Deze tips helpen leidinggevenden en HR-professionals hun werknemers te ondersteunen

• Informeer de werknemer over de effecten van de landelijke RIVM-maatregelen op het dagelijks werk. Verwijs voor de algemene richtlijnen enkel door naar betrouwbare en begrijpelijke bronnen:
  –   De website van de Rijksoverheid
  –   Eenvoudige uitleg over corona: Steffie
  –   Uitleg over corona in een andere taal: Pharos
• Communiceer over hoe het werk veilig en volgens de normen is georganiseerd
• Maak duidelijke werkafspraken. Thuiswerken verandert de verhouding van werknemers ten aanzien van hun werkzaamheden en beïnvloedt mogelijk hun productiviteit:
  –   Breng werkzaamheden goed in kaart en verspreid de workload in open overleg over het team, de Werkdruk Wegwijzer kan hierbij ondersteunen.
  –   Communiceer de verwachtingen over output/resultaten en stel deze waar nodig bij.
  –   Als het team thuiswerkt, is het belangrijk dat u als leidinggevende een verbindende rol vervult. Het onderhouden van contact met alle teamleden zorgt ervoor dat iedereen betrokken blijft bij het team en de organisatiedoelen. Arboned licht hoe een leidinggevende zich verbindend kan opstellen.
  –   Ga uit van de autonomie en eigen regie van zelfstandige werknemers ten aanzien van zijn of haar werkzaamheden. Kijk hierbij eventueel ook naar de regelmogelijkheden.

• Organiseer contact op teamniveau. Medewerkers kunnen behoefte voelen om met het gehele team (virtueel) bij elkaar te komen. Faciliteer dit door bijvoorbeeld regelmatig een online check-in te organiseren:
  –   Maak een rondje langs alle teamleden, zodat iedereen iets kan vertellen over zijn of haar persoonlijke situatie. Herkenning en erkenning van ieders situatie kweekt begrip in het team en kan functioneren als uitlaatklep.
  –   Merk de mogelijke onzekerheden die binnen het team spelen op en laat teamleden hierover vragen stellen.
  –   Draag er zorg voor dat dit een laagdrempelige vorm is voor teamleden om op persoonlijk niveau dingen met elkaar te delen, zonder dat dit als verplichting wordt ervaren.
• Creëer een open sfeer door ook uw eigen kwetsbaarheid te tonen en te delen waar u tegenaan loopt in deze periode. Door (h)erkenning zullen werknemers zich eerder geneigd voelen ook open te zijn over hun eigen uitdagingen.

• Plan extra contactmomenten in en vul deze ook op alternatieve manieren in, door bijvoorbeeld een kaart naar werknemers te sturen.
• Vraag hoe het met iemand gaat. Werknemers lopen op dit moment tegen verschillende uitdagingen aan, toon hier begrip voor. Medewerkers kunnen behoeften hebben aan een uitlaatklep of een blijk van waardering of (h)erkenning.
  –   Deze handreiking van Vilans geeft inzicht in gesprekstechnieken die een goede dialoog op gang kunnen brengen.
  –   Ga het gesprek over moeilijke onderwerpen aan en verwijs niet direct naar een hulpverlener. Het is belangrijk om goed te luisteren en zorgvuldig door te vragen. Verwijs daarna – indien nodig – pas door.
• Vraag waar de werknemer behoefte aan heeft of ondersteuning bij kan gebruiken. Ga niet betuttelen; de werknemer behoudt autonomie en eigen regie.
• Maak verwachtingen rondom productiviteit helder.
• Ondersteun waar nodig bij het inrichten van een dagstructuur. In dit document van Vilans vindt u handige tips.
• Uit uw waardering. Werknemers zijn veel eerder open over hun kwetsbaarheden in een ondersteunende werkomgeving waar ze zich gewaardeerd voelen door leidinggevenden en collega’s.
• Bekijk samen, bij een afname in werkzaamheden, hoe competenties voor de toekomst ontwikkeld kunnen worden.

Werknemers kunnen zelf in gesprekken aangeven waar zij tegenaan lopen ten aanzien van hun psychische gezondheid. Eerder benoemden we al het belang van het creëren van een open sfeer om een veilige omgeving te bieden waar ruimte is om deze signalen te benoemen. Het kan voorkomen dat iemand non-verbale signalen afgeeft die haaks staan op wat diegene zegt. Juist dan is het belangrijk om op een goede manier het gesprek aan te gaan, zonder voorbij te gaan aan de autonomie en eigen regie van de werknemer.

Bij vermoedens van psychische klachten, kunt u de app van MHFA raadplegen. Hier vindt u concrete tips, onder andere:

• Kies een rustig en geschikt moment om zorgen aan te kaarten en zoek naar een (digitale) vorm waar u zich beide op uw gemak bij voelt.
• Vertel de persoon dat u zich zorgen maakt.
• Respecteer de eigen regie en privacy van de werknemer.
• Luister en communiceer zonder oordeel.
• Bied informatie en ondersteuning aan.
  –  Verwijs hier bijvoorbeeld door naar de laagdrempelige app van MHFA als het gaat om algemene richtlijnen die (met name in deze crisisperiode) een eerste ondersteuning kunnen bieden.
• Moedig het zoeken naar professionele hulp en andere ondersteuning aan.
  –   Zie ook het hoofdstuk Rol professionele hulp van deze handreiking waar links naar instanties staan opgenomen die vanuit hun expertise op specifieke leefgebieden ondersteuning kunnen bieden.
  –   Volg de hulpvraag van de medewerker. Vraag hem of haar wanneer de hulpvraag wordt uitgezet en informeer na het verstrijken van deze periode of hij of zij de juiste hulp heeft gekregen.

In deze tijd kunnen er binnen diverse levensgebieden problemen ontstaan, bijvoorbeeld in de relationele sfeer of op financieel vlak. Controleverlies kan leiden tot stress. De gespreksleidraad werkstress helpt en inspireert om met de werknemer in gesprek te gaan. De brochure 99 oplossingen tegen werkstress helpt zowel de werknemer als werkgever om stress aan te pakken.