigend verzuim

    Voor wie? Deze sessie is voor werkgevers die willen weten hoe en met wie je kunt samenwerken als een medewerker dreigt uit te vallen door psychische klachten
    Wanneer? Dinsdag 9 november van 15.00 – 16.15 uur
    Deelnemen? Aanmelden via deze link 

    Programma

    • Een arbeidsdeskundige licht toe welke externe hulp er beschikbaar is voor medewerkers die psychische klachten ervaren en dreigen uit te vallen. Welke hulp kan je het best op welk moment inschakelen? 
    • Daarnaast kunnen werkgevers eigen ervaringen uitwisselen, best practices delen en knelpunten adresseren om ook onderling elkaar verder te helpen. 
  • 7 december: voorkom bij uitval langdurig ziekteverzuim

    Voor wie? Deze sessie is voor werkgevers die willen weten hoe je omgaat met de eerste fase van verzuim door psychische klachten en hoe je kunt voorkomen dat de medewerker langdurig uitvalt
    Wanneer? Dinsdag 7 december
    Deelnemen? Aanmelden via deze link 

    Programma

    • We starten met het interviewen van een bedrijfsarts. We verzamelen vooraf o.a. uit jullie aanmeldformulieren vragen en knelpunten die jullie ervaren bij uitval door psychische klachten. Een bedrijfsarts gespecialiseerd in psychisch verzuim beantwoordt de vragen. Stel ook vooral live je vragen in de chat.
    • Daarna kunnen werkgevers eigen ervaringen uitwisselen, best practices delen en knelpunten adresseren om ook onderling elkaar verder te helpen.

Verslagen van de kennissessies over preventie

Hieronder staan verslagen van de sessies die reeds hebben plaatsgevonden.

  • Sessie 29 september

    Werkgevers wisselen ervaringen uit over mentale gezondheid op het werk

     Tijdens de eerste van de vier online sessies over preventie van uitval door psychische klachten zoomden de deelnemers in op de eerste fase van preventie: een mentaal gezonde werkomgeving creëren. Nagenoeg alle deelnemers – veelal HR- en/of preventieprofessionals – gaven aan dat veel organisaties genoeg aandacht, budget en tools hebben om mentaal welbevinden te stimuleren. ‘Maar’, zo vroeg een deelnemer zich hardop af, ‘hoe breng je een dorstig paard naar het water?’

     Die ‘hoe-vraag’ blijkt bij meer organisaties te spelen. “Wij hebben genoeg in huis om medewerkers te helpen, maar hoe zorgen we ervoor dat we overgaan van ‘bewustzijn’ naar ‘bewust doen’? Tijdens de break-outs wordt hier later dieper op ingegaan.

    Tijdens het plenaire deel licht Wouter Schramel (AWVN) eerst de vier pijlers van een mentaal gezonde werkomgeving toe:

    • Gezondheid à aandacht voor beweging, voeding en ontspanning
      bijvoorbeeld: is er voldoende gezonde en betaalbare voeding in de kantine?
    • Betrokkenheid à zowel onderling als met de organisatie
      bijvoorbeeld: is er budget voor teamuitjes?
    • Bevlogenheid à een werkomgeving waarin medewerkers enthousiasme en toewijding voelen
      bijvoorbeeld: gaan functioneringsgesprekken voldoende over het versterken van eigenschappen als zelfvertrouwen of veerkracht?
    • Talentontwikkeling à medewerkers in staat stellen het beste uit zichzelf te halen
      bijvoorbeeld: is er visie en focus op individuele talenten en ieders ontwikkelpad?

    Matrix mentaal welbevinden op het werk
    Wouter toont vervolgens een matrix dat is geïnspireerd op de gezondheidsmatrix van Gezond Leven. Deze geeft inzicht in wat er op verschillende niveaus in de organisatie kan worden ondernomen om mentaal welbevinden te stimuleren. De matrix wordt mede aan de hand van input uit de sessie verder ingevuld met tips en tricks en wordt zo snel mogelijk gedeeld met de deelnemers.

    Na het plenaire deel gaat de groep deelnemers dan ook uiteen om in break-outsessies ervaringen en tips uit te wisselen. Er kwamen verschillende casussen aan bod.

