Registratie CO2 werkgebonden persoonsmobiliteit: stand van zaken

Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers met 100 of meer werknemers de CO2-uitstoot van de reizen van hun personeel registreren. Dit is een uitvloeisel van het Klimaatakkoord, waarin afspraken zijn gemaakt over het reduceren van de CO2-uitstoot. De gegevens met betrekking tot zakelijke verplaatsingen moeten werkgevers straks aanleveren bij de omgevingsdienst via een digitaal platform. Hoe gaat dat in zijn werk?

De inwerkingtreding van de CO2-registratieverplichting voor werkgevers met 100 werknemers was volgens de oorspronkelijke plannen 1 januari 2023. Omdat dit haalbaar bleek, werd het 1 juli 2023. Inmiddels is de beoogde ingangsdatum 1 januari 2024.

Aantal werknemers
Om te bepalen of een werkgever onder de regels valt, moeten alle werknemers van alle vestigingen (van een onderneming of rechtspersoon) bij elkaar worden opgeteld. Peildatum voor het bepalen van het aantal werknemers is 1 januari.
Let op: als werknemer wordt alleen beschouwd degene die volgens een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand verricht. Gedetacheerden en uitzendkrachten blijven buiten beschouwing. Zij tellen mee bij het bepalen van het aantal werknemers van het detacherings- of uitzendbureau (mits zij daarmee een arbeidsovereenkomst hebben gesloten).

Welke gegevens aanleveren?
Als werkgever moet u gegevens van het voorgaande jaar aanleveren over:
• het aantal gereisde kilometers per vervoermiddel en
• per gebruikte brandstof.

Emissiegrenswaarde
Door werkgevers meer tijd te geven om tot een aanpak te komen die zoveel goed bij de praktijk aansluit, hoopt het ministerie van I&W te  kunnen vermijden dat de emissiegrenswaarde van kracht wordt.
Of de emissiegrenswaarde vanaf 2027 dwingend wordt opgelegd, hangt af van de evaluatie in 2026 of de CO2-reductie in 2024 en 2025 is behaald. Om het reductiedoel te halen (1 megaton in 2030), tellen alle investeringen van werkgevers mee. Dus ook de investeringen die zijn gedaan om invulling te geven aan de andere afspraken over personenmobiliteit in het Klimaatakkoord. Immers, deze leiden (op termijn) tot een lagere CO2-uitstoot. Het ontwerpbesluit bevat geen verplichting om bepaalde maatregelen te treffen.

Handreiking in wording
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (I&W) vindt het belangrijk dat het aanleveren van deze gegevens zo min mogelijk extra werk oplevert. Het digitaal platform voor het aanleveren van gegevens moet dan ook goed aansluiten op de administraties van de werkgevers. Tot oktober 2022 hebben daarom werkateliers met werkgevers en sessies met dienstverleners in de mobiliteit plaatsgevonden.
Met de uitkomsten van de werkateliers heeft het ministerie van I&W een handreiking opgesteld. Hierin staat welke gegevens u als werkgever jaarlijks voor 1 juli van het jaar volgend op het kalenderjaar moet aanleveren en hoe u aan deze gegevens kunt komen. De handreiking is 16 mei gepubliceerd.

Praktijktoets
Om te ervaren hoe het aanleveren van de gegevens naar het digitaal platform verloopt, heeft RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) dit met enkele werkgevers in de praktijk getoetst. Ook de uitkomsten van de praktijktoetsen zijn verwerkt in de handreiking voor werkgevers die binnenkort verschijnt. In mei en juni 2023 zullen nog een aantal praktijktoetsen worden afgenomen.

Het digitale platform
Alle gegevens over de gereisde kilometers moeten worden verwerkt op een digitaal formulier van RVO. U hoeft niet zelf uw CO2-uitstoot bij te houden of uit te rekenen. Op basis van de aangeleverde data berekent het formulier de bijbehorende CO2-emissie. Als werkgever ontvangt u daarop terugkoppeling. Daarin staan alle relevante data met algemene tips en adviezen.

Alle gegevens die u straks dient aan te leveren staan hieronder in tabelvorm, waarbij het per cel steeds gaat om het totaal aantal jaarkilometers van al uw werknemers samen per kalenderjaar. U dient uw jaargegevens uiterlijk 1 juli van het daaropvolgende jaar in te dienen. De hoofdstukken verwijzen naar de hoofdstukken van de te verschijnen handreiking.

[1] Onder jaarkilometers verstaan we het totaal aantal kilometers dat alle werknemers samen in een jaar reizen voor woon-werk of zakelijke redenen.
[2] Batterij of waterstof.
[3] Op het online formulier is het mogelijk om de categorie ‘Auto andere brandstoffen’ nog verder uit te splitsen in (LPG, aardgas/CNG, bio-CNG, E85 of HVO 20/30/100, dit is niet verplicht.
[4] Het openbaar vervoer wordt niet uitgesplitst naar type (trein, bus, tram, metro).
[5] Bij declaraties van ov-reizen wordt alleen gevraagd naar het gedeclareerde bedrag voor door de werknemer gekochte ov vervoersbewijzen. Dit bedrag wordt door het online formulier omgerekend naar aantal kilometers en CO2 uitstoot.

Maak uw mobiliteitsbeleid duurzaam!

Het invoeren van een individuele, maximale norm voor de CO2-uitstoot van zakelijke ritten en woon-werkverkeer per 2026 is onderdeel van de afspraken. Deze norm wordt niet ingevoerd als de CO2-uitstoot tot 2026 dusdanig is dat de reductie van 1 megaton CO2 collectief wordt gerealiseerd. Een belangrijke maatregel om de CO2-uitstoot terug te dringen is het verduurzamen van uw mobiliteitsbeleid. Ook kunt u bij de registratie rekening houden met dagen waarop de werknemer thuiswerkt. AWVN heeft al menig werkgever geadviseerd over het verduurzamen van hun mobiliteitsbeleid of het opstellen van een thuiswerk- of hybridewerken-regeling. Contacteer een van onderstaande experts voor meer informatie.