Duurzaam productiever werken begint volgens Steven de Jong, adviseur arbeidstijden, met een simpele vraag: hoe krijg je het werk gedaan zonder medewerkers te overbelasten? In een krappe arbeidsmarkt zoeken veel organisaties volgens hem naar manieren om met de beschikbare capaciteit toch voldoende werk te verzetten.
Een belangrijk deel van het antwoord ligt in de manier waarop roosters worden ingericht. Meer uren vragen van dezelfde medewerkers kan op korte termijn verlichting bieden, maar vergroot op langere termijn het risico op vermoeidheid, verzuim en verloop. Hoe zorg je er daarom voor dat roosters niet alleen efficiënt zijn, maar ook gezond, werkbaar en toekomstbestendig? De Jong gaat er in deze blog op in.
Werk slimmer inrichten
Duurzaam productiever werken betekent dat organisaties het werk slimmer inrichten, terwijl medewerkers gezond, gemotiveerd en inzetbaar blijven. Daarbij speelt de kwaliteit van het rooster een belangrijke rol. Een rooster is meer dan een planning van diensten. Het bepaalt wanneer mensen werken, wanneer zij herstellen, hoeveel grip zij ervaren en hoe goed de beschikbare capaciteit wordt benut.
Volgens het AWVN-model wordt duurzame productiviteit stap voor stap opgebouwd: vanuit cultuur, via zeggenschap, ergonomie en voorspelbaarheid, naar de kwaliteit van het rooster. Die roosterkwaliteit vormt de basis om duurzaam productiever te werken.
Cultuur als fundament
De basis ligt in de cultuur van de organisatie. Roosters worden niet alleen gemaakt met systemen, regels en bezettingsnormen. Ze worden vooral gevormd door de manier waarop mensen samenwerken, keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen.
In sommige organisaties is het vanzelfsprekend om altijd ‘ja’ te zeggen tegen extra diensten. In andere organisaties worden roosterproblemen informeel opgelost, waardoor de belasting steeds bij dezelfde medewerkers terechtkomt. Soms wordt vermoeidheid niet uitgesproken, of worden roosterafspraken wel gemaakt maar niet consequent toegepast.
De cultuur bepaalt dus hoe er naar arbeidstijden wordt gekeken. Is een rooster vooral een logistieke puzzel die rond moet? Of is het ook een middel om gezond, eerlijk en productief te werken? Duurzaam productiever werken vraagt om gedeelde verantwoordelijkheid van planning, leidinggevenden, HR en medewerkers.
Zeggenschap
Vanuit die cultuur ontstaat ruimte voor zeggenschap. Medewerkers willen niet alleen weten wanneer zij werken, maar willen ook enige invloed hebben op hun werktijden. Dat betekent niet dat alles mogelijk is. De bezetting moet kloppen, het werk moet doorgaan en er zijn vaak duidelijke grenzen vanuit de operatie.
Binnen die grenzen is vaak meer mogelijk dan vooraf wordt gedacht. Denk aan voorkeuren opgeven, invloed op vrije dagen, meedenken over roosterregels of samen knelpunten bespreken. Als medewerkers ervaren dat hun situatie serieus wordt genomen, vergroot dat het draagvlak en wordt het rooster beter uitvoerbaar.
Ergonomie
Een rooster moet niet alleen passen bij het werk, maar vooral ook bij wat mensen fysiek en mentaal aankunnen. In het AWVN-model is ergonomie daarom de breedste pijler: het is een doorslaggevende voorwaarde voor duurzame productiviteit. Zeker bij onregelmatige werktijden, vroege diensten, avonddiensten of nachtdiensten is dit essentieel.
Een ergonomisch rooster houdt rekening met voldoende hersteltijd, een logische volgorde van diensten en het voorkomen van te zware reeksen. Juist bij krappe bezetting komt dit onder druk te staan. Dan wordt sneller gevraagd om extra diensten, kortere rust of meer flexibiliteit. Op termijn kan dat leiden tot vermoeidheid, uitval, verzuim of vertrek.
Voorspelbaarheid
Naast zeggenschap en ergonomie is voorspelbaarheid belangrijk. Voor organisaties is flexibiliteit nodig, maar medewerkers moeten hun werk ook kunnen combineren met hun privéleven, herstel, mantelzorg, opleiding of sociale afspraken.
Een rooster dat pas laat bij medewerkers bekend is of voortdurend wijzigt, veroorzaakt onrust. Voorspelbaarheid betekent niet dat er nooit iets mag veranderen. Het betekent wel dat de spelregels helder zijn. Wanneer is het rooster bekend? Hoe gaan we om met wijzigingen? Wie mag ruilen? En wanneer is extra beschikbaarheid nodig? Hoe duidelijker deze afspraken zijn, hoe beter flexibiliteit te organiseren is.
Van roosterkwaliteit naar duurzaam productiever
Cultuur, zeggenschap, ergonomie en voorspelbaarheid komen samen in de kwaliteit van het rooster. Een rooster kan op papier sluitend zijn, maar in de praktijk toch niet goed werken. Bijvoorbeeld omdat medewerkers weinig invloed ervaren, omdat diensten te zwaar op elkaar volgen of omdat het rooster te laat bekend is.
Andersom kan een rooster dat misschien niet maximaal efficiënt lijkt, in de praktijk juist meer opleveren. Denk aan minder ruilingen, minder uitval, meer rust en meer betrokkenheid. De kwaliteit van het rooster bepaalt dus niet alleen of de bezetting klopt, maar ook of de gekozen oplossing houdbaar is.
Voldoet het rooster?
Wie duurzaam productiever wil worden, moet daarom verder kijken dan de vraag of het rooster qua bezetting rondkomt. Minstens zo belangrijk is de vraag of de manier waarop die bezetting wordt georganiseerd ook vol te houden is.
Een goed rooster helpt om schaarse capaciteit beter te benutten. Niet door medewerkers maximaal te belasten, maar door het werk slimmer te organiseren. Dat levert voordelen op voor de organisatie én voor medewerkers. Er ontstaat meer rust, meer duidelijkheid en meer ruimte om het werk goed te blijven doen.
Duurzaam productiever werken gaat niet om harder werken, maar draait om beter organiseren van werk. Wie investeert in cultuur, zeggenschap, ergonomie en voorspelbaarheid, werkt niet alleen aan betere roosters, maar ook aan gezonde inzet, minder verspilling van capaciteit en een organisatie die op langere termijn productief kan blijven.
