Versoepeling onbelast uitbetalen kosten onderweg

Vergoedt u kosten die uw werknemers maken omdat zij voor u op pad zijn? Op 5 februari  heeft de kennisgroep van de Belastingdienst een versoepeling bekendgemaakt die ziet op de voorwaarden waaronder een werkgever gebruik kan maken van de regeling die de Rijksoverheid hanteert bij het vergoeden van verblijfskosten. Ook is er een duidelijkere toelichting gegeven bij de voorwaarden. Reden genoeg om uw eigen regeling eens tegen het licht te houden.

Om welke vergoedingen gaat het?

Ambtenaren die op dienstreis zijn, hebben onder voorwaarden recht op een vergoeding van kosten voor ontbijt, lunch, diner, overnachting of kleine kosten onderweg. Deze vergoedingen zijn opgenomen in de cao Rijk. De vergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld. Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk kan deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan zijn werknemers, “mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis”.

Waarom gebruikmaken van de vergoedingen uit de cao Rijk?

Een werkgever die kosten vergoedt aan werknemers die dienstreizen maken, moet kunnen aantonen dat de vergoedingen niet te hoog zijn. De onbelaste vergoeding mag alleen de echte kosten dekken die de werknemers hebben voor bijvoorbeeld een overnachting, maaltijd onderweg of voor kleine onkosten. Uitzoeken welke kosten uw werknemers hebben kan een tijdrovend proces zijn. Gebruikmaken van de regeling die de overheid hanteert, voorkomt dit uitzoekwerk.

Wat is er nieuw?
In een eerder standpunt, uit april 2024, heeft de Belastingdienst aangegeven onder welke voorwaarden ook andere werkgevers gebruik kunnen maken van de vergoedingen uit de cao Rijk. Naast de voorwaarde dat werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden moesten verkeren als ambtenaren op dienstreis, gold toen ook de eis dat de werkgever dezelfde voorwaarden moest hanteren en dezelfde vergoedingen moest geven als die volgens de cao Rijk van toepassing zijn. Eén op één overnemen van de regeling van de overheid dus.
Nieuw is nu dat die eis niet langer geldt. Ook als u lagere bedragen vergoedt of andere eisen stelt, dan kunt u gebruikmaken van de regeling die de Rijksoverheid hanteert. U kunt bijvoorbeeld een lunchvergoeding van € 12,50 hanteren, terwijl een ambtenaar € 22,19 krijgt (waarvan € 12,97 onbelast). De voorwaarde dat uw werknemers in gelijke omstandigheden moeten verkeren als een ambtenaar op dienstreis geldt nog wel. Die eis is verduidelijkt.

‘Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren’ houdt in dat de werknemer met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd. Dit is aannemelijk als sprake is van gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden. De aard van de functie is dus van belang (zie de functies binnen het functiegebouw van de Rijksoverheid).
In zijn algemeenheid geldt dat van gelijke omstandigheden sprake is bij een achturige werkdag met de mogelijkheid van avondvertier. Ook moet sprake zijn van een dienstreis. In de cao Rijk wordt een dienstreis gedefinieerd als ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie.’ Verder speelt een rol dat ambtenaren vaak gebruikmaken van het openbaar vervoer. Ze verrichten voornamelijk kantoorwerkzaamheden en maken veelal gebruik van horeca in de buurt van kantoren en treinstations.

Als voorbeeld van een werknemer die niet vergelijkbaar is met een ambtenaar, wordt een bouwvakker gebruikt. Die is voor een periode van vier weken werkzaam aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker wordt in zijn algemeenheid geconfronteerd met andere kosten dan een ambtenaar, omdat hij zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht. Hij zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen. De bouwvakker verkeert ‘vanuit kostenoogpunt daarom dan niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis’. Bovendien zou in dit voorbeeld de vraag gesteld kunnen worden of überhaupt sprake is van een dienstreis. Een ander voorbeeld van geen vergelijkbaarheid geldt voor werknemers die aan boord van een boorplatform werken. De werkdagen zijn langer en er is geen mogelijkheid voor avondvertier.

Om welke bedragen gaat het?
We hebben hieronder de bedragen opgenomen die in de cao Rijk zijn opgenomen voor het jaar 2026. De vergoedingen mogen niet helemaal onbelast uitbetaald worden. U kunt er voor kiezen om alleen het gedeelte van de vergoeding te betalen die onbelast uitgekeerd mag worden. Dat maakt de regeling minder complex in de uitvoering.

Wat betekent dit voor werkgevers?
Veel werkgevers vergoeden kosten aan werknemers die ‘op de weg zitten’. Daarbij is belangrijk dat alleen kosten die de werknemer daadwerkelijk heeft, onbelast vergoed mogen worden. Een vaste vergoeding geven in plaats van werken met declaraties kan ook, maar dan moet wel aannemelijk zijn dat die vergoeding niet te hoog is. De regeling gebruiken die de Rijksoverheid hanteert, voorkomt dat. U hoeft niet de hele regeling één op één over te nemen, minder vergoeden of strengere voorwaarden stellen mag. Wat belangrijk is, is dat de werknemer in gelijke omstandigheden moet verkeren als een ambtenaar. Of dat het geval is, is niet altijd meteen duidelijk. Het goed beoordelen van uw eigen regeling kan veel discussie achteraf met de belastingdienst voorkomen. Het is ook mogelijk om hierover in overleg te gaan met de Belastingdienst. Uiteraard kunnen wij u hierbij ondersteunen.