Na een overname is het strikt genomen niet noodzakelijk om arbeidsvoorwaarden te harmoniseren: één bedrijf kan verschillende arbeidsvoorwaardenpakketten voor verschillende groepen werknemers hebben. In de praktijk levert dat vaak gesprekken op die ‘eigenlijk nooit positief’ zijn, ziet Ellen Bernasco van SGS. ‘Zeker als mensen samenwerken in één team, geeft het onrust als de één bijvoorbeeld wel een bonusregeling of een fietsplan heeft en de ander niet. Of als de één meer vakantiedagen heeft dan de ander.’
In 2021 nam SGS Synlab A&S over, een bedrijf dat zich bezighoudt met voedselveiligheid en milieu-analyses. Die beide bedrijfspoten van Synlab A&S heten inmiddels SGS Food Analytics en SGS Environmental Analytics. Het bedrijfsonderdeel Food, met een kleine honderd medewerkers, is als eerste geharmoniseerd. De harmonisatie van het grotere bedrijfsonderdeel Environmental begint binnenkort. Het onderzoek om te beoordelen of harmonisatie van het grotere bedrijfsonderdeel Environmental Analytics, start binnenkort.
De vraag ‘waarom harmoniseren?’ wordt weleens overgeslagen, ziet Ian Lendering, adviseur belonen bij AWVN. ‘Die waaromvraag is cruciaal: welk probleem wil je oplossen? Dat bepaalt welke verdere stappen je in het harmonisatieproces neemt. Als je een lappendeken aan arbeidsvoorwaardenpakketten binnen één bedrijf hebt, geeft dat veel administratiekosten. Daarnaast kan het ingewikkeld zijn als medewerkers overgaan naar een andere afdeling binnen hetzelfde bedrijf.’
Bij SGS speelde zowel een principiële als een praktische overweging, vertelt Bernasco. ‘Meerdere systemen naast elkaar gebruiken geeft een grotere kans op fouten. Daarnaast vinden we het een goed uitgangspunt dat mensen die hetzelfde werk doen ook dezelfde arbeidsvoorwaarden hebben. Daarmee voorkom je onrust, die het bedrijf als geheel nooit goed doet.’
Na de overname op 1 januari 2021 hebben we nog één jaar gewacht met harmoniseren, omdat we dat pas wilden doen toen alle werknemers in hetzelfde salarisadministratiesysteem stonden. Dat zorgde ervoor dat we zeker wisten dat alle data beschikbaar waren’, vertelt Bernasco. De harmonisatie begon in het voorjaar van 2022 en is per 1 januari 2023 ingevoerd. ‘Die ruime planning is fijn, al vroeg ik me aan het begin van de zomer nog af hoe we het ooit op tijd rond moesten krijgen.’
De belangrijkste verschillen in arbeidsvoorwaarden zijn met elkaar verrekend waardoor de medewerkers uiteindelijk op hetzelfde niveau kwamen als hun collega’s bij SGS. Hierbij waren aandachtspunten het afschaffen van een bonusregeling in ruil voor meer vrije dagen – hetzelfde aantal als standaard bij SGS, de pensioenregeling omzetten naar die van SGS, en een betere aanvullende verzekering voor Wia en Wga.
Alle plussen en minnen samen vormen een complexe puzzel die je op allerlei manieren kunt leggen, zegt Lendering. ‘Je gooit als het ware de verschillen in pensioen, bonus, verlof en andere arbeidsvoorwaarden samen in één pot en zet daar een rekenmethode op.’
‘We hebben in personeelsbijeenkomsten de verschillen tussen de oude en nieuwe arbeidsvoorwaarden zo laagdrempelig mogelijk uitgelegd’, vertelt Bernasco. ‘In oktober kreeg iedereen een pakketje met informatie en een vergelijking van de eigen oude en nieuwe situatie, op basis van het septembersalaris. Naar aanleiding daarvan was er gelegenheid voor een individuele toelichting. Iets meer dan een kwart van de medewerkers heeft daarvan gebruik gemaakt. De anderen hadden er blijkbaar geen behoefte aan. Aan het informatiepakketje kon iedereen zien dat hij of zij er onder de streep niet op achteruitging. Dat was ook ons uitgangspunt: het nieuwe pakket moet minimaal gelijkwaardig zijn aan het oude en mensen moeten geen achteruitgang ervaren. Bij een aantal mensen bleef er een nettoverlies van maximaal enkele tientjes over; dat compenseren we met een overgangsregeling die duurt tot de volgende salarisronde.’
