Home / Nieuws / Samenwerking en leiderschap op afstand
donderdag 14 mei 2020

Samenwerking en leiderschap op afstand

Vanaf het moment dat het coronavirus de maatschappij, organisaties en ons (werkende) leven op zijn kop heeft gezet, werken we massaal thuis en digitaal. Niemand weet hoe lang dit gaat duren en wat ons precies te wachten staat. Inmiddels beginnen we wel gewend te raken aan online werken en onderzoeken wat we, op basis van deze ervaringen, willen behouden en uitbouwen in onze werkwijze.

Dit brengt onherroepelijk vragen met zich mee voor organisaties, directieteams, managers, teamleiders over samenwerking en leiderschap op afstand, zoals:
• hoe houden we verbinding met onze mensen als thuiswerken de nieuwe norm wordt?
• hoe geven we dan sturing en samenwerking vorm?
• hoe sluiten we in deze virtuele wereld aan op de individuele behoefte van onze mensen.

Werken in virtuele teams is niet nieuw. De basisprincipes van vertrouwen, communicatie, besluitvorming en aansturing gelden hier ook . “Op afstand werken” heeft echter wel impact op de groepsdynamiek en de organisatiecultuur. Daar moet je de manier van werken op aanpassen. Persoonlijke waarden en voorkeuren in gedrag zijn hierbij een belangrijke factor.

AWVN ondersteunt werkgevers met maatwerk (online-)advies, trainingen en workshops waarin gedrag en waarden het fundament vormen.

Samenwerken & communiceren
Trainingen van twee tot vier dagdelen
Tijdens een intensieve maatwerktraining vergroot u het inzicht in uzelf en anderen met behulp van Insights discovery. Deelnemers krijgen tijdens praktische oefeningen inzicht in persoonlijke voorkeursstijlen en manieren van communicatie (in offline en online situaties). Introverte types blijken vanuit de thuissituatie ineens heel extravert te kunnen zijn!
Elkaars stijlen leren kennen en herkennen maakt opbouwende feedback mogelijk en kan tot optimalisatie van de samenwerking in teams leiden. Inzicht in elkaar maakt het mogelijk om op een andere manier invulling te geven aan leidinggeven. Dit ondersteunt teams en leidinggevenden om tijdens het werken op afstand met elkaar verbonden en op elkaar afgestemd te blijven. Wij zorgen voor een op uw situatie afgestemde training!

Leiderschap en visievorming
Procesbegeleiding van twee tot vier dagdelen
Het zijn turbulente tijden voor u als werkgever. De coronacrisis heeft grote weerslag op uw organisatie en dus ook op uw arbeidsverhoudingen. Deze onzekere tijd roept spanning en vragen op, onder meer naar helderheid en hoe nu alles geregeld moet worden. Het is een zoektocht naar waar u stond voordat de crisis uitbrak en waar u nu staat.
De praktische en prangende onderwerpen die al besproken zijn,  formatie, eventuele andere roosters, opname vakantiedagen, eventuele NOW-aanvraag et cetera, worden direct gevolgd door vragen over de vervolgstappen. Wat betekent deze tijd voor nieuwe cao’s, mogelijke sociale plannen, heroverwegen van gemaakte cao-afspraken, de cao-onderhandelingen? Er rijzen vragen over inhoud, proces, richting, en vorm van het overleg: wat past nu?
Wat bespreekt u met wie en hoe? Vragen voor directies, crisisteams, HR! Hoe doet u dat met uw mensen en met de traditionele overlegpartners zoals de ondernemingsraad en/of de vakorganisaties?
Vanuit de AWVN-visie op constructieve arbeidsverhoudingen, onze ervaring met onderhandelingen en de kennis van de online mogelijkheden, begeleiden onze adviseurs u in deze coronacrisis bij het vertalen van uw bedrijfsdoelstellingen in een heldere HR-strategie.

Meer informatie Neem contact op met Jan de Kramer en Reinout Scholte.

