Wanneer mag je als werkgever zelf kiezen wie je herplaatst?

Laat je werknemers solliciteren op passende functies, of kun je hen ook direct herplaatsen? In dit tweede deel van het drieluik over reorganiseren gaan we in op de ruimte die je als werkgever hebt bij herplaatsing en waar de juridische grenzen liggen.  In dit artikel lees je hoe je die ruimte bepaalt en het herplaatsingsproces juridisch zorgvuldig inricht. 

Advocaat arbeidsrecht Eva de Graaff geeft tekst en uitleg over het reorganisatieproces. Vandaag het tweede deel over herplaatsing en speelruimte.

In het eerste deel van dit drieluik stond omgekeerd afspiegelen centraal: Dit is een specifieke vorm van herplaatsen. Het gaat daarbij om nieuwe functies waarin (een deel van) het oude werk terugkomt. In die situaties heeft de werkgever minder speelruimte: het systeem stuurt je terug naar de bekende afspiegelingsregels als er meerdere geschikte werknemers zijn voor de nieuwe functie. Als er geen sprake is van werk dat terugkomt in nieuwe functies, dan verschuift de aandacht naar het bredere kader van herplaatsing. Maar betekent dat dat je zelf mag kiezen welke boventallige werknemer je herplaatst op een passende functie? Deze vraag zal ik beantwoorden.

Wanneer heb je ruimte om te kiezen?
De opties die je als werkgever hebt, worden grotendeels bepaald door de vraag of functies die vervallen uitwisselbaar zijn met eventuele nieuwe functies en of (een deel van) het oude werk terugkomt in die nieuwe functies. Als nieuwe functies uitwisselbaar zijn met oude functies of als een functiegroep wordt ingekrompen, geldt het afspiegelingsbeginsel en is er in feite geen ruimte om zelf te kiezen wie blijft en wie vertrekt.

Dan kan het zijn dat je werknemers op nieuwe functies moet plaatsen en dus geen keuze hebt. Dat is een punt dat in de praktijk nog wel eens wordt onderschat. De wens om te sturen op kwaliteit of toekomstbestendigheid botst daar met de juridische systematiek. Het is van belang deze toets te doen voordat de adviesaanvraag wordt ingediend, zodat je eventueel het ontwerp van je de nieuwe organisatie daarop nog kan aanpassen.

Dat verandert als sprake is van nieuwe functies die niet uitwisselbaar zijn met de oude functies en waarin het oude werk ook niet in relevante mate terugkomt. In zulke situaties ontstaat meer ruimte om te selecteren op geschiktheid. Dat geeft werkgevers de mogelijkheid om te beoordelen welke werknemer het beste aansluit bij de nieuwe functie en de bijbehorende competenties. Dat vraagt tegelijkertijd om een zorgvuldige aanpak: het moet duidelijk zijn op basis van welke criteria keuzes worden gemaakt en dat die criteria op een objectieve en consistente manier zijn toegepast.

Gaat u reorganiseren of bent u aan het oriënteren?
Wij hebben alle benodigde informatie bij elkaar gezet in een gratis informatiekit.

Vraag de informatiekit aan

Herplaatsing als vast onderdeel van het ontslagproces
Hoe richt je het herplaatsingsproces in? Dit is een vraag die in de praktijk veel wordt gesteld. Want laat je werknemers solliciteren op nieuwe passende functies, of neem je als werkgever zelf de regie en plaats je mensen direct waar dat volgens jou het beste past?

De herplaatsingsverplichting is daarbij het vertrekpunt. Als werkgever moet je onderzoeken of een werknemer kan worden herplaatst in een passende functie, al dan niet met scholing. Dat onderzoek moet serieus en concreet zijn en maakt onderdeel uit van de toets of een ontslag is toegestaan. Bij het ontwerp van de reorganisatie moet worden nagedacht over wie er boventallig worden, eventueel beschikbare nieuwe functies, geschiktheid van werknemers en de manier waarop je die twee bij elkaar brengt.

Solliciteren: structuur en risico’s van de ‘stoelendans’
In dat speelveld kiezen veel werkgevers voor een sollicitatieprocedure, de zogenoemde ‘stoelendans’. Werknemers solliciteren op nieuwe functies en op basis van vooraf vastgestelde criteria wordt bepaald wie wordt geplaatst. Vanuit organisatieperspectief kan dat aantrekkelijk zijn: het geeft een gestructureerd proces en het gevoel dat je bewust kiest voor de best passende kandidaten.

