Blog arbeidsrecht
Drie veelgestelde vragen over reorganisaties. Waarom de UWV-regels volgen als je de reorganisatie liever met vaststellingsovereenkomsten wilt realiseren, in hoeverre is reistijd een criterium bij het herplaatsen in een passende functie, en in hoeverre heb je vrijheid om te selecteren?
Waarom zou je als werkgever de UWV-regels toepassen als je in het kader van een reorganisatie geen ontslagaanvragen wilt indienen, maar beëindiging van arbeidsovereenkomsten wilt realiseren via vaststellingsovereenkomsten?
Tijdens een reorganisatie is het belangrijk om de UWV-uitvoeringsregels zoals die gelden bij bedrijfseconomisch ontslag, toe te passen – zelfs als je niet van plan bent om ontslagaanvragen bij het UWV in te dienen.
De regels bieden een duidelijke richtlijn voor een eerlijke en transparante afhandeling van ontslagen. Door deze te volgen, wordt duidelijk wat de bedrijfsvestiging is waar je naar kijkt, kun je een goede peildatum vaststellen en de ontslagvolgorde bepalen. Ook kun je op de juiste manier vorm en inhoud geven aan je herplaatsingsinspanningen. Toepassing van de UWV-regels zorgt ervoor dat je je (voorgenomen) besluitvorming zo veel mogelijk objectiveert en dat je beslissingen onderbouwt en zorgvuldig kunt nemen.
Zo kun je die ook goed uitleggen aan de ondernemingsraad tijdens het adviestraject en aan medewerkers. Dat voorkomt discussies en eventuele procedures zoveel mogelijk. Bovendien stelt het UWV de regels periodiek bij aan de hand van ontwikkelingen in wet- en regelgeving en rechtspraak. De regels vormen daarmee een actueel kader. Het toepassen van de UWV-regels draagt ertoe bij dat de reorganisatie soepel verloopt en dit kan er bij het sluiten van de vaststellingsovereenkomsten voor zorgen dat beide partijen tevreden zijn met de uiteindelijke overeenkomst. Een reorganisatie die soepel verloopt, wekt vertrouwen. Ook bij het personeel dat wel kan blijven. Zij weten dan: mijn werkgever gaat zorgvuldig met haar medewerkers om. Personeel dat de organisatie verlaat, zal door zo te handelen, waarschijnlijk een goede ambassadeur blijven.
Het toepassen van de UWV-uitvoeringsregels tijdens een reorganisatie, zelfs zonder ontslagaanvragen bij het UWV, helpt dus om een eerlijke en transparante procedure te waarborgen en kan bijdragen aan een positieve uitkomst voor zowel werkgever als medewerker.
Herplaatsing in een passende functie: is reistijd nu wel of niet een criterium?
Deze vraag stellen bedrijven vaak. Er bestaat hier een groot misverstand over omdat het UWV anders kijkt naar reistijd in verband met verplichtingen op grond van de Werkloosheidswet (WW) én de verplichtingen die gelden bij herplaatsing van een boventallige medewerker in passend werk tijdens een reorganisatie.
In het kader van de WW hanteert UWV de richtlijn dat een reistijd van maximaal 1,5 uur enkele reis als redelijk wordt beschouwd. Dit betekent dat als de reistijd voor een nieuwe functie minder dan 1,5 uur enkele reis bedraagt en verder past bij de opleiding, ervaring en competenties van de medewerker, deze in principe passend is. De reden hiervoor is dat een langere reistijd als onredelijk kan worden beschouwd voor de medewerker omdat hij daardoor onnodig belast wordt en dit druk geeft op de werk/privé-balans.
Bij een reorganisatie (eigenlijk dus de fase die voorafgaat aan de WW-toetsing door het UWV) is reistijd in beginsel geen criterium bij het bepalen of een vacante functie passend is of niet. In theorie kan dit betekenen dat er voor een medewerker die boventallig wordt en in Zeeland woont, dat er – gezien zijn opleiding, ervaring en competenties – een passende functie beschikbaar is in Groningen, en dat de werkgever hem die functie moet aanbieden. Dit is natuurlijk geen gewenste situatie in de meeste gevallen. Het is om die reden dat in sociale plannen vaak een bepaling is opgenomen waarin de reistijd in verband met passend werk is beperkt. Vakbonden brengen dit ook vaak op tijdens de onderhandelingen over het sociaal plan.
