Geen eenrichtingsverkeer, maar een dialoog tussen leidinggevende en medewerker. Geen focus op prestaties en verbeterpunten, maar op talent en ontwikkeling. En waarderen is veel meer dan belonen alleen. Dat is in een notendop het beoordelen en belonen nieuwe stijl bij drinkwaterbedrijf Vitens. AWVN begeleidt het veranderingsproces.
Klimaatverandering, verontreiniging van de drinkwaterbronnen en een toenemende vraag naar water: Vitens staat de komende jaren voor een fiks aantal uitdagingen. Dit heeft geresulteerd in de nieuwe strategie ‘Elke druppel duurzaam’, die inhoudt dat het drinkwaterbedrijf streeft naar een toekomstbestendige waterwinning en een werkproces dat goed is voor mens en natuur. Sleutelbegrippen daarbij zijn wendbaarheid, duurzaamheid, lerende organisatie en dialoog.
De gesprekkencyclus moet daarbij aansluiten. “Wij streven naar een systeem dat het beste uit een ieder haalt – wat vervolgens weer ten goede komt aan de individuele medewerker én aan Vitens als geheel. Het gesprek moet dus de koppeling maken tussen de organisatiestrategie en de eigen ontwikkeling van de medewerker. Met andere woorden: jouw talent voor Elke druppel duurzaam”, vertelt Cathelijne Cornelissen de Beer, adviseur beleid, leren en ontwikkelen bij Vitens.
Echte gesprek
Valentijn Verpaalen, de AWVN-adviseur die het verandertraject bij Vitens samen met zijn collega Lisette Balk begeleidt, merkt dat steeds meer bedrijven het echte gesprek willen voeren en niet het eenmalige jaarlijkse ‘papieren moetje’. “Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat traditionele beoordelingsgesprekken veel geld kosten en weinig opleveren. Ja, frustratie bij leidinggevenden en medewerkers.”
Hij vervolgt: “Beter is het om het hele jaar door met elkaar in gesprek te gaan. En dan gaat het niet alleen om de prestaties in het verleden en de verbeterpunten, maar vooral over talent, motivatie en ontwikkeling. Dat is nuttig, want zo word je een lerende organisatie. En aandacht voor de sterke kanten van medewerkers, meer autonomie en grotere eigen verantwoordelijkheid leiden tot betere prestaties op de werkvloer.” Cornelissen de Beer: “Bovendien stimuleer je collega’s om onderling in gesprek te gaan over de kanten die ze willen ontwikkelen én versterken. Zo kunnen zij van elkaar leren, in het belang van zowel de eigen groeiambitie als het collectieve doel.”
Cornelissen de Beer (Vitens:) “We nemen afscheid van one size fits all: beoordelingscriteria die voor elke persoon in dezelfde functie hetzelfde zijn. Alle medewerkers krijgen een talentscan aangeboden, zodat iedereen inzage krijgt in zijn of haar (potentiële) kwaliteiten.”
Gesprekkencyclus: co-creatie
Afgelopen jaar boog een groep Vitens-medewerkers zich onder begeleiding van AWVN in drie sessies over een nieuwe methodiek voor de gesprekscyclus. Cornelissen de Beer: “Het is een proces van co-creatie. We wilden hier uitdrukkelijk met een breed perspectief naar kijken, en niet alleen met de HR-bril op. Daarom hebben we dertig medewerkers uitgenodigd om mee te denken, verspreid over alle afdelingen en functies.”
Uit de bijeenkomsten – één fysiek en twee online in verband met de coronamaatregelen – vloeiden negen uitgangspunten voort. Een daarvan is maatwerk en eigen regie. “We nemen afscheid van one size fits all: beoordelingscriteria die voor elke persoon in dezelfde functie hetzelfde zijn. Alle medewerkers krijgen een talentscan aangeboden, zodat iedereen inzage krijgt in zijn of haar (potentiële) kwaliteiten. Ook de frequentie van de gesprekken wordt maatwerk; de een heeft vaker behoefte aan contact dan de ander”, zegt Cornelissen de Beer. Over de eigen regie zegt Verpaalen: “Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling. Het is belangrijk dat zij duidelijk maken wat zij willen bereiken en wat ze daarbij nodig hebben van de organisatie.”
