Q&A Veelgestelde vragen over harmoniseren van arbeidsvoorwaarden
1. Ik wil de arbeidsvoorwaarden van mijn medewerkers harmoniseren? Welke stappen moet ik ondernemen?
Een goed harmonisatietraject wordt stapsgewijs uitgevoerd. AWVN onderscheidt daarbij vier opeenvolgende stappen. De eerste stappen zijn bepalend voor het verdere verloop van het harmonisatietraject.
Stap 1 Oriëntatie en informatieverzameling (strategie nieuwe organisatie, juridische aspecten, arbeidsvoorwaarden, communicatieplan)
Stap 2 Ontwerpen arbeidsvoorwaardenpakket en transitiemaatregelen
Stap 3 Formeel overleg met OR en/of vakbonden om tot een akkoord te komen
Stap 4 Implementatie
Het is daarbij van groot belang om de strategie en de arbeidsvoorwaarden van de (nieuwe) organisatie goed in kaart te brengen en een gedegen analyse te maken van juridische aspecten, de huidige en gewenste organisatiestructuur.
2. Met welke wet- en regelgeving moet ik rekening mee houden?
Harmoniseren gaat veelal gepaard met het vernieuwen en moderniseren van arbeidsvoorwaarden. Juridisch gezien is een kanttekening op zijn plaats: als er sprake is van overgang van onderneming gaat de medewerker over naar de verkrijger met behoud van alle rechten en plichten (m.u.v. pensioen). Harmonisering van arbeidsvoorwaarden puur vanwege de overgang is niet toegestaan. Ook na de overgang van onderneming hoeven medewerkers de harmonisatiemaatregelen niet zomaar te accepteren. De medewerkersbescherming van de wettelijke bepalingen over overgang van onderneming gelden na de overgang in principe voor onbepaalde tijd.
3. Hoe kom ik er achter of een cao op mijn bedrijf van toepassing is?
Een werkgever moet de cao toepassen als:
• hij deze zelf heeft afgesloten (ondernemings-cao);
• hij lid is van een werkgeversorganisatie die er één voor hem heeft afgesloten (bedrijfstak-cao);
• er in zijn branche een bedrijfstak-cao is die algemeen verbindend verklaard (avv) is. De cao geldt dan automatisch voor alle werkgevers in de bedrijfstak. Hierop zijn soms uitzonderingen mogelijk.
Download Veelgestelde vragen over harmoniseren en u hebt de eerste stap op weg naar een succesvolle harmonisatie gezet.
Op de website over cao’s van het ministerie van SZW kan een werkgever zien of een cao algemeen verbindend is verklaard. En voor welke periode dat het geval is. Let op: Het is aan cao-partijen om de vraag te beantwoorden onder welke cao een werkgever valt. AWVN kan een werkingssfeeronderzoek uitvoeren om na te gaan of en zo ja, welke cao er op een onderneming van toepassing is.
4. Heb ik de vrije keuze met de pensioenregeling bij harmonisaties?
Soms wel; niet altijd. Het is heel belangrijk na te gaan of er een pensioenregeling verplicht van toepassing is. Dit vraagt om deskundig advies. Gaat er op dit punt iets mis, dan kan dit leiden tot forse claims van medewerkers en pensioenverzekeraar of – fonds. Is er geen verplichte regeling, dan kunt u nagaan welke speelruimte er wèl is voor wat betreft de partij waar u het pensioen onderbrengt of zelfs de inhoud van de regeling.
5. Hoe bind ik mijn medewerkers aan het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket? Kan een medewerker weigeren het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket te accepteren? En wat dan?
Er is geen standaardantwoord mogelijk op deze vraag. Veel hangt af van het antwoord op de vraag of op de onderneming verplicht een bepaald arbeidsvoorwaardenregime van toepassing wordt. Als de onderneming bijvoorbeeld gedwongen onder een branche-cao gaat vallen, komt de vraag op of die cao ruimte laat tot het maken van harmonisatieafspraken, bijvoorbeeld over de aanvullende arbeidsvoorwaarden binnen de onderneming. Relevant is ook hoe er binnen de onderneming over de arbeidsvoorwaarden wordt onderhandeld en/of eventuele aanvullende arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen zijn.
Dit zijn relevante juridische vragen. Soms kan de werkgever eenzijdig arbeidsvoorwaarden wijzigen en soms is daar (ook) instemming van de medezeggenschap voor nodig. Er zijn ook gevallen waarin u op individueel niveau instemming moet krijgen van uw medewerkers. Dit verschilt per situatie. Voor u inhoudelijk naar de arbeidsvoorwaarden gaat kijken, is het dus van belang het juridische speelveld goed in beeld te krijgen. Doet u dat, dan maakt u een goede start met het traject.
6. Wat is de beste manier om mijn medewerkers te betrekken bij het harmonisatietraject?
Het is in alle gevallen belangrijk om medewerkers zo vroeg mogelijk te informeren over het feit dat er veranderingen aan komen. Zorg echter wel dat u op het moment dat u hen voor het eerst informeert, ook echt iets te melden heeft. Bijvoorbeeld over hoe het traject er uit ziet, wat het tijdspad is en wie u daarbij ondersteunt.
Vergeet ook niet de medezeggenschap en vakbonden tijdig te informeren indien dat nodig is. Zij staan immers ook in contact met uw medewerkers. Wellicht bent u zelfs verplicht om instemming te vragen aan uw ondernemingsraad. Dan moet u zelfs eerst in overleg met dit orgaan voor u aan uitvoering van uw voorgenomen besluit toekomt en dan moet u dus goed weten wat u kan en mag en wat niet. Ook voor u medewerkers verdergaand inhoudelijk informeert, moet u goed weten wat uw mogelijkheden zijn. Zonder heldere lijn en communicatie kunnen medewerkers twijfelen over de zorgvuldigheid en daardoor ook eventuele uitkomsten eerder ter discussie stellen.