    Continue aandacht
    Iedereen is het erover eens dat aandacht voor mentaal welbevinden ingebed in de organisatie moet zijn. Zowel in beleid als op de werkvloer. Werkgevers deelden hierover de volgende inzichten:

    • Houd de lijntjes kort en zorg voor persoonlijke aandacht. Ook in grote organisaties kan dat, op teamniveau.
    • Geef leidinggevenden praktische handvatten om goed het gesprek te kunnen voeren met medewerkers. Als ze willen weten wat er speelt, moeten ze goed kunnen luisteren.
    • Maak geen afspraken over de vorm van bijvoorbeeld een wekelijkse ‘check-in’. Als iedereen aan het begin van een teamoverleg zijn of haar gemoedstoestand een cijfer moet geven, maar er vervolgens nooit ruimte is om het erover te hebben, dan schiet zo’n afspraak z’n doel voorbij.
    • Wijs medewerkers op verschillende manieren op de hulplijnen die beschikbaar zijn. Zet niet alleen een overzicht op intranet, maar vertel er ook over tijdens bijvoorbeeld een pauzebijeenkomst.
    • Benadruk dat mensen niet alleen verantwoordelijk voor hun eigen gezondheid zijn, maar ook een verantwoordelijkheid naar elkaar toe hebben. Geef daarom ook zelf het goede voorbeeld: kom afspraken na, houd rekening met elkaars agenda en volg zelf ook de tips op die de organisatie geeft op het gebied van bijvoorbeeld werkdruk en gezondheid.
    • Ook het MT heeft een voorbeeldfunctie. Vaak wordt er veel gefaciliteerd, maar als de ‘gevoelde’ boodschap nog steeds is: eerst je taken afmaken en daarna mag je ruimte nemen voor je mentale gezondheid, dan werkt het niet.
    • Respecteer ieders agenda en spreek af dat je nooit zonder overleg met afspraken schuift.
    • Zorg ervoor dat medewerkers ook zonder tussenkomst van een collega zelf (digitaal) hulp in kunnen schakelen. Maar geef medewerkers ook een steuntje in de rug op het moment dat ze dit niet uit zichzelf doen.
    • Streef naar een sfeer waar iedereen zorgdraagt voor elkaar, geef gestalte aan het idee van sociale cohesie. Zeker in coronatijd bleek hier een behoefte te liggen. Dit is dus een mooi moment om daarmee aan de slag te gaan.
    • Plan informele momenten in waarop je in gesprek gaat over hoe het (echt) met iemand gaat.
    • Vooral in sectoren waar in de waan van de dag, denk aan de zorg, makkelijk voorbij gegaan kan worden aan persoonlijke behoeftes, is het van belang niet enkel het over het nut van mentale veerkracht en gezondheid te communiceren, maar ook om voorbeelden te laten zien. Goed voorbeeld doet volgen. Interne ambassadeurs kunnen hier een rol in spelen.

    Casuïstiek: mentaal welbevinden tijdens een reorganisatie
    In een van de drie groepen kwam het thema ‘reorganisatie’ bovendrijven. Iets waar – zeker in coronatijd – veel organisaties mee te maken hebben gehad en wat tevens een periode is waarin aandacht voor mentaal welbevinden extra noodzakelijk is. Concrete, leerzame ervaringen die door deelnemers werden gedeeld:

    • Er wordt te vaak ‘over mensen heen gereorganiseerd’. Neem de mensen vanaf het begin mee in de plannen. Waarom doe je wat je doet en wat kunnen mensen zelf doen om deze roerige periode zo goed mogelijk door te komen? Immers: onvrede gaat dikwijls minder om wat er gebeurt, maar hoe het gebeurt.
    • Bied een luisterend oor. Zorg ervoor dat medewerkers de ruimte krijgen om hun hart te luchten, zonder daar direct acties aan te verbinden.
    • Mensen kunnen bepaalde angsten hebben. Wuif deze niet zomaar weg als ze voor jou niet reëel lijken. Coach hen juist in het onderzoeken van het realiteitsgehalte.
    • Doe nooit toezeggingen, die je later niet kunt waarmaken (“ik zorg er wel voor dat jij je baan behoudt”).
    • Ga na een reorganisatie niet direct over op de orde van de dag. Ook mensen die in dienst blijven, kunnen teleurstelling of stress ervaren. Mensen krijgen soms andere taken met andere doelstellingen. Heb hier aandacht voor.
    • Kijk daarom ook naar de mensen en hun competenties en talenten die ‘overblijven’ in een team. Kun je op dezelfde voet verder? Zo nee, wat is er nodig?
    • Zeker in grote organisaties wordt intranet ingezet als hét communicatiemiddel. Dit is alleen nuttig voor mensen die hier actief naar informatie zoeken en dat geldt maar voor een beperkt deel van de medewerkers. Zorg waar nodig voor iemand die de boodschap ‘vertaalt’ naar de betreffende afdeling (bijvoorbeeld de manager of een preventie-medewerker).

    Vervolg
    Ook in de andere twee groepen werd veel nuttige informatie gedeeld. Deze gaan we zoals aangegeven bundelen in de ‘Matrix mentaal welbevinden op het werk’.

    Tijdens de volgende drie sessies gaan we in op de volgende drie fases van preventie van uitval door psychische klachten.

