Ruimte voor de ramadan bij IKEA: praktisch organiseren, samen verbinden

Filiz Sazoglu-Durmus, ED & I Leader bij IKEA Nederland, begon 25 jaar geleden in de winkel en kent de organisatie van binnen en buiten. Filiz doet zelf mee aan de ramadan en combineert daarmee persoonlijke ervaring met professionele verantwoordelijkheid. Juist die combinatie maakt haar inzichten relevant voor werkgevers die inclusie concreet willen organiseren.

Praktisch organiseren zonder dat het schuurt

Hoe geef je ruimte aan medewerkers die meedoen met de ramadan, zonder dat het wringt met roosters, bezetting en klantbelang? Het antwoord zit niet in groot beleid, maar in duidelijke afspraken, praktische oplossingen en gedeelde verantwoordelijkheid. “Als wij zeggen dat iedereen zichzelf mag zijn, dan menen we dat ook,” zegt Filiz. “Je wilt niet dat werknemers een belangrijk deel van hun identiteit moeten wegstoppen zodra ze de winkel binnenlopen.”

Inclusie is voor IKEA geen abstract begrip. De organisatie neemt geen religieus standpunt in, maar faciliteert wel dat medewerkers hun geloof kunnen beleven op een manier die bij hen past. “Uiteindelijk gaat het erom dat iedereen 100% zichzelf kan zijn, zich gerespecteerd voelt en ook gelijke behandeling en kansen ervaart, dus wat mij betreft een no-brainer. Het is alleen lastig als je bijna 6.000 medewerkers hebt, dan is het bijna altijd individuenwerk. Voor ons als werkgever betekent dit: maak ruimte waar het kan, organiseer het zorgvuldig en wees duidelijk over wat wel en niet mogelijk is.”

Pauzes, bidden en de iftar: het is echt op de minuut

Ondersteuning tijdens de ramadan draait zelden om grote aanpassingen. Het gaat om goed plannen.

Het verbreken van het vasten (iftar) is gekoppeld aan het tijdstip van de zonsondergang en verschuift gedurende de maand. Bovendien verschilt het per locatie. ‘Rond zes uur’ is dus niet precies genoeg. Ook kan de startdatum van de ramadan verschillen per stroming. Als je dit niet uitlegt, ontstaan er misverstanden.

Dit vraagt iets van leidinggevenden: vooruitkijken, roosters tijdig bespreken en verwachtingen expliciet maken. De teamleider blijft verantwoordelijk voor de planning, maar medewerkers stemmen onderling af en houden rekening met elkaar. “Het is net als met een zwangere collega,” zegt Filiz. “Daar hou je automatisch rekening mee. Ga maar iets eerder met pauze als het nodig is. Hetzelfde geldt voor een moeder die moet kolven of met een collega die vast. Je kijkt gewoon naar wat iemand op dat moment nodig heeft.”

Idealiter wordt het vasten in familiekring gebroken met een gebed, gevolgd door een maaltijd. Voor medewerkers van winkels met een avondopenstelling is dat niet mogelijk, en wordt de maaltijd zo mogelijk samen in de kantine gegeten. Of kan iemand even naar achteren voor een slokje water en een dadel en wordt er later uitgebreid gegeten. Het vraagt geen ingewikkeld beleid, maar wel begrip en planning. En soms een slimme kleine oplossing. Zo neemt Filiz zelf voor de zekerheid dadels en water mee voor het geval ze in de file staat op het moment van de iftar. Niet ideaal, wel helpend als noodoplossing.

Alle vestigingen beschikken over een stilte- of gebedsruimte. Tijdens de ramadan neemt de behoefte daaraan toe en wordt tijdelijk een extra ruimte ingericht. Dat hoeft niet complex te zijn: een rustige plek, een bidkleedje, een bordje op de deur en duidelijke afspraken volstaan.

Ook flexibiliteit in werktijden helpt. Denk aan medewerkers met een langere reistijd die op tijd thuis willen zijn voor de iftar. Door het gesprek vooraf te voeren over aangepaste tijden of thuiswerken, voorkom je knelpunten. “Ga niet zelf verzinnen waar behoefte aan is,” zegt Filiz. “Als je het vraagt, blijken het meestal kleine dingen te zijn.”

Werkbaar voor het hele team

IKEA is een commercieel bedrijf, klanten moeten geholpen worden. Tegelijk ligt de nadruk niet op het ouderwetse ‘de klant is koning’, maar op gezamenlijke verantwoordelijkheid. In IKEA-termen: give and take responsibility.

Dat betekent niet dat het altijd vanzelf gaat. Soms ontstaat er spanning en komen de medewerkers er onderling niet uit. Ikea wil een afspiegeling van de samenleving zijn en is wat dat betreft net een mini-Nederland. Als de polarisatie toeneemt in de samenleving, gebeurt dat bij Ikea ook, maar wel in mindere mate, ziet Filiz. En dat komt onder meer door de gedeelde verantwoordelijkheid en het formeel borgen van afspraken, zodat iedereen weet waar die aan toe is en er geen sprake is van willekeur.

Verbinding op de werkvloer

De ramadan blijkt in de praktijk ook een moment van verbinding. In veel winkels ontstaan gezamenlijke iftars, niet vanuit beleid maar op initiatief van medewerkers. Collega’s koken thuis en delen gerechten. “Het is altijd te veel, maar dat hoort erbij,” zegt Filiz lachend. Wat opvalt: collega’s die zelf niet vasten schuiven steeds vaker aan. Vanuit betrokkenheid en nieuwsgierigheid. Soms vast een team zelfs een dag mee om te ervaren wat het betekent. Dat levert gesprekken op die anders niet vanzelf ontstaan. “Collega’s spreken dan hun bewondering uit, wat knap dat jij dit volhoudt,” zegt Filiz.  “Maar dan zeg ik altijd, jullie doen alleen de eerste dag en geloof me die is het moeilijkst.”

Communicatie en cultuur

Volgens Filiz is het verstandig om de communicatie niet alleen te richten op collega’s die vasten. “Neem het hele team mee. Leg concreet uit wat de ramadan inhoudt, bijvoorbeeld dat er overdag niet wordt gegeten en gedronken, en wat dit betekent voor pauzes en roosters.”

Tegelijkertijd is het goed om duidelijk te maken wat niet wordt verwacht. “Collega’s hoeven niet mee te vasten of hun eigen pauzes op te geven. Door dit expliciet te benoemen, voorkom je aannames en irritatie.” Bij Ikea worden werknemers hierover geïnformeerd door middel van ED&I e-learnings voor leidinggevenden en gerichte interne updates voorafgaand aan de ramadan. Verder blijft het belangrijk om het jaarlijks te herhalen, omdat teams en situaties veranderen.

Verlof en feestdagen

Medewerkers kunnen feestdagen ruilen bij IKEA. Zo kan iemand vrij zijn met Eid al-Fitr (Suikerfeest) en op een andere officiële feestdag werken. In de praktijk ziet Filiz dat het minder om het maximaal benutten van regelingen gaat en meer om de mogelijkheid. Het gesprek hierover is doorslaggevend. Door het ruilen van feestdagen transparant te regelen, voorkom je verschillen tussen teams.

Tekst: Paula Zimmerman