Privacyverklaring Preference-Next

Privacymissie
AWVN verwerkt bij haar activiteiten gegevens van personen. AWVN wil daarbij voldoen aan de gerechtvaardigde verwachting van haar werknemers, haar leden, haar opdrachtgevers en hun werknemers, en haar overige relaties, dat AWVN hun gegevens beschermt als kostbaar bezit. AWVN voldoet daartoe aan de eisen die wet- en regelgeving stellen, en neemt afdoende technische en organisatorische maatregelen om de haar toevertrouwde persoonsgegevens te beschermen.

Preference-Next

Wij hechten er veel waarde aan dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. In dat kader vinden wij het belangrijk dat je precies weet welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe deze gebruikt en gedeeld worden. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader jouw gebruik van Preference-Next. In deze privacyverklaring beschrijven wij dat op een overzichtelijke manier. Met deze privacyverklaring informeert AWVN alle gebruikers van Preference-Next over de wijze waarop wij bij het gebruik van de Preference-Next persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Over ons
Algemene Werkgeversvereniging Nederland (“AWVN”), gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 12, 2594 AV te Den Haag is verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van jou ontvangen.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. We ontvangen persoonsgegevens direct van jou, omdat jij gebruik maakt van Preference-Next. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.

1. Voor de klantenservice: afhandelen van vragen/opmerkingen/klachten
Je kunt met ons bellen, mailen of berichten sturen via onze website. Om te zorgen dat we je meteen kunnen helpen gebruiken we hierbij jouw gegevens, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en werkgever. Dit is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en/of het gerechtvaardigd belang van ons (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

2. Opstellen van rapportages met jouw (belonings)voorkeuren voor jouw werkgever
De Preference-Next tool helpt jouw werkgever bij het in kaart brengen van de (belonings)voorkeuren van haar werknemers.

Het uitgangspunt is dat jouw antwoorden zoveel mogelijk geaggregeerd en/of gepseudonimiseerd worden. Dat doen we door een anonimiteitsgrens te gebruiken. Deze anonimiteitsgrens zorgt ervoor dat jouw werkgever inzicht krijgt in de algemene (belonings)voorkeuren van een afdeling, functiegroep en/of leeftijdsgroep. Als de afdeling, functiegroep of leeftijdsgroep te klein is om aan de anonimiteitsgrens te voldoen, dan worden de gegevens gecombineerd met een andere groep om de anonimiteit te waarborgen. Jouw werkgever kan de anonimiteitsgrens alleen naar boven bijstellen. We rapporteren de uitkomsten dus niet op persoonsniveau aan jouw werkgever.

Bij het gebruik van Preference-Next en het opstellen van rapportages gebruiken wij jouw gegevens, zoals e-mailadres, naam, geslacht, voorkeuren die je opgeeft, afdeling en/of functie, duur dienstverband, leeftijd en werkgever. De wettelijke basis is uitvoeren van de overeenkomst die wij met jouw werkgever hebben gesloten (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

In een beperkt aantal gevallen kan de vragenlijst ook inzicht geven in gegevens die iets zeggen over jouw werkplezier, werkdruk of de mate waarin het werk jou belast en de eventuele gevolgen daarvan. Voor het verwerken van deze gegevens vragen we jou om toestemming. Je bent altijd vrij om je toestemming niet te geven of later in te trekken. We verwerken dan de antwoorden op deze vragen niet. De juridische basis voor dit onderdeel van de verwerking is toestemming, welke je geeft door akkoord te gaan met het verwerken van deze gegevens voor dit doel door de checkbox voor het geven van toestemming bij het inloggen aan te klikken (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Jouw rechten
Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:
• recht op inzage (als je wilt weten welke gegevens we van jou verzamelen)
• recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen)
• recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen)
• recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken)
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wilt kunnen we jouw gegevens doorgeven aan een andere partij of jou een kopie van jouw gegevens geven)
• recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens).

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen door te mailen naar l.balk@awvn.nl. We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek. Voorafgaand aan het afhandelen van jouw verzoek kunnen we aanvullende gegevens opvragen om jouw identiteit te verifiëren.

Als we jouw toestemming nodig hebben
Als wij je gegevens verwerken op basis van toestemming, heb je altijd het recht om jouw toestemming in te trekken. Dit kunt je eenvoudig doen door een e-mail te sturen naar l.balk@awvn.nl. Als we geen andere grondslag hebben voor de gegevens die we op basis van toestemming verwerken, zullen we deze gegevens niet meer gebruiken en verwijderen.

Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?
In een aantal gevallen verstrekken wij jouw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen jouw persoonsgegevens te verwerken. In sommige gevallen zijn wij mogelijk wettelijk verplicht om jouw gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld aan overheidsinstanties. In alle gevallen delen we alleen strikt noodzakelijke gegevens. We zullen jouw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen.

Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, mogen je gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.

Gegevens die via cookies worden verzameld, kunnen worden gedeeld met de partijen die deze cookies plaatsen. Lees hier meer over in ons cookiebeleid.

We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verkrijgen en op te slaan. Om jouw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) jouw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).

Hoelang bewaren we jouw gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.

We bewaren jouw gegevens in ieder geval zolang de overeenkomst met je werkgever loopt, tenzij je ons vraagt om je gegevens te verwijderen via l.balk@awvn.nl en we geen reden hebben om jouw gegevens langer te bewaren.

Hoe beschermen we jouw gegevens?
Op grond van artikel 32 van de AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies en/of de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Veiligheid
We besteden veel aandacht aan het goed beveiligen van persoonsgegevens. Zo worden de (persoons)gegevens die je bij het verzenden op de website invoert versleuteld en worden de (persoons)gegevens via een beveiligde verbinding verzonden.

Vertrouwelijkheid
Al onze medewerkers en externe dienstverleners hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Wij gaan zorgvuldig om met informatie die je ons toevertrouwt. Daarom krijgen alleen bepaalde medewerkers toegang tot jouw gegevens.

Wij hanteren een hoog beveiligingsniveau voor jouw gegevens, zo is een onderdeel van AWVN ISO 27001-gecertificeerd. De gegevens worden onder meer opgeslagen op een beveiligde server. Deze server is alleen toegankelijk voor personen die hier uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven. Ook het gebouw waar de server staat is goed beveiligd.

Contact en klachten
Als je vragen hebt over dit privacy statement, kan je contact met ons opnemen via werkgeverslijn@awvn.nl.

Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij jouw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Den Haag, januari 2022