  • Sessie 19 oktober

    Werkgevers werken samen aan gespreksleidraad voor bespreekbaar maken van psychische klachten

    Op 19 oktober was de tweede online sessie van de reeks bijeenkomsten over preventie van uitval door psychische klachten. Deze stond in het teken van de tweede fase van preventie: het signaleren en bespreekbaar maken van psychische klachten bij medewerkers.

    Het bespreekbaar maken van psychische klachten is zeker niet het startpunt van preventie. Het begint, zoals in de eerste sessie aan bod kwam, bij het creëren van een gezonde werkomgeving. Niet alleen omdat zo de kans kleiner is dat er op de werkvloer klachten ontstaan, maar ook om een basis van onderling vertrouwen op te bouwen zodat er in de toekomst gemakkelijker over beladen thema’s gepraat kan worden.

    Verzuimpreventie: een belangrijk thema
    Stel dat je als organisatie te maken krijgt met medewerkers met psychische klachten, hoe ga je als werkgever dat gesprek dan aan? Voordat de deelnemers in groepjes hun ideeën hierover uitwisselen, is eerst het woord aan arbeidsdeskundige Veerle Tijssen. Veerle, werkzaam bij Be Suitable, noemt om te beginnen een aantal redenen waarom aandacht voor verzuimpreventie zo belangrijk is: het is wettelijk verplicht (RI&E), het hoort bij aantrekkelijk werkgeverschap en je voorkomt hoge verzuimkosten. Hoe langer iemand uitvalt, hoe hoger de kosten oplopen (> € 45.000 p.p.) en hoe moeilijker het voor diegene wordt om te re-integreren. Gezond, duurzaam werk is in ieders belang.

    Signalen
    Wanneer een medewerker te maken krijgt met psychische klachten, zal hij dit in de ideale situatie in een vroeg stadium zelf bespreekbaar maken. Maar als werkgever moet je zelf ook alert zijn op de mentale gezondheid van mensen. Signalen die kunnen wijzen op psychische klachten zijn:

    • De medewerker is minder productief
    • Er is moeilijk contact te maken met de medewerker
    • De medewerker meldt zich vaak ziek en/of komt regelmatig te laat
    • Werkplezier en motivatie nemen af

    Het gesprek aangaan
    Wanneer je als leidinggevende iets ziet veranderen in het werk en je vermoedt psychische klachten, dan kun je hier met hem over in gesprek gaan. Veerle: “Bereid je hier goed op voor en kies een geschikt moment en een geschikte plaats. Doe het bij voorkeur niet via een scherm, maar bijvoorbeeld tijdens een wandeling of op het werk in een afgesloten ruimte waar privacy gewaarborgd is.” Veerle benadrukt dat het ook qua inhoud van het gesprek belangrijk is om alert te zijn op privacy. “Als werkgever mag in geen geval naar oorzaken of diagnoses vragen. Vertelt een medewerker hier uit eigen beweging iets over? Schrijf het dan in elk geval nooit op.”

    Waar kun je het dan wel over hebben? Veerle loopt een aantal stappen langs:

    Ezelsbruggetjes die tijdens een gesprek houvast bieden
    Doe aan LSD: luisteren, samenvatten, doorvragen
    Laat OMA thuis: oordelen, meningen, adviezen
    Neem ANNA mee: altijd navragen, nooit aannemen
    Denk aan DIK: denk in kwaliteiten
    Smeer NIVEA: niet invullen voor een ander

    1. Benoem wat je ziet en spiegel dit.
      Ik zie dat je de laatste tijd veel afspraken afzegt. Is dit herkenbaar voor jou? Wat ervaar je zelf?
    2. Bespreek de invloed op het werk en zoek de balans tussen zorgzaamheid en zakelijkheid.
      Krijg je je werk niet af? Waar krijg je (wel) energie van?
    3. Achterhaal de knelpunten
      Wat zijn je stressoren? Waardoor mis je grip?
    4. Bespreek wat er nodig is om aan het werk te blijven en stimuleer daarbij de eigen regie
      Wat ga je doen om uitval te voorkomen?
    5. Heb aandacht voor afronding van het gesprek en maak concrete werkafspraken
      Leg afspraken schriftelijk vast en evalueer na een paar dagen hoe het gesprek is gevallen

    De werkgevers gaan vervolgens in groepjes uiteen om samen te brainstormen over een gespreksleidraad en welke elementen hier zeker in terug moeten komen. Waar moet je bijvoorbeeld op letten als je een gesprek voorbereid? En: wat kun je doen als een medewerker helemaal niet zit te wachten op een gesprek, maar het werk er wel degelijk onder te lijden heeft?

