Hoe u risicofactoren op het werk vermindert en reageert op vroege signalen

Maatwerk is het kernwoord als het om signaleren gaat. Signalen kunnen door verschillende mensen zeer verschillend geïnterpreteerd worden en daarom is het belangrijk zelf niet te veel in te vullen voor de medewerker. Creëer liever een sfeer waarin open over psychisch welbevinden gepraat kan worden.

Voorbeelden van signalen die in de handreiking van de HAN (signaleer op tijd veranderend gedrag) worden benoemd als het gaat om het herkennen van (beginnende) psychische klachten zijn:

Lichamelijk

• Vermoeidheid of slecht slapen
• Lichamelijke klachten zonder duidelijke oorzaak, denk aan buikpijn, hoofdpijn, rugpijn en darmklachten
• Verhoogde gevoeligheid voor verslavende middelen zoals alcohol

Mentaal

• Concentratieproblemen
• Veel klagen en vooral veel problemen zien
• Cynisme
• Stress of angstige gevoelens
• Kort lontje

Functioneren

• • Frequenter verzuim
  • Weinig verlof opnemen
  • Verminderde productiviteit
  • Afzondering, weinig contact met collega’s

Deze signalen kunnen, met de nadruk op kunnen, duiden op psychische klachten. Focus dus niet te veel op het herkennen van signalen, maar zorg dat het onderwerp bespreekbaar is. Signalen zijn zeer persoonsafhankelijk en moeilijk op waarde te schatten. Ga daarom liever het gesprek aan en durf vragen te stellen.

In het herkennen van signalen ligt niet de kern van preventie van uitval door psychische klachten. Vooral het creëren van een open sfeer, waarin ruimte is om psychische klachten bespreekbaar te maken, ondersteunt in het voorkomen van uitval. Op verschillende niveaus kan hier aandacht aan besteed worden. Is merkbaar dat psychische klachten effect op het werk hebben, maar heeft de medewerker zelf niet het initiatief genomen om dit te bespreken? Dan kan het goed zijn het gesprek zelf aan te kaarten.

Hoe creëer ik een open sfeer?

De regie om over (dreigende) psychische klachten te praten ligt geheel bij de medewerkers zelf. Creëer daarom een sfeer op de (digitale) werkvloer waarin iedereen zich uitgenodigd voelt open te zijn over psychisch welbevinden.

• Laat zien dat het er mag zijn. Doe dit bijvoorbeeld door een interne campagne op te zetten en voorbeelden te delen. Maak het hiermee bespreekbaar.
• Verlaag de drempels die medewerkers kunnen ervaren bij het aankaarten van problemen.
• Faciliteer gesprekken tussen collega’s. De drempel om met een collega ergens over te praten ligt doorgaans lager dan bij het praten met een leidinggevende of een HR-professional.
• Maak bewust ruimte vrij in agenda’s voor informele contactmomenten. Als je weet waar iemand (on)gelukkig van wordt, kun je als leidinggevende meer betekenen voor iemand wanneer diegene het zwaar heeft.
• Wees zelf ook open over zaken waar u tegenaan loopt.
• Licht medewerkers op eigen initiatief in over de mogelijke ondersteuningsmiddelen.
  – Deel regelmatig de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersonen.
  – Wijs op de mogelijkheden rondom coaching of andere hulpmiddelen.
  – Faciliteer het opzetten van een medewerkersnetwerk. Deze netwerken maken psychische aandoeningen bespreekbaar, faciliteren gesprekken, verbinden collega’s en dragen zo bij aan het voorkomen van uitval. Dit handboek kan hierbij ondersteunen.
• Wees attent als iemand in een lastige situatie verkeert, door bijvoorbeeld een kaartje te sturen als iemand te maken heeft met ziekte of een hoge werkdruk.
• Zorg dat er collega-buddy’s zijn. Denk daarbij ook aan de Harrie training.
• Bied workshops of trainingen aan op het gebied van weerbaarheid en veerkracht.

Wanneer ga ik het gesprek aan?

Op het moment dat iemand zelf niet open is over zaken waar hij of zij tegenaan loopt, kan het zo zijn dat het gesprek op een andere manier op gang gebracht moet worden. Belangrijk hierin is: durf het aan te kaarten. Wanneer iemands functioneren is verminderd, is het belangrijk om hier gezamenlijk een beeld over te vormen. Zonder die afstemming laten de betrokkenen hun eigen individuele interpretatie erop los en dat werkt averechts. Wil iemand de oorzaken van de problemen niet aankaarten, bijvoorbeeld omdat deze in de privésfeer liggen? Ga dan tenminste in gesprek over de weerslag die de problemen hebben op het functioneren van iemand.

Hoe ga ik het gesprek aan?

