Vraag van de week

Logo AWVN-werkgeverslijnIk betaal een vaste reiskostenvergoeding aan mijn werknemers. Moet ik die blijven betalen in een periode van langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld door verplicht thuiswerken als gevolg van de coronacrisis? 

​Voor een juiste beantwoording van die vraag moet onderscheid worden gemaakt tussen wat u heeft afgesproken met uw werknemer (arbeidsvoorwaardelijk kader) en wat fiscaal kan (fiscaal kader).

Arbeidsvoorwaardelijk kader

Als u in de arbeidsovereenkomst met uw werknemer hebt afgesproken dat een vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding zal worden betaald, is het afhankelijk van de voorwaarden óf en, zo ja, per wanneer de betaling kan worden stopgezet. Als in uw afspraak staat dat bij langdurige afwezigheid van de werknemer, bijvoorbeeld door ziekte, na zes weken de vaste reiskostenvergoeding niet langer wordt betaald, dan is dat leidend. Het kan ook zijn dat in de toepasselijke cao of het arbeidsvoorwaardenreglement een regeling is opgenomen.

Fiscaal kader

De vaste reiskostenvergoeding kan op twee manieren plaatsvinden.

Methode 1
Deze methode beschrijft de maximale fiscale ruimte voor het betalen van een vaste reiskostenvergoeding voor het reizen naar een vaste werkplek met een maximum van 75 kilometer enkele reis. Voorwaarde voor toepassing van deze regeling is dat de werknemer vermoedelijk in minstens 36 weken op vijf dagen (of minder bij een deeltijd dienstverband) voor zijn werk naar een vaste plek reist. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding wordt uitgegaan van 214 werkdagen in een jaar. Bij langdurige afwezigheid van de werknemer moet u de vaste, periodieke reiskostenvergoeding doorbetalen in de lopende maand en de volledige daaropvolgende maand. Als de werknemer het werk hervat, mag u de vaste reiskostenvergoeding weer betalen vanaf het begin van de maand volgend op die waarin het werk is hervat.

Methode 2
Bij deze methode reist de werknemer niet altijd naar een vaste plek. In dat geval mag de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding worden gebaseerd op 214 reisdagen per jaar, als de werknemer op tenminste 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De vaste reiskostenvergoeding is ook hier gebaseerd op maximaal €0,19 per kilometer. Bij toepassing van deze regeling kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken (bij een voltijds dienstverband) met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding. Bij langdurige afwezigheid gaat het erom of de werknemer op jaarbasis gemeten tenminste op 128 dagen naar de vaste werkplek heeft gereisd. Als niet aan de 128-dagentoets wordt voldaan, kan de werkgever maximaal €0,19 per werkelijk afgelegde woon-werkkilometer vergoeden.

Werkgevers mogen vanaf 12 maart 2020 de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen terwijl de werknemer thuiswerkt. Deze regeling, die is ingegeven door de coronacrisis, duurt tot 1 januari 2021.

Vanaf 1 januari 2021 moeten werkgevers een andere regeling treffen als werknemers thuis blijven werken. Als de werkgever toch een vaste reiskostenvergoeding blijft betalen, of als dat op basis van de arbeidsovereenkomst of cao verplicht is, zal die belast moeten worden als loon. Het is mogelijk dit loon aan te wijzen voor de werkkostenregeling. In dat geval komt dat ten laste van de vrije ruimte.

Als vanaf januari 2021 het oude reispatroon terugkeert, kunt u weer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan de werknemer betalen. Immers, dan reist de werknemer weer op tenminste 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek. Als in januari a.s. het oude reispatroon nog niet is hersteld, raden wij aan een onbelaste reiskostenvergoeding te betalen voor de werkelijke reizen die de werknemer maakt. Hij declareert dan de kosten bij de werkgever.

AWVN adviseert werkgevers om een ‘waarjewerkt-budget’ in te voeren. Meer informatie hierover vindt u hier

Lees meer over een thuiswerkproof HR-beleid

0 reacties