    Vervolg
    AWVN zal de gespreksleidraad met de verzamelde input de komende weken verder vorm geven en in afstemming met experts tot een document komen dat werkgevers praktische handvatten biedt. Dergelijke gesprekken vragen altijd om maatwerk, een gegeven waar de leidraad ook rekening mee zal houden.

  • Sessie 9 november

    ­­Wat je als leidinggevende (niet) kunt doen bij verzuimpreventie

    In sessie #3 van de reeks over het voorkomen van verzuim door psychische klachten, stonden we stil bij fase 3 van preventie: hulp inschakelen bij dreigend verzuim. Soms zie je als leidinggevende dat het niet goed gaat met een medewerker. Tijdens de vorige sessie bespraken we hoe je deze signalen dan bespreekbaar kunt maken. Als de situatie vervolgens niet verbetert, is het belangrijk om te weten welke hulplijnen er zijn.

    Lees ook het hoofdstuk Zo kunt u samenwerken rondom preventie van uitval uit onze handreiking Preventie van uitval door psychische klachten.

    Voordat de deelnemende werkgevers uiteen gaan in break-outsessies om ervaringen te delen, wordt Nannette Roest, bedrijfsarts en leefstijlarts, geïnterviewd. Hoewel het natuurlijk altijd maatwerk betreft en we bij dit onderdeel geen specifieke casussen behandelden, gaf Nannette ons zeker een aantal nuttige lessen mee. We lichten er een paar uit.

    Waarom je niet altijd een bedrijfsarts moet inschakelen
    Als het niet goed met iemand gaat, moet je je eerst afvragen: wat is de hulpvraag? Psychische klachten komen lang niet altijd voort uit een wankele mentale gezondheid en dan moet je het ook zeker niet medicaliseren. Soms komen klachten voort uit overbelasting, omdat de medewerker bijvoorbeeld veel mantelzorgtaken heeft. Of misschien zit een medewerker slecht in zijn vel omdat het niet botert tussen hem en een collega. Soms is verzuim ontwijkgedrag. In dit soort gevallen kun je beter bij HR terecht en afspraken maken die ervoor zorgen dat de medewerker op een passende manier het werk kan voortzetten, al dan niet in combinatie met (preventief) verlof.

    Als leidinggevende ben je geen hulpverlener
    Wanneer er persoonlijke omstandigheden spelen, kun je een medewerker het best verwijzen naar een bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk. Het komt voor dat een medewerker zelf geen hulpvraag heeft, maar dat je als leidinggevende wel degelijk problemen signaleert. Wanneer de medewerker niet openstaat voor een gesprek met jou of met een bedrijfsarts, is het belangrijk om de focus op de werkcontext te houden. Beïnvloedt de mentale gesteldheid het functioneren op het werk? Dan maak je dit bespreekbaar, evenals de (mogelijke) consequenties. Als iemand zelf geen intrinsieke hulpvraag heeft, kun je ook niet helpen. Dan kun je alleen spiegelen en kom je terecht bij iemands functioneren. Dat is natuurlijk geen fijne situatie, maar in een zakelijke relatie is het belangrijk dat je het met elkaar bespreekt als iemand niet aan afspraken of verwachtingen voldoet.

    Een bedrijfsarts is er ook voor jou als leidinggevende
    Als leidinggevende kun je een bedrijfsarts advies vragen over belastbaarheid of een oplossingsrichting als je je zorgen om iemand maakt. De arts – of andere hulpverlener – kan alleen i.v.m. de privacywetgeving geen persoonlijke informatie delen over de medewerker, tenzij de medewerker zelf om een driegesprek vraagt. Een bedrijfsarts kan er voor zowel de medewerker als voor de werkgever zijn. Als werkgever kun je namelijk niet altijd alles overzien en medewerkers zijn niet altijd in staat om iets duidelijk aan te geven. Denk aan de situatie waarin iemand met een psychische kwetsbaarheid alleen onder bepaalde voorwaarden het werk kan voortzetten. Dan ga je samen het gesprek aan en bespreek je hoe het werk op zo’n manier georganiseerd kan worden dat de re-integratie stap voor stap verloopt. De bedrijfsarts helpt bij het scheppen van de randvoorwaarden en managet de wederzijds verwachtingen.

    Op 7 december is de vierde en laatste sessie van deze reeks. De vraag die hier centraal staat is: wat als een medewerker toch is uitgevallen door psychische klachten, hoe kun je dan voorkomen dat het verzuim langdurig van aard wordt?

  • Sessie 7 december

Wil je op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van preventie? Laat dan hieronder je contactgegevens achter.

  • Blijf op de hoogte!
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Wist je dat…
we met het project Hoofdzaak Werk werkgevers ondersteunen bij het vinden en aannemen van mensen met een psychische kwetsbaarheid?