U wilt het salaris van uw medewerkers tijdig en juist betalen. Ook de Belastingdienst wil van u inzicht in de gegevens van uw medewerkers en in de loonbetalingen. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten documenten. De drie belangrijkste zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.
De loonstaat is het overzicht voor de werkgever van de verdiensten van de werknemers. Voor elke afzonderlijke werknemer is er een loonstaat.
In een loonstaat houdt de werkgever gegevens van de werknemer en zijn loon bij, zoals persoonsgegevens, toepassing van de loonheffingskorting en het nummer van inkomstenverhouding.
De Belastingdienst administreert van iedereen de inkomstenverhouding en niet de dienstbetrekking. Zou uw medewerker, bij u, meer dan één dienstbetrekking hebben, dan moeten er meerdere loonstaten aangelegd worden. Een loonstaat moet u ten alle tijden kunnen laten zien, dit kan ook digitaal.
De volgende gegevens moeten op de loonstaat staan:
• loon tijdvak
• nummer inkomstenverhouding
• loon in geld
• loon in natura, anders dan in geld
• fooien en uitkeringen uit fondsen
• aftrekposten voor alle heffingen
• verschuldigde loonbelasting
• loon voor de werknemersverzekeringen
• loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw)
• loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen
• ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen
• ingehouden bijdrage Zvw
• uitbetaald bedrag
• verrekende arbeidskorting.
De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker opgesplitst naar diverse loonvormen. Op een loonstrook staat ook het minimumloon dat voor de medewerker geldt, en gegevens die van belang zijn bij het vaststellen van een uitkering.
De volgende zaken moeten op de loonstrook voorkomen:
• de overeengekomen (of gewerkte) uren
• over welk tijdvak het loon betaald wordt
• het bedrag van het brutoloon in geld
• de samenstelling van het loon (bv basisloon, prestatiebeloning, provisie et cetera)
• het wettelijk minimumloon (ook al verdiend de medewerker meer dan dit minimumloon)
• onkostenvergoedingen
• vakantierechten
• ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies
• NAW-gegevens werknemer
• BSN-nummer
• gegevens van de werkgever.
Het is niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook af te geven. Als de bedragen exact hetzelfde zijn als de maand ervoor, kan er voor gekozen worden het niet te doen. Dit kan dus alleen als de gegevens exact hetzelfde zijn. Als werkgever moet u een loonstrook verstrekken bij:
• de eerste loonbetaling
• iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling.
De loonstrook mag digitaal worden verstrekt, maar alleen als de medewerker daarmee heeft ingestemd.
Dit is de jaarlijkse informatie voor de Belastingdienst. Alle informatie over het loon en de inhoudingen worden hier opgegeven en deze worden opgemaakt in januari van elk jaar. Dit geldt voor elke medewerker, ook medewerkers waarbij geen loonheffing wordt ingehouden. Thuiswerkers en freelancers kunnen namelijk (delen van het jaar) niet onder de loonbelasting vallen. Opgave aan de Belastingdienst hoeft overigens niet bij betalingen aan zelfstandige ondernemers, zzp’ers.
Volgens de Belastingdienst moeten op de jaaropgave in ieder geval de volgende gegevens worden vermeld:
• gegevens van de medewerker
• het loon dat de werknemer in het lopende kalenderjaar heeft ontvangen (kolom 14 van de loonstaat)
• de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen (kolom 15 van de loonstaat)
• het BSN-nummer
• of er wel of niet rekening is gehouden met de loonheffingskorting
• het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting.
Als werkgever betaalt u werkgeverspremies en houdt u werknemerspremies in. De premies werknemersverzekeringen worden berekend over het loon voor de loonbelasting/ volksverzekeringen. Premies werknemersverzekeringen bestaan uit:
• WW-awf (%)
• gedifferentieerde premie WGA (per sector)
• WAO/WIA (%)
De loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) die wordt ingehouden en afgedragen door de werkgever, wordt berekend over het loon. Dit is het loon vóór loonbelasting of fiscaal loon. De inhouding loonbelasting/premie volksverzekeringen is gebaseerd op het schijventarief. Over het loon in de eerste en tweede schijf berekent de werkgever loonbelasting en premie volksverzekeringen. Over het loon in de derde en vierde schijf berekent de werkgever alleen loonbelasting en géén premie volksverzekeringen.
Voor medewerkers die de AOW-leeftijd zijn gepasseerd gelden lagere tarieven, zij hoeven immers niet meer bij te dragen voor de AOW-premie. Verder wordt er door de werkgever wel of niet een heffingskorting toegepast en wordt de arbeidskorting toegepast per medewerker.
Voor de loonadministratie bestaat een bewaarplicht van zeven jaar. Naast de loonstaat moet u alle gegevens administreren die van belang zijn bij een eventuele controle van de Belastingdienst:
• het arbeidscontract
• de opgaaf van de gegevens voor de loonheffingen
• het verzoek om tijdelijke heffingskortingen voor vroeg gepensioneerden
• kopie identiteitsbewijs
• verlof- en ziektestaten.
De bewaarplicht geldt ook voor uw software en digitale bestanden. Is er een nieuw softwarepakket, dan moet de oude informatie, tot zeven jaar terug, in het oude pakket nog steeds toegankelijk zijn.
Wat de bewaarplicht persoonsgegevens bij uitdiensttreding betreft, is er een bewaarplicht van vijf jaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor de kopie van het paspoort en de gegevens van de medewerker.
