Sleutelrol weggelegd voor leidinggevenden
Steeds meer werknemers melden zich ziek omdat ze overspannen zijn of een burn-out hebben. Recente cijfers van het RIVM tonen aan dat zo’n 8 procent ziekteverzuim op de werkvloer psychische oorzaken heeft.
Ook bij ProRail is verzuim vanwege psychische klachten toegenomen. Het railinfrastructuurbedrijf pakt dit aan met een training van leidinggevenden: deze laag speelt namelijk een cruciale rol in de preventie. Case-regisseur inzetbaarheid Aleid Viets van ProRail, en psycholoog Ulrika Léons Becksén van Skils (zorgaanbieder voor psychologische dienstverlening, onderdeel van Zorg voor de Zaak) vertellen.
Waarom zijn psychische klachten in relatie tot werk zo’n urgent onderwerp?
Aleid Viets, case-regisseur inzetbaarheid bij ProRail: ′Allereerst is het natuurlijk heel vervelend voor de medewerkers zelf en bieden we als werkgever passende zorg aan. Bij ons kwam het op de agenda toen we zagen dat het verzuim toenam, en dan vooral het verzuim met als oorzaak psychische klachten. Dat zorgde voor gesprekken in de directie en het managementteam. We hebben een stappenplan gemaakt en besloten dat we dit structureel wilden aanpakken. Het verlagen van het psychisch verzuim is noodzakelijk – niet alleen vanwege de kosten, maar ook omdat het de werkdruk voor andere medewerkers verhoogt. Het was dus duidelijk dat we iets moesten doen, en zo is het idee voor een training ontstaan.′
Ulrika Léons Becksén, psycholoog en directeur van Skils: ′Psychisch verzuim neemt overal toe, niet alleen bij ProRail. Dat komt mede door de digitalisering en de 24-uurseconomie, waardoor mensen minder toekomen aan herstel. Ook hybride werken, eenzaamheid en de verhoogde werkdruk dragen bij aan deze problematiek. We vragen als samenleving steeds meer van mensen, wat leidt tot structureel herstelgebrek. Het is belangrijk dat leidinggevenden leren hoe ze hiermee om kunnen gaan.′
Waarom is het trainen van leidinggevenden een cruciaal onderdeel van preventief beleid?
Aleid: ′Leidinggevenden staan dicht bij hun medewerkers en zijn vaak de eersten die signalen oppikken. Ze kunnen zorgen voor een veilige omgeving waarin medewerkers zich durven uit te spreken. Daarnaast kunnen ze ondersteuning bieden bij het vinden van een gezonde werk/privé-balans en het stellen van realistische doelen. Maar ook zij hebben behoefte aan concrete handvatten om deze rol goed te vervullen.′
Ulrika: ′Leidinggevenden hebben inderdaad een cruciale rol. Maar wat we vaak zien, is dat ze ofwel te terughoudend zijn, omdat ze bang zijn om iets verkeerds te doen, of dat ze te veel op de hulpverlenersrol leunen. In een training leren we hoe ze de juiste balans vinden: activerend begeleiden zonder de grenzen van hun rol te overschrijden.′
Waarom is een training nodig om deze vaardigheden te ontwikkelen?
Aleid: ′Veel leidinggevenden willen wel, maar weten niet precies hoe. Ze zijn bang om schade aan te richten of voelen zich niet toegerust om psychische klachten te bespreken. Een training biedt kennis en praktische tools, zodat ze met vertrouwen het gesprek aangaan.′
Ulrika: ′Precies. Tijdens de training leren ze niet alleen de signalen van psychische klachten herkennen, maar ook hoe ze effectief communiceren. Ze ontdekken dat ze niet alles hoeven op te lossen, maar dat hun rol vooral ligt in het ondersteunen en activeren van medewerkers. Dit verlaagt ook hun eigen werkdruk.′
Wat zijn de belangrijkste elementen van zo′n training?
