Home / Blogs en vlogs / arbeidsrecht / Gesprekken met werknemers opnemen en afluisteren: de do’s en don’ts
donderdag 10 januari 2019

Gesprekken met werknemers opnemen en afluisteren: de do’s en don’ts

‘Oké Google’. De aanschaf van een nieuwe ‘huisgenoot’, de Google Home mini, bracht mij op het idee om een blog te schrijven over het afluisteren (en opnemen) van gesprekken. Wat u mag en vooral niet moet doen als werkgever.Net over de drempel van het nieuwe jaar is het een goed moment om terug én vooruit te kijken. Thuis hebben wij onszelf dit najaar getrakteerd op een nieuwe gadget, een virtuele assistent in de vorm van de Google Home mini. Het is een schattig uitziend apparaatje dat naar je luistert en dingen voor je kan opzoeken of doen. Iets op je boodschappenlijstje zetten bijvoorbeeld of een lekker muziekje opzetten. Als je de juiste toebehoren hebt, kan dit digitale novum ook de lampen aan doen of het licht dimmen. Reuzehandig toch!?

Net na de aanschaf van onze nieuwe ‘huisgenoot’ zaten we Boer zoekt Vrouw te kijken (mijn guilty pleasure, tsja). Wij waren stil. Boerin Steffie sprak uit dat ze het ‘allemaal maar ingewikkeld vond, zo met die mannen’ tijdens de zogeheten logeerweek. Daarop gaf onze kleine, digitale vriend luidkeels aan: Ik weet niet hoe ik hierbij kan helpen. Oeps. We waren ons er niet van bewust dat hij nog steeds aan stond. Toch een gek idee, zo’n luistervink in de kamer. Google hoort de hele avond wat we bespreken. Het gaf een tamelijk unheimisch gevoel en dus zetten wij hem wekenlang uit en werd hij uiteindelijk slechts gebruikt als mini-speaker.

Op de laatste werkdag voor Kerst zette ik het apparaatje weer aan. Ik zei: Oké Google en HET was wakker. Wie is Astrid Zuidinga, vroeg ik. Het antwoord was: Ik weet niet hoe ik kan helpen.  Nog maar een keer. Toen het antwoord: Ik begrijp het niet. Zucht. Poging 2. Oké Google, wat is AWVN?. Dit keer meer succes. Onder verwijzing naar Wikipedia gaf het apparaat aan dat AWVN een Nederlandse werkgeversvereniging is. Prima antwoord. Er valt veel meer te zeggen over AWVN, maar toch. Op mijn vraag wie de directeur is van AWVN, kon Google Home geen antwoord geven (sorry Harry…). Wèl wist Google Home mij te vertellen wat het verschil is tussen AWVN en VNO-NCW. Dat staat op de website van AWVN gaf ‘het ding’ aan. Hij wist te vertellen dat beide organisaties huizen in de Malietoren en de belangen behartigen van en dienstverlening geven aan werkgevers. Ik moet zeggen: mijn collega Hendrik Noten legt het beter uit in deze vlog. Maar de poging van ‘het ding’ wordt gewaardeerd. Laten we het er maar op houden dat je lerende organisaties hebt en lerende apparaten. Tot zo ver mijn experiment.

De advocaten van AWVN hebben veel ervaring in dit soort zaken en helpen u graag op weg. Meer informatie over de dienstverlening AWVN-advocaten.

Mag ik gesprekken met werknemers afluisteren en opnemen?
Mag je als werkgever telefoongesprekken met medewerkers afluisteren of zelfs opnemen? En moet je als werkgever dan nog ergens rekening mee houden? Waar ligt de grens tussen de bescherming van de privacy van de werknemer en het controlerecht van de werkgever in het kader van het bedrijfsbelang? Beide belangen zijn behoorlijk zwaarwegend. Als de werkgever zijn controlemogelijkheden toepast, kan het belang van de bescherming van de privacy van de werknemer moeten wijken. Ik licht het hieronder toe.

