Home / ‘Online contact kan kracht fysieke ontmoetingen nooit vervangen’

‘Online contact kan kracht fysieke ontmoetingen nooit vervangen’

Het coronavirus en de maatregelen die worden genomen om verspreiding hiervan te beteugelen, hebben grote invloed op ons dagelijks leven. Niet in de laatste plaats op ons werk. Begeven we ons doorgaans massaal naar kantoortuin, fabriekshal en flexplek, nu werken we noodgedwongen thuis. En áls we al naar het werk gaan, is 1,5 meter afstand voorlopig de norm. Hoe gaan werkgevers om met dat ‘nieuwe normaal’? Vijf vragen aan Barbara van der Kolff, HR-directeur bij Jaarbeurs.

Beschrijf de werkplek waar u nu tijdelijk werkt.
Ik werk nu voor 80 procent thuis, aan de eettafel in de huiskamer of in Vinkeveen, waar we een klein huisje op het water hebben. Die plek vind ik het prettigst. Vóór de coronacrisis was ik bijna altijd op kantoor. Ik heb veel overleggen en dat deden we toch vooral fysiek, dat is nu echt anders. Nu kom ik alleen voor specifieke meetings naar kantoor.

Wat is het belangrijkste effect van de coronacrisis op Jaarbeurs?
Jaarbeurs is dicht, al onze activiteiten liggen stil. We hebben, inmiddels, te maken met 100% omzetterugval, dus het effect is groot. Daarnaast heeft de anderhalve meter afstand impact op hoe wij onze activiteiten kunnen aanbieden. Tot slot heeft de verwachting van een behoorlijke recessie impact. We werken met verschillende scenario’s om te bepalen hoe we toch open kunnen. Wij zijn er namelijk van overtuigd dat het online contact nooit helemaal de kracht van fysieke ontmoetingen kan vervangen. Fysieke ontmoetingen, congressen, evenementen, beurzen komen zeker terug, de vraag is alleen wanneer en in welke vorm.

Hoe geeft uw organisatie vorm aan het (toekomstige) werken op 1,5 meter afstand, op kantoor?
We hebben het aantal vierkante meters per medewerker en per bureau bepaald, de bewegingen naar koffiecorner, lift, toilet enzovoort in kaart gebracht. Op die manier kunnen we hier ongeveer 50% van de normale capaciteit kwijt. Zolang Jaarbeurs niet open is, kunnen onze collega’s uitwijken naar het vergadercentrum. Per verdieping – we werken in een open kantoorruimte – hebben we aanwezigheidsschema’s gemaakt, waarbij we gespreide aankomst- en vertrektijden gaan hanteren. Een hele logistieke operatie, maar daar zijn we gelukkig goed in. Het is wachten op volgende persconferenties, maar als er groen licht komt, zijn wij er klaar voor. Ik reis zelf met het OV en ga binnenkort testen en ervaren hoe dat werkt met mondkapje op.

Hoe houdt u medewerkers betrokken bij het bedrijf?
We zetten verschillende middelen in om contact te houden: formele mails waarin we mededelingen en besluiten uitleggen, een vlog van de CEO, chat, app en frequente videomeetings met al onze managers en ook met alle collega’s. Zo nemen we iedereen mee in de ontwikkelingen en hoe wij daar als Jaarbeurs mee omgaan. We krijgen hier positieve reacties op. Sommige mensen hebben het nu heel druk, bijvoorbeeld met het omboeken en verplaatsen van evenementen, terwijl andere collega’s nu niets kunnen doen, die zitten thuis. We geven tips om ook thuis vitaal te blijven en in beperkte mate bieden we online trainingen aan. We merken dat er nu meer behoefte aan scholing ontstaat. Er zijn ook mensen die extra verlof opnemen of zich inzetten voor vrijwilligerswerk. Die invulling laten we vrij.

Wat is voor u als HR-directeur nu de grootste uitdaging?
De juiste combinatie zien te vinden tussen adequaat en snel reageren op deze situatie en de lange termijn voor ogen houden: hoe ziet onze organisatie eruit als we hier straks weer uit zijn? Je moet nu een aantal maatregelen nemen, maar je weet ook dat deze crisis voorbijgaat. Waar wil je dan staan? Misschien kan Jaarbeurs aan het eind van dit kalenderjaar pas weer echt helemaal open: hoe borgen we dan de continuïteit van het bedrijf? Wat betekent dat voor onze proposities, het aantal collega’s en de wijze waarop we georganiseerd zijn en werken?