= TEKST LOOPT DOOR ONDER DE FOTO =
Ontwikkeling én prestaties
Het is de bedoeling dat voortaan in de gesprekken zowel ontwikkeling als prestaties aan de orde komen. De cyclus begint straks met een gesprek in het eerste kwartaal. Cornelissen de Beer: “Daarin staan de doelen van de organisatie en de afdeling en de persoonlijke ontwikkeldoelen centraal. Gedurende het jaar vragen de medewerkers feedback aan collega’s en klanten met wie ze veel samenwerken. De leidinggevenden verzamelen informatie over bijvoorbeeld de organisatieontwikkeling. Als daar aanleiding voor is, kan op verzoek van een van beide partijen een updategesprek plaatsvinden. Belangrijk is dat de gesprekken tweerichtingsverkeer zijn: bottom-up én top-down, vanuit vertrouwen, nieuwsgierigheid en gelijkwaardigheid.”
Ondersteuning AWVN beoordelingscyclus
AWVN helpt organisaties bij het vernieuwen van hun beoordelingscyclus. Samen bepalen we welke vormen passen bij uw bedrijfshistorie, cultuur, doelen en medewerkers. Op basis van deze verkenning kan AWVN een plan van aanpak maken, waarin we beschrijven welke stappen nodig zijn om te komen tot een nieuw beoordelingsmodel.
Meer weten? Neem contact op met Valentijn Verpaalen (v.verpaalen@awvn.nl) of met de AWVN-werkgeverslijn: werkgeverslijn@awvn.nl of 070 850 8605.
Verder verdwijnt het verband tussen beoordelen en belonen. Verpaalen: “Medewerkers worden wendbaar als zij de ruimte ervaren zich te ontwikkelen en met innovatieve ideeën te komen. Hiervoor bleek bij Vitens een veilige leercultuur nodig en een beloning die niet afhankelijk is van de beoordeling. Daarnaast is waarderen veel meer dan geld. Beloning kan bijvoorbeeld ook plaatsvinden in de vorm van een opleiding naar keuze. Ook hier is maatwerk het vertrekpunt.”
Implementatie
Vitens heeft de uitgangspunten verwerkt in een beleidskader, dat dit najaar wordt voorgelegd aan het bestuur. De volgende stap is de implementatie. Cornelissen de Beer: “We gaan beginnen met pilotgroepen. Sommige afdelingen werken feitelijk al op de nieuwe manier, andere nog niet. Zoals in ieder bedrijf zijn er koplopers, een grote middengroep en een aantal slow-gangers, achterblijvers. We zien ook verschillen tussen de generaties.”
Verpaalen ervaart in de praktijk dat het nuttig kan zijn als leidinggevenden en medewerkers worden getraind in gesprekstechnieken en de gewenste verandering van houding. “Leidinggevenden kunnen zich zo gedrag eigen maken dat het beste uit mensen haalt. Daar hoort ruimte bieden, inspireren en faciliteren bij. Medewerkers op hun beurt helpt om feedback te leren vragen. Hoe doe je dat en hoe gebruik je het antwoord gericht voor je eigen functioneren en ontwikkeling?”
“Uiteindelijk spreken we van een cultuurverandering”, besluit Cornelissen de Beer. “Medewerkers zijn zich meer en meer bewust van het feit dat de wereld snel verandert. Als Vitens haar bestaansrecht wil behouden, moeten ze collectief als ‘aanjager in verbinding’ gaan acteren. Onze kernwaarden zijn: open, betrokken en innovatief. De uitnodiging aan alle medewerkers is die waarden te vertegenwoordigen in hun professionele handelen, intern en naar buiten toe.”
Betrokken AWVN-adviseurs