Ulrika: ′De training begint met inzicht in psychische klachten, zoals angst, depressie en stress. Daarna bespreken we hoe leidinggevenden signalen kunnen herkennen, bijvoorbeeld veranderingen in gedrag of productiviteit. We proberen dit heel tastbaar te maken door te beschrijven hoe dit voelt voor medewerkers. Dat helpt leidinggevenden om de impact op iemands functioneren beter te begrijpen. Daarnaast besteden we veel aandacht aan het kalibreren: wat doen managers al, wat werkt wel en niet? Ze leren enorm veel van elkaars ervaringen.′
Aleid: ′Het HR-deel is ook een belangrijk element. We leggen uit hoe ons beleid werkt, wat de rol is van bedrijfsartsen, en welke mogelijkheden er zijn voor aangepast werk. Wat we zien, is dat dit altijd tot levendige discussies leidt. Managers delen ervaringen over verzuimcijfers, meldingsfrequentie en vooral ook: hoe pak je lastige situaties aan? Door de mix van deelnemers uit verschillende afdelingen ontstaan er nieuwe inzichten en oplossingen.′
Ulrika: ′Een cruciaal onderdeel is het werkgerichte protocol dat we gebruiken, met onder andere de piramide-methodiek. Dit geeft managers concrete handvatten voor de begeleiding van medewerkers. We oefenen ook met casuïstiek, zodat ze kunnen verkennen: wat is mijn ruimte, waar liggen mijn grenzen, waar ben ik bang voor? Want elke leidinggevende heeft eigen schroom of valkuilen – sommigen zijn te voorzichtig, anderen juist te direct. In de training is daarom veel ruimte voor maatwerk.′
Aleid: ′Wat heel waardevol is, is dat we aandacht besteden aan preventie. We leren managers bijvoorbeeld hoe ze vooraf het gesprek kunnen aangaan over verzuim: “Als je ziek wordt, dan gaan we dat zo aanpakken.” Dit voorkomt veel spanning als er daadwerkelijk verzuim ontstaat. Ook bespreken we hoe je signalen vroeg kunt herkennen en bespreekbaar maken. De combinatie van een psycholoog en case-regisseur als trainers zorgt ervoor dat we zowel de psychologische als de praktische HR-kant kunnen belichten.′
Hoe hebben jullie de training binnen de organisatie ingebed?
Aleid: ′We hebben de training over anderhalf jaar uitgerold met negentien sessies. De eerste trainingen waren voor managers waar meer verzuim plaatsvond. We kozen bewust voor een activerende, maar niet verplichtende aanpak. We hebben het onderdeel gemaakt van ons bredere gezondheidsmanagementbeleid. Zo hebben we bijvoorbeeld de Mental Fit Check ontwikkeld, een laagdrempelige vragenlijst waarmee medewerkers zelf kunnen toetsen hoe ze zich voelen. Dit helpt leidinggevenden om op tijd in gesprek te gaan.′
Ulrika: ′We hebben ook bewust gekozen voor een hele dag training. Dat geeft leidinggevenden de mentale ruimte om écht te leren. Ze kunnen tijdens de training hun ervaringen delen en leren van elkaar. Dit maakt het niet alleen een leerervaring, maar ook een moment van reflectie.′
Wat zijn de belangrijkste inzichten die leidinggevenden uit de training meenemen?
Aleid: ′Ze leren dat ze niet bang hoeven te zijn om in actie te komen. Een van de eye-openers is dat activering, met beleid, vaak juist goed is voor herstel. Veel managers zijn aanvankelijk terughoudend omdat ze bang zijn iemand te kunnen ‘omblazen’ als ze veel vragen. Ook leren ze dat het belangrijk is om duidelijke afspraken te maken, bijvoorbeeld over contact tijdens ziekte.′
Ulrika: ′Een ander belangrijk inzicht is dat ze niet alles hoeven op te lossen. Ze ontdekken hoe ze kunnen ondersteunen zonder zichzelf te overbelasten. Dit helpt niet alleen de medewerkers, maar verlaagt ook de werkdruk van de leidinggevenden zelf. Daarnaast leren wij ze dat je verzuimbeleid het beste vooraf bespreekt, nog voordat iemand uitvalt. Dit maakt het makkelijker om contact te houden tijdens verzuim. Medewerkers weten dan dat een wekelijks telefoontje normaal is en niet bedoeld is om druk uit te oefenen, maar om in verbinding te blijven. Werk geeft structuur, afleiding, verbinding en zingeving. Het zorgt ervoor dat de arbeidsconditie op peil gehouden of opgebouwd wordt. Dat betekent dat werken en herstellen prima samen kunnen gaan.′
Wat zijn de resultaten van de training?
Aleid: ′De feedback was heel positief. Leidinggevenden gaven aan dat ze direct met de tools aan de slag konden. Het was fijn om kennis en ervaringen te delen en om inzicht te krijgen in wat wel en niet werkt. Het onderwerp blijft ook na de training gespreksonderwerp in de organisatie, wat laat zien dat het leeft.′
Ulrika: ′Het belangrijkste resultaat is misschien wel dat leidinggevenden zich nu zekerder voelen. Ze weten wat ze kunnen doen en waar hun grenzen liggen. Dat maakt niet alleen hun werk makkelijker, maar draagt ook bij aan een gezonde en duurzame organisatie.′
Maatschappelijk verantwoord werkgeven. Wat is het, waarom zou je er mee beginnen en wat levert het op? Allemaal legitieme vragen. In onze inspiratiegids MVW geven we antwoord.
