Thuiswerken: de visie van AWVN

Zó blijft u verbonden

‘Welkom in deze Zoom-meeting. Voordat we de breakout rooms ingaan: wil iedereen zichzelf muten?’ Tot voor kort geheimtaal, inmiddels begrijpt vrijwel iedereen het wel. Op afstand werken en videovergaderen zijn snel gewoon geworden.

De AWVN-visie op thuiswerken staat verwoord in het digizine ‘Blijf verbonden’ dat ter gelegenheid van AWVN-jaarcongres 2020 (‘Crisiskrakers’) is verschenen.

Bekijk dit digizine voor meer informatie over thuiswerken.

Thuiswerken was in Nederland voor de coronacrisis al een bekend fenomeen. Menig werknemer werkte al geregeld vanuit huis – in 2019 deed één op de drie dat in meer of mindere mate, twee keer zoveel als gemiddeld in de EU. Organisaties met een hoog onderling vertrouwen, autonome medewerkers en een sterke digitale infrastructuur leggen een ideale basis voor thuiswerken. Het verklaart ook waarom we in maart 2020 relatief eenvoudig de overstap op grote schaal hebben kunnen maken.
Volgens de wetenschap duurt het gemiddeld zo’n negen weken om een gedragspatroon te doorbreken. Dat punt zijn we, dankzij het door omstandigheden afgedwongen thuiswerkexperiment, inmiddels ver voorbij. Het moment om thuiswerken tot norm te verheffen, lijkt aangebroken.

Maar gaan we niet te snel? Thuiswerken is niet simpelweg het veranderen van de werkplek. Het gaat ook om een andere stijl van leidinggeven, nieuwe vormen van samenwerking en het hervinden van de werk-privébalans. Bedenk bovendien dat maar een deel van de banen zich voor thuiswerken leent.

De hybride werkplek, dat is de tussenweg waar AWVN voor pleit. Met de hybride werkplek bedoelen we het slim combineren van plaatsgebonden en plaatsongebonden werken, waarbij werkproces en werkende(n) leidend zijn – in plaats van gewoonte. Zo’n benadering kan positief uitpakken voor de productiviteit, gezondheid en verbondenheid.

Allereerst productiviteit. Thuiswerken heeft daar per saldo een positief effect op, blijkt uit tal van onderzoeken. Hogere concentratie, minder afleiding, meer autonomie, betere mogelijkheden om het werk over de dag te spreiden zodat de werk en privé makkelijker zijn te combineren, exit reistijd. Er is echter een keerzijde, die zich vooral manifesteert naarmate thuiswerken structureler wordt. Voor het ontwikkelen van creatieve ideeën of het samen oplossen van complexe problemen bijvoorbeeld blijkt face-to-face communicatie effectiever dan (video)bellen. Ook ongeplande, informele contacten zijn cruciaal voor ons werk en die vinden bij uitstek plaats bij het koffieapparaat. Periodieke en spontane ontmoetingsmomenten blijven nodig om goed te functioneren. We worden overigens ook blij van de contactmomenten bij het koffieapparaat.

Dat brengt ons bij gezondheid. De eerste signalen zijn dat we op afstand werken prettig vinden, maar ook stressvol. Voor sommigen zit ’m dat in de combinatie met het gezinsleven, voor anderen in het omgaan met eenzaamheid. Een duidelijk afgebakende werkplek op zijn tijd blijkt goed voor ieders hoofd. Voor onze fysieke gezondheid weten we dat een goed ingerichte werkplek belangrijk is, en als werkgever kun je de werkplekken op één locatie goed faciliteren. ‘Thuis’ is dat nog een flinke uitdaging: niet iedere werknemer beschikt over de ruimte en middelen om een goede werkplek in te richten.

Tot slot: verbondenheid. Digitale mogelijkheden om te communiceren zijn er al sinds de jaren ‘90 – men sprak toen zelfs van death of distance – en ze worden alleen maar beter en beter. Desondanks bleven we de afgelopen jaren grotendeels op kantoor werken. Mensen voelen zich meer verbonden met hun team en organisatie als ze elkaar regelmatig treffen.
Ook op een iets grotere schaal mogen we het belang van verbinding niet onderschatten. Veel beroepen staan plaatsongebonden werken niet toe: Rabobank rekende uit dat het gaat om zo’n 60 procent van de banen. Onder banen van lageropgeleiden is dat zelfs 90 procent. Het risico bestaat dat er een wig ontstaat tussen kenniswerkers en locatiewerkers. We moeten voorkomen dat er een nieuw type tweedeling ontstaat en dat thuiswerken een privilege wordt voor een deel van de beroepsbevolking.

Ergens in de combinatie van thuiswerken en op locatie, bevindt zich het optimum. Er zal in elk geval meer op afstand gewerkt worden dan we ‘vroeger’ gewend waren. Dit wil niet zeggen dat plaatsgebonden werk op een vast kantoor moet plaatsvinden en plaatsongebonden werk altijd thuis: er is meer mogelijk. Een fysieke teambijeenkomst bijvoorbeeld, waarom zou je die op een kantoor ver weg laten plaatsvinden als het ook kan in de buurt van de groep in een omgeving die past bij het werkproces? En waarom zouden we medewerkers die ver weg wonen maar af en toe buitenshuis willen werken naar kantoor laten reizen, in plaats van naar een concentratieplek in de buurt? Het lijkt misschien toekomstmuziek, maar als je dit idee doortrekt, dan ontstaat een netwerk van hubs en locaties – en benutten we beschikbare ruimte efficiënter.

We zijn er nog niet, maar we zijn in Nederland al flink op weg naar de hybride werkplek. We zullen de werkplek op afstand bijvoorbeeld actiever moeten faciliteren. Daarvoor is hulp van de overheid nodig. Een belemmering is nog de fiscale wetgeving. Een vergoeding van de werkgever voor de extra kosten van het thuiswerken, komt ten laste van de zogeheten vrije ruimte binnen de Werkkostenvergoeding.

Daarnaast moeten we de werkplek- en mobiliteitsafspraken die met vakbonden of de OR zijn gemaakt, heroverwegen. Is een ruime leaseregeling nog passend als iemand voor een groot deel van de tijd thuiswerkt? Kan de reiskostenvergoeding niet slimmer door reisdagen te onderscheiden van thuiswerkdagen? Kunnen vrijkomende middelen niet beter worden ingezet voor een goede thuiswerkplek en prettige werkhubs? Dit vraagt om een open gesprek tussen werkgevers, werknemers en hun vertegenwoordigers.

Ook moeten we kritisch kijken naar leiderschap. Mensen aansturen op afstand is wezenlijk anders dan mensen aansturen op locatie. Vertrouw je op de inzet van mensen als je ze niet ziet? Kun je goed inschatten wie kan doorgroeien en wie worstelt? Of ga je naar andere wegen zoeken om mensen te monitoren? Hier gaan grote vraagstukken rond dataverzameling en privacy achter schuil. HR zal zich actiever met het digitaliseringsbeleid moeten bemoeien om hier verstandige keuzes in te maken.

Over plaatsongebonden werken zijn werkgevers, kortom, nog niet uitgepraat. Het op grote schaal thuiswerken heeft relatief eenvoudig een hoge vlucht genomen, op de langere termijn liggen er nog behoorlijk wat uitdagingen. Dat gesprek kan niet op mute.