Alleen als u de wet naleeft én het zakelijke gesprekken betreft
Alleen als dat noodzakelijk is, mag u zakelijke telefoongesprekken met uw werknemer opnemen. U moet daarbij voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Als de werknemer een privé telefoongesprek voert, mag u dat niet opnemen. Dat zou een schending zijn van het telefoongeheim dat in de Grondwet is opgenomen. Ook bij zakelijke gesprekken moeten opnames een uitzondering zijn. In zoverre mag de werknemer zich tijdens zijn werk enigszins onbespied wanen.

Alleen steekproefsgewijs, vooraf aangekondigd en voor een specifiek en benoemd doel
Het opnemen van zakelijk telefoongesprekken is in beginsel toegestaan als u dat doet vanwege trainingsdoeleinden. Denk aan het verbeteren van de dienstverlening van de medewerkers van een telefonische klantenservice. U heeft bij de opname dan een gerechtvaardigd belang.

Het opnemen mag echter niet zonder aankondiging vooraf. De werknemers moeten weten dat u gesprekken kunt opnemen en met welk doel. Daarnaast moet u, op het moment dat u in een concreet geval de opname start, de werknemer informeren. Een geluidssignaal is gebruikelijk. Dat moet u dus bij iedere opname doen. Uiteraard moet u ook de beller informeren dat een opname kan plaatsvinden voor trainingsdoeleinden.

De gemaakte opnames moeten worden besproken met de werknemer en vervolgens veilig worden vernietigd. De opnames mogen niet voor een ander doel worden gebruikt, zoals voor de beoordeling van de werknemer.

Niet doorlopend
Het doorlopend opnemen van zakelijke gesprekken van uw werknemers mag alleen als dat noodzakelijk is. Dat speelt bij sommige vormen van dienstverlening, bijvoorbeeld bij telefonische beursorders. Dit kan belangrijk zijn wanneer telefonisch een donateurschap wordt aangegaan of een telefoonabonnement wordt afgesloten. Een opname van het gesprek is dan nodig als bewijs dat er een mondelinge overeenkomst is gesloten. De werknemer moet dit wel vooraf weten (zoals bij de opnames voor trainingsdoeleinden). De werkgever kan dit bewijs niet op een andere manier verkrijgen. Daarom mag u in zo’n situatie de telefoongesprekken van werknemers opnemen. Uiteraard moet u daarbij de wettelijke regels naleven. Ook hier geldt dus dat u de opnames alleen mag gebruiken voor het vooraf bepaalde doel, namelijk om bewijs te kunnen leveren van het feit dat een overeenkomst is gesloten. U mag de opname dan niet gebruiken voor trainingsdoeleinden of de beoordeling van de werknemer.

En geheime opnames dan?
Soms wilt u een opname wellicht niet aankondigen, omdat u vreest dat het gesprek of de toon ervan anders zal zijn dan u vermoedt. Mag dat? In de regel niet. Er kunnen echter situaties zijn waarin u een uitzondering kunt maken en u bij een dergelijke opname toch een gerechtvaardigd belang heeft. Hierbij kunt u denken aan bijzondere situaties, zoals bij bedreigingen, bommeldingen of als u de werknemer van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen.

Een dergelijke opname dient u direct veilig te vernietigen als deze geen nuttige informatie oplevert. U mag de opname ook niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals voor trainingsdoeleinden.

Hoe moet u volgens de AVG omgaan met geluidsopnames?
Mijn advies is om terughoudend te zijn met het maken van opnames. Maakt u wel opnames, weet dan goed wat u wel en niet mag. Ten aanzien van de omgang met geluidsopnames gelden voorwaarden in verband met de privacy van de werknemer. Het gaat hier om persoonsgegevens en u moet voldoende waarborgen inbouwen als u opnames maakt. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen bij de opnames kunnen komen. De opnames mogen niet voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze verstrekt zijn. U mag de gegevens ook niet langer bewaren dan nodig is. Doe dit door de opnames veilig te (laten) vernietigen, als blijkt dat er niets nuttigs uit het gesprek naar voren komt en zeker zodra het voorval is afgehandeld.

