Hoe zit het ook al weer met de WKR?
Als hoofdregel van de WKR geldt dat alles wat een werkgever aan de werknemer geeft of ter beschikking stelt, belast loon vormt. De werkgever bepaalt vervolgens wie de belasting betaalt: de werknemer of de werkgever. Als de werkgever ervoor kiest de belasting te betalen, dan past hij de werkkostenregeling toe.
De werkgever mag niet onbeperkt allerlei beloningen onder de WKR brengen, sommige vormen van loon (bijvoorbeeld de bijtelling wegens het privégebruik van een auto van de zaak) moeten altijd werknemersloon blijven waardoor de werknemer daarover belasting betaalt.
Als de werkgever de werkkostenregeling toepast dan gelden er gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen voor specifieke beloningen. Zo geldt er een gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoedingen van € 0,23 per kilometer (bedrag 2025) en mag koffie of thee die de werknemer op kantoor geniet op nihil gewaardeerd worden.
Als er geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt, dan komt het loonvoordeel ten laste van de zogeheten vrije ruimte. Pas als de werkgever die overschrijdt moet er 80% belasting betaald worden.
Voor beloningen die ten laste van de vrije ruimte komen, geldt dat het gebruikelijk moet zijn dat de werkgever de belasting voor zijn rekening neemt. Deze voorwaarde is opgenomen om te voorkomen dat een werkgever incidentele hoge beloningen onder de WKR brengt. Over dat laatste punt heeft de Belastingdienst nu meer duidelijkheid gegeven.
Vorige week heeft de kennisgroep van de Belastingdienst meer duidelijkheid gegeven over de vraag welke beloningen een werkgever onder de werkkostenregeling (WKR) mag brengen.
Gebruikelijkheid en doelmatigheidsgrens
Sinds de introductie van de WKR heeft de Belastingdienst gezegd dat als de werkgever per jaar maximaal € 2.400 per werknemer ten laste van de vrije ruimte (voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon 2%; boven de € 400.000 1,18% van de loonsom) brengt, de gebruikelijkheid niet ter discussie staat. De Belastingdienst noemt dit de doelmatigheidsgrens.
Recent heeft de dienst verduidelijkt dat de doelmatigheidsgrens alleen geldt voor beloningen waarvan niet bij voorbaat vaststaat dat die gebruikelijk zijn. Daarover bestond in de praktijk onduidelijkheid. Moet een werkgever die een kerstpakket in de vrije ruimte onderbrengt (wat zeer gebruikelijk is), de waarde daarvan meetellen bij het beoordelen of de € 2.400-grens wordt overschreden of niet?
In een aantal voorbeelden legt de Belastingdienst nu uit dat dit niet hoeft. Die past de € 2.400-grens alleen toe als de gebruikelijkheid ter discussie staat. De werkgever loopt daardoor minder snel het risico op een discussie met de belastingdienst. Daarbij gaat het vooral om loonbestanddelen in geld (loon, bonus, klimaatbudget). Bij verstrekkingen, zoals behalve het kerstpakket ook de zomer-bbq en het eindejaarsfeest, is het veelal gebruikelijk dat de werkgever deze onderbrengt in de vrije ruimte.
Conclusie
Door deze verduidelijking ontstaat er minder snel discussie over de vraag of de werkgever de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan gebruiken voor een beloningsvoordeel. Alleen als onduidelijk is of het gebruikelijk is dat de werkgever belasting betaalt over een loonvoordeel, dan komt de € 2.400-grens in beeld. Dat bedrag, € 2.400, kan de werkgever altijd benutten – zelfs als het voordeel hoger is dan dat bedrag. In dat laatste geval valt € 2.400 in de vrije ruimte, en vormt alleen het meerdere daarvan, werknemersloon waarover de werknemer zelf belasting betaalt.