Dat wilt u voorkomen. In sommige gevallen kan het nuttig en leuk zijn om bij uw medewerkers op te halen welke arbeidsvoorwaarden zij echt belangrijk vinden. Dit speelt vooral wanneer u vrijheid heeft bij de vormgeving van uw arbeidsvoorwaardenpakket. AWVN heeft hier veel ervaring mee. Een dergelijke aanpak kan het draagvlak voor aanpassingen vergroten.
7. Wie kan mij helpen tijdens een harmonisatietraject?
Harmoniseren is complex én interessant. Het kan een onderneming veel opleveren, namelijk een overzichtelijk en zo veel mogelijk eenduidig pakket arbeidsvoorwaarden voor alle medewerkers, in plaats van allerlei afzonderlijke afspraken en regelingen. Dit vraagt om expertise en een gedegen aanpak. Bij een harmonisatietraject zijn verschillende aspecten relevant: een helder beeld over de juridische (on)mogelijkheden, inzicht in de pensioenaspecten, duidelijkheid over de overeenkomsten en verschillen tussen de verschillende arbeidsvoorwaardenpakketten en inzicht in uw harmonisatiemogelijkheden én de keuzes die daarin te maken zijn. U wilt tenslotte weloverwogen en uitlegbare keuzes maken.
Daarnaast is een helder proces vereist. Tot slot is de implementatie van belang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan helder informatiemateriaal over hoe een en ander werkt, zoals een presentatie met een toelichting en individuele berekeningen voor uw medewerkers, waarin zij precies kunnen zien wat de veranderingen voor hen betekenen.
8. Op 1 juli krijg ik de opdracht van het concerntop om op 1 januari aanstaande de arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd te hebben. Is dat mogelijk?
Meestal dient een volledige harmonisatie binnen afzienbare tijd bereikt te worden. Dit moet uiteraard wel op zorgvuldige wijze gebeuren en de manier waarop moet ook passen bij de ondernemingsdoelstellingen. Daarnaast zullen de vakbonden en/of ondernemingsraden moeten worden betrokken, om ook zo veel mogelijk medewerkers mee te krijgen. Een goed harmonisatietraject wordt stapsgewijs uitgevoerd. De eerste stappen zijn bepalend voor het verdere verloop van het harmonisatietraject. Het is daarbij van groot belang om de strategie en de arbeidsvoorwaarden van de (nieuwe) organisatie goed in kaart te brengen en een gedegen analyse te maken van juridische aspecten, de huidige en de gewenste organisatiestructuur.
Om dit alles in 6 maanden uit te voeren is een uitdaging en deze tijd zal zeker langer zijn naarmate het overleg complexer wordt, bijvoorbeeld wanneer het moeilijker wordt om belangrijke stakeholders (directie, OR, vakbonden) tijdig aan tafel te krijgen.
9. Wat kost een harmonisatie?
Dit zal sterk afhangen van de arbeidsvoorwaardenpakketten die geharmoniseerd moeten worden, zodat deze vraag niet op voorhand beantwoord kan worden. Een van de eerste stappen in het harmonisatieproces is echter het in kaart brengen van deze kosten (van verschillende scenario’s), zodat daarna een gedegen en geïnformeerde beslissing/keuze kan worden gemaakt.
10. Met wie moet ik onderhandelen in het kader van een harmonisatie?
Belangrijk is om dit aan het begin van het harmonisatietraject in kaart te brengen. Indien u gebonden bent aan een cao of als gevolg van een overgang van onderneming of nieuwe bedrijfsactiviteiten gebonden raakt aan een branche-cao dan dient u met vakbonden te onderhandelen. In veel gevallen bent u ook verplicht om instemming aan de ondernemingsraad te vragen. Medewerkers dienen ook tijdig in het proces te worden betrokken om draagvlak te creëren voor de harmonisatievoorstellen.
Al met al is het een (juridisch) complex proces waarin een geïntegreerde aanpak wenselijk is. De verschillende experts van AWVN kunnen u hierbij ondersteunen.
11. Wat kan ik doen met de verschillen in arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld in salaris of in het aantal vakantiedagen.
AWVN kan de verschillen in arbeidsvoorwaarden goed inzichtelijk maken, scenario’s doorrekenen en passende harmonisatievoorstellen opstellen. Dit kan u goed helpen bij het onderhandelingsproces. Ook kan AWVN individuele overzichten opstellen, zodat u met uw medewerkers en de ondernemingsraad in gesprek kunt gaan over de gevolgen van de harmonisatie. Belangrijk is om aan het begin van het harmonisatietraject te beoordelen of bijvoorbeeld de branche-cao het juridisch toestaat om arbeidsvoorwaarden in het kader van de harmonisatie te wijzigen.
12. Kan ik alle of sommige arbeidsvoorwaarden van de medewerkers eenzijdig wijzigen?
Er is geen standaard antwoord op deze vraag te geven. Dit zal onder andere afhangen van de vraag welke wijzigingen u wilt doorvoeren en of bijvoorbeeld sprake is van een eenzijdig wijzigingsbeding. Soms heeft u instemming nodig van uw medezeggenschapsorgaan en soms niet. Ook heeft u in veel gevallen de individuele instemming van medewerker nodig. Belangrijk om per geval en per wijziging juridisch te beoordelen wat vereist is.
Tekst AWVN-advocaten, 8/3/2022