SAVE THE DATE: 21 mei 2019 Privacy-en-werk-terugblik

Op 25 mei 2019 is de AVG alweer een jaar van kracht. Reden om op 21 mei 2019 met u een ochtend terug te kijken op het afgelopen jaar. Welke uitspraken zijn er bijvoorbeeld gedaan op het terrein van privacy & werk? Zijn er andere relevante ontwikkelingen?

Op onze cursusagenda verschijnt binnenkort de aankondiging van deze privacy-update. De precieze inhoud wordt nog nader bepaald. Houd onze agenda dus in de gaten. Locatie: Postiljon Hotel Bunnik. Tijd: 8.00 – 13.00 uur inclusief ontbijt. Als u een mailtje wilt ontvangen zodra de informatie online staat, kunt u een mail sturen naar mijn collega Frederique Zeemans.

Wat als u de regels niet naleeft?
Als de AVG niet goed is nageleefd, kan het zijn dat dit in een ontslagprocedure bijvoorbeeld leidt tot toekenning van een billijke vergoeding naast de transitievergoeding. Dat kan aan de orde zijn wanneer de rechter vindt dat u ernstig verwijtbaar hebt gehandeld door de privacyrechten van uw werknemer te schenden. Het komt steeds vaker voor dat werknemers een beroep doen op hun grondrechten, zoals hun privacyrechten. De rechter kan ook besluiten de opname buiten beschouwing te laten bij de beoordeling van een ontbindingsverzoek. Als u dan geen ander bewijs hebt, kan dit leiden tot een afwijzing van dat verzoek. Overigens zijn kantonrechters in arbeidszaken vaak geneigd het bewijs toch te accepteren, omdat u als werkgever soms moeilijk op een andere manier aan bewijs kunt komen. U kunt hier echter niet op rekenen en, zoals gezegd, bestaat het risico op een sanctie, ook als de rechter aan de hand van het bewijs de werknemer schuldig acht aan bijvoorbeeld bedreiging.

In een zaak die jaren geleden in mijn praktijk speelde, liet de kantonrechter in Breda als bewijs de opname toe die mijn cliënt in overleg met mij heimelijk had gemaakt van een gesprek met een werknemer die al een tijdje problemen gaf. De werknemer verzette zich daar tijdens de zitting hevig tegen. De rechter wilde de opname toch graag horen. Zeker nadat hij ook de door ons uitgewerkte transcriptie had gelezen. De opname sprak voor zich. De werknemer bedreigde zijn leidinggevende luid en duidelijk. De rechter vond het belang van waarheidsvinding zwaarder wegen dan het belang van de werknemer op de bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Ook in een recente ontslagzaak van mijn collega Jop Ringeling hielp een geluidsopname en de transcriptie daarvan om aan te tonen dat een werknemer niet van plan was om uit het buitenland terug te keren om te starten met zijn re-integratie. De werknemer had voor zijn vertrek naar het buitenland geen toestemming en de bedrijfsarts vond dat hij in Nederland moest starten met re-integreren.

De kantonrechter in Amsterdam oordeelde een paar jaar geleden in een zaak waarin de werknemer een gesprek met zijn werkgever had opgenomen dat een opname alleen buiten beschouwing hoeft te worden gelaten wanneer er sprake is van een rechtens ontoelaatbare inbreuk op de privacy. Het moet dan wel gaan om een grove schending van de rechten van de werknemer. De rechter zal per geval een afweging maken.

Het niet naleven van de wettelijke regels kan leiden tot klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, in ernstigere gevallen, tot boetes en zelfs reputatieschade. Denk ook aan het eventueel negatieve effect op de arbeidsverhoudingen en de mogelijke onrust die dit veroorzaakt in de organisatie. Wanneer u opnames overweegt, kunt u altijd contact opnemen met AWVN Advocaten om de kansen en risico’s te bespreken.

De rol van medezeggenschap
Als u beleid wilt maken of wijzigen met betrekking tot het opnemen van gesprekken, geldt tot slot dat u vooral het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (OR) niet moet vergeten. Ook los van een eventueel instemmingstraject kan het goed zijn met uw OR om tafel te gaan en het onderwerp bespreekbaar te maken. Op die manier neemt u hen mee in uw beweegredenen en dilemma’s en kunt u werken aan draagvlak.

Ik wens u een mooi jaar!