Werven van personeel

Als er sprake is van een nieuwe dienstbetrekking, moet de werkgever – voordat de werknemer begint met werken – van de werknemer zijn gegevens ontvangen en de identiteit van de werknemer vaststellen. De werknemer moet aan de werkgever de volgende gegevens overhandigen:
• naam en voorletters
• geboortedatum
• BSN/sofinummer
• adres
• postcode en woonplaats
• woonland en regio als hij niet in Nederland woont
• verzoek om loonheffingskorting wel/niet toepassen.

De werknemer is verplicht om zich bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst tegenover de werkgever te identificeren. De uitzendkracht heeft deze verplichtingen jegens de uitzendonderneming, omdat hij daar in dienst treedt.
De werknemer is tevens verplicht tijdens het werk een identiteitsbewijs bij zich te hebben. Bij controles op de werkplek moet iedere werknemer zich kunnen identificeren.
Bij de tewerkstelling van vreemdelingen gelden extra identificatieverplichtingen op grond van de Wet arbeid vreemdelingen. Op grond van de WAV hebben zowel de uitzendonderneming als formele werkgever en de inlenende werkgever als feitelijk werkgever identificatieverplichtingen.

Bij de indiensttreding is het tonen van het rijbewijs niet voldoende als identiteitsbewijs. Het is namelijk van belang dat de nationaliteit kan worden vastgesteld. Een paspoort, identiteitskaart of een vreemdelingendocument is wel voldoende.

De identificatieplicht voor de werkgever bestaat uit drie delen.

Verificatieplicht
Dit houdt in dat u als werkgever het identiteitsbewijs van uw werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid. Als de geldigheid van het identiteitsbewijs van een werknemer gedurende het dienstverband verloopt, hoeft u deze niet te vervangen. Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding.

Bewaarplicht
Dit houdt in dat u als werkgever een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt. Deze kopieën dienen bewaard te worden in de administratie. De wettelijke bewaartermijn hiervoor is tot vijf jaar na beëindiging van het dienstverband.

Zorgplicht
Dit houdt in dat u als werkgever uw werknemers erop dient te wijzen dat zij tijdens hun werk een geldig, origineel identiteitsbewijs bij zich moeten hebben. Dit geldt ook voor uitzendkrachten en gedetacheerden.

Als u een uitzendkracht inhuurt via een uitzendbureau, moet u ook als inlenende werkgever het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor het begin van de werkzaamheden.
Sinds 1 januari 2014 is het niet langer toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs van een uitzendkracht te maken. Dit geldt echter niet voor buitenlandse uitzendkrachten die een niet-EU-nationaliteit (EU: inclusief EER en Zwitserland) hebben. Op grond van artikel 15 Wet Arbeid Vreemdelingen is een inlenende werkgever verplicht van deze werknemers een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie op te nemen.
U kunt de identiteit van de uitzendkracht aantonen op basis van persoonsgegevens die u opslaat in uw administratie. Dit zijn gegevens zoals naam, adres, geboortedatum, BSN, nationaliteit, soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs.

Het is belangrijk het zoekproces naar een nieuwe medewerker zo vroeg mogelijk te starten. Het kan namelijk zo zijn dat uw nieuwe werknemer een opzegtermijn heeft bij zijn huidige werkgever.

Voordat u daadwerkelijk een nieuwe werknemer in dienst heeft dient u een aantal fasen te doorlopen.
1. Voorbereidingsfase. Tijdens deze fase bereidt u de werving en selectie voor. Dat houdt in dat u vaststelt wie er verantwoordelijk is voor het opvullen van de vacature, het plannen van het (objectieve) wervings- en selectieproces, etc.
2. Wervingsfase. Tijdens deze fase stelt u een functieprofiel en een werknemersprofiel op. Als u dat heeft gedaan, kunt u gaan bepalen via welke kanalen u wilt gaan werven. U gaat in deze fase ook daadwerkelijk potentiële kandidaten werven, wat inhoudt dat u de vacature plaatst – online of in een advertentie.
3. Selectiefase. Nadat naar aanleiding van de vacature u de sollicitatiebrieven heeft verzameld, dient u een voorselectie te maken op grond van een aantal basiscriteria. Daarna selecteert u op basis van de inhoud van de brief. Uiteindelijk nodigt u drie tot vijf kandidaten uit voor een eerste gesprek. Meestal vindt daarna nog een tweede gesprek plaats voordat de definitieve keuze wordt gemaakt.
4. Contractingfase. In deze fase wordt de arbeidsovereenkomst opgesteld, die de gekozen kandidaat ter ondertekening wordt voorgelegd. Als de kandidaat akkoord gaat met de arbeidsvoorwaarden en de arbeidsovereenkomst getekend retour heeft gezonden, kunnen de nodige voorbereidingen voor de ontvangst en het inwerken van de nieuwe medewerker worden getroffen. Zie ook de bijgevoegde checklist medewerker in dienst.

Checklist voor het in dienst nemen nieuwe medewerker
inwerkprogramma opgesteld
inwerkprogramma uitgevoerd
arbeidscontract getekend
loonbelastingverklaring
aanmelden belastingdienst
verklaring omtrent gedrag verkregen
personeelsgids uitgereikt
kopie legitimatie ontvangen
kopie diploma’s ontvangen
aangemeld bij ict-systemen (accounts, software)
aangemeld bij pensioenfonds
toegangspas aangevraagd en uitgereikt
veiligheidsbeleid en vluchtroute uitgelegd