Zeven tips voor bedrijven die outsourcing overwegen

1. Breng direct alle financiële implicaties in beeld
Veel outsourcingsoperaties beginnen vanuit het idee om kostenvoordeel te kunnen realiseren. De besparing zit ’m vaak niet alleen in het feit dat een ander bedrijf de werkzaamheden efficiënter kan uitvoeren, maar ook in het – lagere – arbeidsvoorwaardenniveau (dus lagere personeelskosten). Dat laatste betekent dat de arbeidsvoorwaarden van de overgenomen werknemers zo snel mogelijk op het arbeidsvoorwaardenniveau van het overnemende bedrijf moeten worden gebracht. Dit gaat echter zelden zonder compensatie van het verschil. Het kostenvoordeel ontstaat daarom doorgaans pas op termijn – iets wat betrokkenen in de praktijk zich nogal eens te laat realiseren. Het komt zelfs voor dat er een streep gaat door een lopend outsourcingsproject op het moment dat alle financiële implicaties helder zijn.
 
2. Betrek de HR-afdeling bij het proces
Een belangrijk aspect van outsourcen is dat personeel naar een ander bedrijf gaat. Om die reden is het van groot belang in een zo vroeg mogelijk stadium de HR-afdeling te betrekken bij de plannen tot outsourcing. Die afdeling kan de arbeidsvoorwaardelijke verschillen in kaart brengen en ook de kosten van eventuele overgangsmaatregelen.
Daarnaast speelt de HR-afdeling in de praktijk vaak een sleutelrol in de gesprekken met de werknemers die overgaan, de gesprekken met de overnemende partij (die wil weten of de te outsourcen werknemers blijven of van de gelegenheid gebruikmaken om een andere baan te zoeken), de gesprekken met de ondernemingsraad (die bij outsourcing adviesrecht heeft) en met de vakbonden (die waken over de rechten van de betrokken werknemers). Zie over het laatste ook tip 5.
 
3. Laat beoordelen of de Wet Overgang van onderneming van toepassing is
Een belangrijk aandachtspunt in outsourcingsoperaties is de arbeidsrechtelijke positie van de werknemers die in dienst komen bij een ander bedrijf. Cruciaal is de vraag of de Wet Overgang van ondernemingen van toepassing is, want dit bepaalt de juridische positie van de werknemers. Is die van toepassing, dan gaan de betrokken werknemers in beginsel, met behoud van hun rechten en plichten, automatisch mee over naar het andere bedrijf (die dan hun nieuwe werkgever wordt).
De beoordeling of de Wet Overgang van onderneming inderdaad van toepassing is, is een typisch juridisch vraagstuk, waar een ervaren jurist zich over moet buigen. Het antwoord hangt namelijk sterk af van de specifieke situatie.
Het doel van deze wet is het beschermen van de positie van werknemers in gevallen waarin de onderneming of het bedrijfsonderdeel waar zij werken, wordt verkocht en overgedragen aan een ander bedrijf. Voorwaarde voor de toepasselijkheid van deze wet is dat er sprake is van de overgang van een duurzame economische activiteit. Factoren die dat bepalen en die in samenhang moeten worden bekeken, zijn:
• de aard van de betrokken activiteit
• de vraag of materiële activa zijn overgedragen
• de waarde van de immateriële activa op het moment van overdracht
• de vraag of vrijwel al het personeel door de nieuwe ondernemer in dienst is genomen
• de mate waarin de voor en na de overdracht verrichte activiteiten met elkaar overeenkomen
• de vraag of de activiteiten zijn onderbroken en hoe lang een eventuele onderbreking heeft geduurd.
 
4. Bepaal welke werknemers overgaan
Werknemers van het uit te plaatsen bedrijfsonderdeel gaan in principe mee met het aannemende bedrijf. In principe. Want in de praktijk zijn er juridische uitzonderingen. En er valt ook nog iets te kiezen – voor werkgever en werknemer.
Het juridische uitgangspunt is dat een werknemer alleen mee overgaat als hij is aangesteld bij de over te dragen activiteit/bedrijfsonderdeel. Gevolg van deze regel is bijvoorbeeld dat een HR-medewerker die werkzaam is op de centrale HR-afdeling en die in de praktijk alleen werkzaamheden verricht voor het betreffende bedrijfsonderdeel, tóch niet mee over gaat.
Voor werknemers die wel werken bij het uit te plaatsen bedrijfsonderdeel, maar die geen arbeidsovereenkomst hebben met de outsourcer, geldt dat zij niet op basis van de wet mee overgaan. Dit betreft bijvoorbeeld werknemers die een arbeidsovereenkomst hebben met een uitzend- of detacheringbureau of werknemers die gedetacheerd zijn vanuit een andere onderneming.
En dan is er de keuze van de werkgever. Die kan een bepaalde werknemer graag willen behouden voor z’n eigen bedrijf, terwijl die werknemer op basis van de wet bij de insourcer in dienst zou moeten komen. In de praktijk kan de bestaande arbeidsovereenkomst worden voortgezet. Maar het is ook mogelijk te kiezen voor detachering bij het overnemende bedrijf, zodat de betreffende werknemer gewoon hetzelfde werk kan blijven doen.
Ook een werknemer kan een keuze maken in geval van outsourcing. Hij kan bijvoorbeeld zwaarwegende bezwaren hebben tegen het in dienst treden bij een andere werkgever. Uitgangspunt is dat een werknemer niet tegen zijn wil gedwongen kan worden. Op basis van de genoemde Wet Overgang van onderneming eindigt zijn dienstverband echter op het moment dat outsourcing zijn beslag krijgt. De werknemer neemt dan in feite zelf ontslag.
 