Het uitgangspunt ‘minimaal gelijkwaardig’ is belangrijk, zegt Lendering. ‘Harmonisatie vraagt in psychologisch opzicht best wat van medewerkers. Het raakt aan hun broodwinning. Je moet als werkgever de mensen iets gunnen, anders heb je kans dat de harmonisatie spaak loopt. Een royale deal kan het bedrijf op de kortere termijn iets kosten, maar is goed voor het bedrijfsbelang en kan op de langere termijn geld opleveren.’
Bij SGS is dat gelukt: medewerkers zijn er niet op achteruitgegaan en de stijging van de werkgeverslasten – inclusief overgangsregelingen – is beperkt gebleven tot een paar procent. Bernasco: ‘Dat paste binnen de doelstelling van onze directie.’ Vrijwel unaniem stemden de medewerkers in met het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket.
Download Veelgestelde vragen over harmoniseren en u hebt de eerste stap op weg naar een succesvolle harmonisatie gezet.
Bernasco kreeg medewerking van haar hr-collega’s van SGS: ‘De salarisadministratie heeft de uitkomsten van harmonisatie verwerkt, zodat iedere medewerker loonstroken kreeg die het verschil tussen “oud” en “nieuw” inzichtelijk maakten. De personeels- en salarisadministratie zorgde dat de aangepaste arbeidsovereenkomsten in het hr-systeem werden verwerkt.’
Om te zorgen voor de genoeg verwerkingstijd, had Bernasco een bonus toegezegd aan medewerkers die hun handtekening voor 10 december inleverden. ‘Dat riep wel enige argwaan op, maar ik heb mensen gevraagd mij te vertrouwen. Waarom zou ik mensen misleiden als ik hier zelf volgend jaar ook nog wil werken? Die vergoeding heeft er wel voor gezorgd dat we de handtekeningen goed op tijd binnen hadden, zodat de verwerking ervan tijdig en correct kon plaatsvinden.’
Bernasco heeft het harmonisatieproces ervaren als ‘positief en leerzaam’. ‘Ian heeft erg geholpen met een adequate en snelle verwerking van data en was altijd beschikbaar voor advies. Alles wat ik in dit traject heb geleerd, kan ik gebruiken voor de komende harmonisaties. Ik zou bijvoorbeeld de informatiebrieven wel meer in de taal van de werknemer willen hebben. En misschien kunnen we in de laatste maanden de volgorde van informatie en berekeningen voor medewerkers logischer maken. Maar natuurlijk zonder dat de lopende salarisprocessen en mutaties daardoor in gevaar komen.’
AWVN-expert Linda Vedder over harmoniseren arbeidsvoorwaarden
′Het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden is vaak een lastig verandertraject. Voor medewerkers is het complexe materie waar zij niet dagelijks mee bezig zijn. Zij willen voor hun persoonlijke situatie natuurlijk weten wat de overgang voor hun salaris betekent. En de werkgever wil weten wat de kosten zijn van bepaalde beleidsvoornemens.
Om van A naar B te komen, helpt het als de effecten van beleidsvoornemens transparant kunnen worden weergegeven. Een rekenmodel biedt dan uitkomst. De werknemer krijgt op individueel niveau en per arbeidsvoorwaarde inzicht in de oude en de nieuwe situatie en ziet hoe een eventuele compensatietoeslag is berekend. De werkgever krijgt inzicht in de totale kosten van de overgang. Ook kunnen per groepen medewerkers effecten worden berekend.
Een rekenmodel is een vereenvoudiging van de werkelijkheid; soms moet je veronderstellingen maken. Die kun je afstemmen met sociale partners. Vervolgens doen de rekenregels hun werk, daar is weinig discussie over. Op basis van de berekende effecten kunnen voornemens eventueel nog worden aangepast. Als medewerkers zien wat de effecten zijn, krijgen zij meer grip op de materie. Dat creëert draagvlak en maakt het voor hen veel makkelijker om ja te zeggen tegen nieuwe arbeidsvoorwaarden.′