Het signaleren is één, het gesprek aan willen gaan is twee. Maar hoe pakt u dit aan? Het kan lastig zijn om het gesprek te openen en de juiste vragen te stellen. Vooral omdat ieder persoon om een andere benadering vraagt. Een aantal overwegingen die u kunt maken om een gesprek in goede banen te leiden:

• Schiet niet te snel in oplossingen. Adviezen, oordelen en meningen staan een dialoog in de weg.
• Probeer eigen beeldvorming en aannames te vermijden. Doorbreek de eigen interpretatie door:
  – samen te vatten wat de ander vertelt
  – te checken of veranderingen in werk of functioneren die u heeft waargenomen, door de ander ook zo worden ervaren
  – te benoemen welke emoties u denkt te zien bij de ander
• Wees niet bang voor het laten vallen van stiltes; geef de ander ruimte om woorden te vinden.
• Creëer gezamenlijk een beeld van iemands functioneren. In een zakelijke relatie is het noodzakelijk om duidelijkheid te scheppen. Geef aan wat u zelf heeft waargenomen en vraag naar de ervaring van de medewerker.
• Vraag naar belemmeringen die de medewerker ervaart. Waar ervaart de ander minder grip of grote druk? Waardoor is er sprake van minder motivatie of energie? In een open gesprek kan zowel het functioneren van de medewerker als de druk vanuit de leidinggevende, werkomgeving en werkomstandigheden worden besproken, zonder dat hierop direct een oordeel volgt.
• Zoek samen naar de voorwaarden waarmee iemand de grip op werk kan terugkrijgen. Verwijs niet meteen door naar professionele hulp, luister eerst naar de behoeften van de medewerker.
• Kies een rustig en geschikt moment om zorgen aan te kaarten, het liefst op een (digitale) plek waar u zich beide op uw gemak voelt.
• Vertel de persoon dat u zich zorgen maakt.
• Luister en communiceer zonder oordeel.
• Verwijs niet meteen door naar professionele hulp, luister eerst naar waar de werknemer behoefte aan heeft qua ondersteuning.
• Op zoek naar gesprekstechnieken die een goede dialoog op gang kunnen brengen? Kijk eens in deze handreiking.
• Deze gespreksleidraad helpt u op weg bij gesprekken over werkstress.

Door het onderwerp bespreekbaar te maken is een eerste stap gezet in de ondersteuning van medewerkers. Door vervolgens te verwijzen naar mogelijke hulp kunnen medewerkers nog concreter verder geholpen worden. Afhankelijk van de situatie en de behoefte kan het helpen om te wijzen op laagdrempelige, digitale professionele hulp.

Op het gebied van psychische klachten is er een enorm aanbod aan apps die mogelijk kunnen ondersteunen. Echter is het lastig deze apps op waarde te schatten. Daarom is er door de Nederlandse GGZ en MIND een GGZ appwijzer ontwikkeld. De appwijzer brengt de kwaliteit van apps in kaart en maakt werknemers wegwijs in het bos van psychische gezondheidsapps.

Uit een gesprek kan duidelijk worden dat een werknemer te maken krijgt met veranderende of bemoeilijkte privéomstandigheden, waardoor behoefte is aan hulp bij een specifiek levensthema:

Mentale gezondheid

Omgaan met onzekerheid vergt mentale weerbaarheid. Diverse organisaties bieden ondersteuning bij het omgaan met gedachten en emoties en het werken aan positieve eigenschappen.

• Via MIND Korrelatie kunnen mensen vrijblijvend contact opnemen met een hulpverlener. Ook kun je via het Connect portaal in contact komen met mensen die in een vergelijkbare situatie zitten.
• Bij OpenUp vind je online programma’s die ondersteunen in het verbeteren van mentaal welbevinden.
• Via de Luisterlijn kun je anoniem en in een vertrouwelijk gesprek je hart luchten.

Financiën

In tijden van crisis kan onzekerheid ontstaan over financiën. Toekomstbeelden kunnen veranderen, maar ook de eigen inkomsten of inkomsten van een partner kunnen slinken. Geldzorgen vergen zowel praktische vaardigheden als mentale weerbaarheid.

• Deze wegwijzer voor werkgevers geeft informatie over hoe u financieel fitte werknemers krijgt door geldzorgen vroeg te herkennen.
• Dit stappenplan ondersteunt in het opstellen van een visie en het vaststellen van beleid binnen de organisatie over schuldenproblematiek.
• Voor hulp bij psychische klachten door financiën kunnen werknemers terecht bij MIND.
• Het Nibud helpt mensen met geldproblemen op weg met tools en adviezen.
• Acute geldzorgen ontstaan vaak door schulden. Schuldhulpverlening bestaat in diverse vormen. Hulp is er zowel in de vorm van schuldhulpmaatjes als in ondersteunende maatregelen vanuit de gemeente.

Gezinsleven

De maatregelen rondom corona kunnen het gezinsleven veranderen. Zo staan ouders soms voor onbekende situaties of verloopt het contact tussen gezinsleden moeizamer.

• Het Nederlands Jeugdinstituut bundelt informatie voor ouders over opgroeien en opvoeden. Zo zijn er ook pagina’s met informatie over impactvolle gebeurtenissen als een scheiding.
• Een gezinscoach ondersteunt bij problematiek op verschillende vlakken door samen met het gezin een plan op te stellen en oplossingen voor problemen te zoeken.
• Meer mensen krijgen te maken met (mantel)zorgtaken. MantelzorgNL helpt mensen die hun zorgtaken combineren met een betaalde baan.

Huiselijk geweld

Schakel bij vermoedens van huiselijk geweld direct hulp in

• Toolkit voor werkgevers
• Virtual community
• Hulpdiensten