Volgens de UWV-regels is het daarom belangrijk dat je na de aanzegging van de boventalligheid met de medewerker in gesprek gaat. Je moet een herplaatsingsgesprek voeren. Daarin bespreek je met de medewerker zijn wensen en neem je bijvoorbeeld samen zijn curriculum vitae door om te kijken welke ervaringen en opleidingen de medewerker heeft opgedaan binnen en buiten de organisatie. Zo kun je beter kijken welk werk voor de medewerker passend kan zijn. Wat je óók bespreekt is of, en zo ja, in hoeverre de medewerker zijn beschikbaarheid voor passend werk zelf wil beperken. De medewerker kan bijvoorbeeld aangeven geen werk te willen aanvaarden buiten een bepaalde reistijd, op specifieke locaties of dat er beperkingen zijn t.a.v. werkdagen of zelfs heel specifieke functies. Mocht dergelijk werk toch passend lijken en beschikbaar, dan hoef je dit werk niet aan de betreffende medewerker aan te bieden, maar mag je dit ook aan een andere medewerker aanbieden. Het is hierbij natuurlijk wel belangrijk dat de beperkingen goed zijn vastgelegd en de medewerker weet wat hiervan de gevolgen zijn. Er moet namelijk sprake zijn van informed consent. Wil je het werk voor de zekerheid toch aanbieden? Dat kan. De medewerker mag dat dan wel weigeren zonder gevolgen.
Let op: in een cao of sociaal plan kunnen afspraken staan die de maximale reistijd bij herplaatsing bepalen. Ga altijd na of dit in jullie situatie speelt zodat je hiermee rekening kunt houden. Ga je een sociaal plan afsluiten? Denk dan goed na welk objectief reistijdcriterium je passend vindt in de situatie die speelt.
Hoeveel vrijheid heb je als werkgever om werknemers te selecteren – of heb je altijd te maken met het afspiegelingsbeginsel?
Als werkgever heb je in Nederland beleidsvrijheid bij het vormgeven van een reorganisatie. Dit betekent dat je in bepaalde gevallen zelf kunt bepalen welke medewerkers je wilt selecteren voor nieuwe functies, vooral als het gaat om écht nieuwe functies waarin geen of slechts een beperkt deel van de oude functie terugkeert. Dit wordt soms wel de stoelendansmethode genoemd. Medewerkers moeten dan solliciteren op de nieuwe functies en er vindt een selectieproces plaats. Je kunt als werkgever dan kiezen welke medewerker je het meest geschikt vindt voor die functie. Dit moet je wel zo objectief mogelijk doen. Toepassing van het afspiegelingsbeginsel is dan niet aan de orde.
Afspiegelingstool
Bij reorganisaties wil je snel, zorgvuldig én transparant handelen. Het bepalen van de ontslagvolgorde via afspiegeling is daarbij een cruciale stap.
AWVN-adviseurs en AWVN-advocaten kunnen je hierbij ondersteunen met deskundige en persoonlijke begeleiding – ondersteund door de AWVN-afspiegelingstool. Daarmee ben je verzekerd van een accuraat en efficiënt proces voor het vaststellen van de ontslagvolgorde, volledig volgens de regels van het UWV.
Wanneer functiegroepen echter behouden blijven (maar moeten inkrimpen), of wanneer er sprake is van uitwisselbaarheid tussen de oude en de nieuwe functies (maar er wel minder arbeidsplaatsen zijn voor die nieuwe functies), dan moet je je als werkgever houden aan het afspiegelingsbeginsel om een eerlijke en objectieve selectie te waarborgen. Het afspiegelingsbeginsel zorgt ervoor dat de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand voor en na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk blijft. Medewerkers worden ingedeeld in leeftijdsgroepen, en binnen elke groep komen de medewerkers met het kortste dienstverband als eerste in aanmerking voor ontslag.
Kortom, bij reorganisaties heb je als werkgever een bepaalde mate van vrijheid om medewerkers te selecteren voor nieuwe functies, maar deze vrijheid is niet onbeperkt. Er zijn specifieke regels en principes die gevolgd moeten worden, zoals het afspiegelingsbeginsel. Dit is geregeld in de Ontslagregeling en de UWV-uitvoeringsregels zoals die gelden bij bedrijfseconomische redenen.