5. Licht vroegtijdig OR en vakbonden in
De ondernemingsraad heeft adviesrecht in het geval van outsourcing en moet de gelegenheid krijgen advies uit te brengen voordat er een bindende overeenkomst is tussen outsourcer en insourcer. Het is verstandig om met de Ondernemingsraad een afspraak te maken over de termijn waarbinnen het advies uiterlijk wordt gegeven. Dit kan vertraging voorkomen.
Bij het aanvragen van advies aan de OR moet het bedrijf ten minste aangeven wat de beweegredenen zijn voor het besluit, wat de verwachte gevolgen van het besluit zijn voor de werknemers, en welke maatregelen het in verband daarmee treft. Outsourcing ligt vaak erg gevoelig ligt bij een OR omdat die zich zorgen maakt over de toekomst van de betrokken collega’s. Het kan daarom verstandig zijn de OR kennis te laten maken met de insourcer. Zie verder outsourcing en adviesrecht OR.
Het inlichten van of het overleggen met de vakbonden is niet juridisch af te dwingen, maar kan in bepaalde situaties wel verplicht zijn op basis van de SER-fusiecode. Dit is het geval als één van de betrokken partijen meer dan vijftig werknemers in dienst heeft en als er tien of meer werknemers overgaan. De informatie die op grond van de fusiecode aan de vakbonden moet worden gegeven, is globaal dezelfde als die aan de OR. Zie verder outsourcing en overleg met de bonden.
Afgezien van deze verplichting is het veelal ook verstandig de bonden in te lichten, simpelweg omdat dit het proces ten goede kan komen.
 
6. Maak een belangenanalyse
Outsourcing is een proces waarbij verschillende personen en groepen zijn betrokken die allemaal hun eigen belangen hebben: de outsourcer, de insourcer, de werknemers, de ondernemingsraad en de vakbonden. De belangen en de afwegingen van de outsourcer zijn hierboven aan de orde gekomen.
De belangrijkste vragen voor de insourcer zijn:
• hoe aantrekkelijk zijn de activiteiten en de klant?
• is de Wet Overgang van onderneming van toepassing?
• wat zijn de karakteristieken van de betrokken werknemers (leeftijd, diensttijd, opleidingsniveau)?
• wat is het verschil tussen de eigen arbeidsvoorwaarden en die van de outsourcende partij?
• levert het integreren van de over te nemen activiteit in de eigen organisatiestructuur problemen op (denk bijvoorbeeld aan de wijze waarop het werk wordt verricht en de geldende werktijden)?
• is het nodig alle betrokken werknemers over te nemen om de activiteiten uit te kunnen voeren?
• welke aanvullende eisen stelt de outsourcer ten aanzien van (specifieke groepen van) werknemers, bijvoorbeeld over behoud van standplaats of  ten behoeve van oudere werknemers?
De belangrijkste vragen voor de betrokken werknemers zijn:
• veranderen de arbeidsvoorwaarden, en zo ja – hoe?
• veranderen de arbeidsomstandigheden?
• wat zijn de loopbaantechnische consequenties?
De OR  is vaak emotioneel betrokken bij outsourcing: het gaat om het afscheid van een aantal collega’s. De OR zal zich vooral druk maken om de gevolgen voor de betrokken werknemers. De bonden kijken doorgaans op dezelfde manier als de OR, maar zijn minder emotioneel betrokken. Die zijn vooral geïnteresseerd in de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen van de outsourcing.
 
7. Maak een draaiboek en een communicatieplan
Outsourcing is een in veel opzichten ingewikkeld proces – met een groot aantal spelers, met verschillende belangen. Om alle spelers op de juiste momenten te informeren en te betrekken bij het proces, is het verstandig om, zodra het besluit om te gaan outsourcen is genomen, met een draaiboek/actielijst te werken. Daarin staat wie wat doet, op welk moment en met welke betrokkene(n). Het communicatieplan voegt daaraan toe welke betrokkene(n) welke boodschap moet ontvangen.