De rechtspraak laat zien dat zo’n aanpak mogelijk is, mits het proces zorgvuldig wordt ingericht. Dat betekent onder meer dat functieprofielen duidelijk zijn, selectiecriteria vooraf vastliggen en dat beoordelingen navolgbaar en consistent plaatsvinden. Werknemers die na een dergelijke sollicitatieprocedure niet worden geselecteerd, hebben in het algemeen minder moeite met de uitkomst dan wanneer er geen sollicitaties plaatsvinden.

Direct herplaatsen: praktisch, maar niet vrijblijvend
Tegelijkertijd is solliciteren geen verplicht model. Er zijn ook situaties waarin het juist meer voor de hand ligt om (ook) een of meerdere werknemers direct een passende functie aan te bieden. Dit noemen we ook wel een directe herplaatsing. Denk aan een relatief kleine (re)organisatie, of aan een situatie waarin één of enkele werknemers evident de meest geschikte kandidaten zijn. In zulke gevallen kan een sollicitatieprocedure onnodig zwaar zijn en zelfs afbreuk doen aan de snelheid en de rust die je in een reorganisatie wilt creëren.

Ook bij het direct aanbieden van een passende functie aan een boventallige werknemer, geldt dat je keuzes moet kunnen uitleggen, zeker als er meerdere werknemers in beeld zijn. Het is riskant om te stellen dat iemand ‘gewoon het beste past’. Je zult moeten onderbouwen waarom dat zo is en waarom anderen niet in aanmerking komen.

Tot slot: vorm volgt inhoud
De keuze tussen solliciteren en direct herplaatsen hangt dus af van de inrichting van de reorganisatie. Het helpt om vooraf scherp te krijgen hoe functies zich tot elkaar verhouden, in hoeverre werk terugkomt en hoeveel werknemers voor een functie in aanmerking kunnen komen. Op basis daarvan kun je een proces kiezen dat zowel organisatorisch werkbaar als juridisch houdbaar is.

Werkgevers die dat goed doordenken, creëren ruimte om te sturen en houden tegelijkertijd grip op de risico’s. Werkgevers die te snel kiezen voor een ‘stoelendans’ of juist voor directe herplaatsing zonder duidelijke onderbouwing, lopen het risico dat hun keuzes achteraf ter discussie worden gesteld. Juist in een fase waarin je als organisatie vooruit wilt, kan dat voor onnodige vertraging en onzekerheid zorgen.

Drie aandachtspunten voor de praktijk

1. Bepaal eerst het speelveld, pas daarna het proces
   Breng vooraf in kaart of oude met nieuwe functies uitwisselbaar zijn en of er sprake is van oud werk dat terugkomt in nieuwe functies. Dat bepaalt of je (omgekeerd) moet afspiegelen of ruimte hebt om te selecteren. Pas daarna bepaal je of je een sollicitatieprocedure inricht of direct gaat herplaatsen, of wellicht ruimte houdt voor beide.
2. Zorg voor een uitlegbare en consistente onderbouwing
   Of je nu laat solliciteren of direct herplaatst: je keuzes moeten navolgbaar zijn. Werk met duidelijke functieprofielen, concrete criteria en leg vast hoe je tot een beslissing komt. Dat voorkomt discussie achteraf.
3. Overleg het proces met OR en/of vakbond
   Zorg dat al in de overlegfase met werknemersvertegenwoordiging het proces een onderwerp van gesprek is. Dat zorgt uiteindelijk in de uitvoering voor draagvlak.

Bij AWVN hebben we ruime ervaring met reorganisaties – in de volle breedte. Wij hebben zelfs een volledig gespecialiseerd “reorganisatie-team”, dat u bijvoorbeeld kan helpen met:

• de voorbereiding van het reorganisatieplan
• het doorrekenen van de kosten van de reorganisatie
• het opstellen en/of beoordelen van sociale plannen
• overleg met OR en/of vakbonden over nieuw sociaal plan
• bepalen, door onze functie-experts, van uitwisselbaarheid (UWV-proof)
• het doen van (complexe) afspiegelingen (met onze afspiegelingstool)
• het inrichten van herplaatsingsprocessen
• de juridische afwikkeling van eventuele ontslagen.

De complexe combinatie van sociale, juridische en organisatorische aspecten maakt maatwerk noodzakelijk. Een beproefde aanpak, praktische tools en deskundige begeleiding kunnen helpen om risico’s te beperken, processen te stroomlijnen en onvoorziene juridische gevolgen te voorkomen.

Reorganiseren: de dienstverlening van AWVN

U kunt ook contact met ons opnemen – kosteloos – te sparren over wat AWVN voor u en uw (re)organisatie kan betekenen!