Samenwerken en leiderschap op afstand: virtuele teams in een virtuele organisatie. Principes en praktische handreikingen

Principe 1 Helderheid helpt
Iedereen zoekt op zijn eigen manier naar helderheid en houvast. Dat geeft een gevoel van rust. In organisaties kijken we naar de directeur en naar HR voor de randvoorwaarden. En voor het eigen werk kijken de meesten naar hun direct leidinggevende en hun directe collega’s: wat wordt er van mij verwacht? Uitgesproken verwachtingen en heldere afspraken helpen om de goede dingen te doen. Dat begint bij helderheid van leidinggevenden, maar daar stopt het niet.

Principe 2 Samen zoeken geeft meer rust
Als team samen zoeken naar de beste vorm van samenwerken, zorgt voor effectiviteit. In gesprek gaan over wat er moet, hoe je dat het beste kunt doen en wie je daarvoor nodig hebt. Zo krijg je gedeelde richting en het gevoel van samenhang.

Principe 3 Extra aandacht op de ‘zachte kant’, juist nu!
De huidige situatie geeft onzekerheid. Persoonlijk en op het werk. Dat maakt je onrustig en doet het vertrouwen geen goed. Daarbij is door de afstandsmaatregelen online communicatie nu het tijdelijke normaal. Dat heeft consequenties voor (het bouwen aan) het vertrouwen. Virtueel overleg roept allerlei nieuwe spanningen op:
• technische problemen waardoor je letterlijk ‘uit verbinding’ valt
• werken vanaf de thuiswerkplek kan voor onrust in de thuissituatie zorgen
• online vergt in cognitief opzicht meer van ons dan gewoon overleg – daarom word je er ook veel eerder moe van
• er is geen gelegenheid even contact te maken met anderen buiten de overlegsetting. Even koffie halen en dan afstemmen, is er niet meer bij.
Dit alles is belangrijk om je te realiseren, want de kwaliteit van het contact (en dus vertrouwen) wordt voor meer dan de helft door/op gevoel bepaald.

Praktische tips: wat helpt (nu, nog meer dan anders)?
Speel open kaart. Online samenwerken is voor vrijwel iedereen nieuw, durf (ook als leidinggevende!) te benoemen dat je experimenteert en wat dit met jou doet. Wat weet je wel én vooral: wat weet je allemaal niet?
Wees uitnodigend en geef anderen het voordeel van de twijfel. Door zelf helder te zijn over je persoonlijke situatie en onzekerheden, nodig je anderen uit ook mededeelzamer te zijn. Onderzoek nog actiever wat er aan de hand is als een ander in jouw ogen vreemd gedrag vertoont.
Samen werken is samen leren. Het gedeelde ongemak van online overleg zorgt ook voor een vorm van gemeenschappelijkheid. Leer samen hoe dit overleg werkt, hoe je zo toch kunt samenwerken en geef dit gezamenlijk vorm. Humor kan hierbij een mooie sleutel zijn, neem jezelf niet te serieus.
• Benut participatie en creativiteit. In  tijden van crisis komt veel creativiteit vrij. We vinden andere en nieuwe manieren om problemen op te lossen, soms dwars door bestaande structuren heen. Maak gebruik van de betrokkenheid en talenten die zich aandienen.
• Organiseer het overleg op afstand. Een goede gespreksleider is essentieel. Deze zet heldere spelregels (spreektijd/hoe vragen stellen et cetera) uiteen bij de start van de meeting en leidt het gesprek op basis daarvan. Zorg voor een check in. Hoe is het met je? En wat is voor jou in dit gesprek belangrijk, het doel? Zorg voor een check out. Hoe was het overleg voor jou? Wat neem je mee?
• Stimuleer de dialoog. Zorg voor een organisatiebrede dialoog met behulp van online instrumenten, en ondersteun leidinggevenden met tips/externe facilitering van teambijeenkomsten, stimuleer het onderhouden van individueel contact met medewerkers.
Zorg voor een heldere structuur en ritme. Stel samen met communicatie-experts een helder draaiboek op waarin je vastlegt waarom (met welk doel) je wat richting wie (onderscheid doelgroepen) wat communiceert en hoe je dit doet (manier, frequentie). Meet wat effectief is, en zorg voor interactie – door informatie niet alleen te brengen maar ook te halen.