Vaste kostenvergoeding met terugwerkende kracht niet gericht vrijgesteld

Een werkgever kan een vaste kostenvergoeding niet met terugwerkende kracht gericht vrijgesteld toekennen voor kosten die werknemers al hebben gemaakt. Dat concludeert de Kennisgroep loonheffing algemeen in een recent standpunt. Om een vaste kostenvergoeding onbelast te kunnen uitbetalen is eerst een onderzoek nodig, dat mag niet achteraf.

Hoe zit het ook alweer met vaste kostenvergoedingen?

Voor gericht vrijgestelde vergoedingen en intermediaire kosten mag een werkgever een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:
• het bedrag van de vrijstellingen en kosten moet aannemelijk zijn
• het moet duidelijk zijn uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijgestelde en andere kostenposten)
• de vaste kostenvergoeding is onderbouwd met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten.

Voor een vaste vergoeding voor reis- en thuiswerkkosten gelden minder strikte regels.

In de voorgelegde situatie besloot een werkgever in september 2025 om werknemers vanaf 1 april 2025 een vaste kostenvergoeding van € 50 per maand toe te kennen. De werkgever liet tussen september en november een kostenonderzoek uitvoeren. Op basis daarvan vond de inspecteur de hoogte van de vergoeding aannemelijk. De vergoeding over de verstreken periode werd in december in één bedrag uitbetaald.

Toch kan de werkgever de gerichte vrijstellingen niet toepassen op de vergoeding voor de maanden april tot en met november. Volgens de Kennisgroep moet een vaste vergoeding zijn gebaseerd op onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten én bedoeld zijn om toekomstige kosten te dekken. Het onderzoek moet daarom zijn afgerond voordat de werknemer de kosten maakt die met de vergoeding worden gedekt.

Werkelijke kosten kunnen wel achteraf worden vergoed 
De werkgever kan de daadwerkelijk gemaakte kosten wel achteraf vergoeden op declaratiebasis. Daarvoor moet hij aannemelijk maken dat de werknemer de kosten heeft gemaakt en dat deze onder een gerichte vrijstelling vallen. Facturen zijn daarvoor een mogelijkheid, maar ook ander bewijs kan volstaan. De inspecteur beoordeelt of de onderbouwing voldoende is.

Wat betekent dit voor werkgevers?
Wie een nieuwe vaste kostenvergoeding wil invoeren, doet er goed aan eerst de relevante kosten te onderzoeken en de vergoeding daarna vast te stellen. Leg daarbij vast op welke kostencategorieën de vergoeding ziet en hoe de hoogte ervan is bepaald. Pas daarna kan gestart worden met het onbelast uitbetalen van de vergoeding.
Heeft een werkgever al kosten gemaakt voordat de vaste vergoeding is vastgesteld? Eventueel kunnen dan de werkelijke kosten op declaratiebasis vergoed worden.
Hetzelfde doet zich voor als het kostenonderzoek waarop de vaste, algemene kostenvergoeding is gebaseerd niet meer aansluit bij de werkelijke kosten, bijvoorbeeld omdat ambulante werknemers minder vaak dan vroeger klanten bezoeken door toenemende online overleggen. Het is raadzaam om het onderzoek waarop de kostenvergoeding  is gebaseerd elke paar jaar kritisch tegen het licht te houden en zeker wanneer u vermoedt dat het kostenpatroon van de medewerkers aanzienlijk is veranderd.

Hulp is onderweg!
De fiscaal specialisten van AWVN denken graag mee over het invoeren van een vaste kostenvergoeding en welke stappen daarvoor nodig zijn. Ook kunnen zij behulpzaam zijn bij het (hernieuwd) opzetten en uitvoeren van een kostenonderzoek onder werknemers. Neem daarvoor gerust contact op met Armand Lahaije of Hans de Vries.