Harmoniseren van arbeidsvoorwaarden

Het harmoniseren van (pakketten van) arbeidsvoorwaarden is vaak een van de consequenties van een fusie en/of overname. Bij een fusie en/of overname neemt u als werkgever niet alleen het personeel over, maar ook het pakket van arbeidsvoorwaarden met de daarbij behorende verplichtingen. U heeft als werkgever dan te maken met verschillende arbeidsvoorwaardenpakketten. Als organisaties, afdelingen en personeel daadwerkelijk integreren is het vaak wenselijk om de arbeidsvoorwaardenpakketten samen te voegen. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsverhoudingen binnen afdelingen, maar ook aan beheersmatige aspecten.

Voor het samenvoegen van arbeidsvoorwaarden zijn er feitelijk twee varianten: 1) harmoniseren en 2) integreren.
Harmoniseren is het aanpassen en ombouwen van twee (of meer) arbeidsvoorwaardenpakketten tot één geheel nieuw pakket. Integreren is het opnemen (al dan niet met overgangsmaatregelen) van het ene bestaande arbeidsvoorwaardenpakket in het andere bestaande arbeidsvoorwaardenpakket. De feitelijke keuze voor harmoniseren of integreren of arbeidsvoorwaardenpakketten kan pas in het fusie‐ en/of overnameproces
gemaakt worden.
Harmoniseren gaat veelal gepaard met het vernieuwen en modernisering van arbeidsvoorwaarden. Het is het uitgelezen moment om de arbeidsvoorwaarden in samenhang met de ondernemingsdoelstellingen tegen het licht te houden.

Waarom harmoniseren?
Harmoniseren van arbeidsvoorwaarden is misschien wel de meest complexe en uitdagende puzzel in arbeidsvoorwaardenland: alle bestaande arbeidsvoorwaarden van verschillende organisaties ombouwen tot een nieuwe passende puzzel. Met daarbij de vraag of het wenselijk én mogelijk is. Hoe zit het juridisch, welke juridische ruimte is er? Wat te doen met verschillen in bijvoorbeeld arbeidsduur? Of met verschillende functiewaarderings‐ en beloningssystemen? Met welke stakeholders hebben we te maken?
Stuk voor stuk vraagstukken die naar voren komen bij harmonisaties. Het is niet alleen een technische en inhoudelijke puzzel, maar zeker ook een procesmatige puzzel. Harmonisatieprocessen kunnen lang duren, kosten vaak geld en gaan gepaard met emoties.

Wel of niet harmoniseren?
Het antwoord op de vraag om harmoniseren wenselijk én mogelijk is hangt af van de situatie. Als organisaties of organisatieonderdelen feitelijk in elkaar worden geschoven dan is harmoniseren meestal noodzakelijk en kan het verstandig zijn dit zo snel mogelijk te doen. Zowel vanuit een van de belangrijkste en breed geaccepteerde motivatietheorieën, de equitytheorie (‘de motivatie van een individu wordt bepaald door sociale vergelijkingsprocessen’), maar ook omdat het op zeker moment niet meer is uit te leggen waarom medewerkers die hetzelfde werk op dezelfde afdeling doen verschillende arbeidsvoorwaarden hebben en er onrust kan ontstaan binnen de organisatie. Daarnaast kan het met het oog op – administratieve en organisatorische ‐
beheersing en efficiency verstandig zijn om te harmoniseren.
Integratie van arbeidsvoorwaarden krijgt meestal de voorkeur boven harmonisatie als de overgenomen organisatie een aanzienlijk kleiner onderdeel vormt dan de overnemende organisatie. Als een overgenomen organisatie na overname min of meer zelfstandig blijft functioneren ‐ ook qua huisvesting ‐ en werknemers niet ‘gemengd’ worden, dan is het vaak niet noodzakelijk om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren of integreren. Beleids‐ en beheersmatig kan het overigens wel wenselijk zijn om over te gaan tot hetzelfde arbeidsvoorwaardenpakket. In het algemeen houden met name in holdingconstructies de bedrijven na de overname allemaal hun eigen arbeidsvoorwaardenpakket. Dit kan zelfs noodzakelijk zijn als bedrijven in verschillende sectoren opereren.

Valkuilen harmoniseren
Bijna altijd wordt er bij een fusie of overname afgesproken dat de arbeidsvoorwaardelijke integratie zal geschieden op basis van gelijkwaardigheid van het oude en het nieuwe pakket. De praktijk is echter weerbarstig. Met gelijkwaardigheid wordt in de praktijk bedoeld materiële gelijkwaardigheid. Het is echter erg ingewikkeld om de verschillende arbeidsvoorwaarden – zoals salaris, pensioen, verzekeringen, voorzieningen ‐ onder één materiële noemer (geld) te brengen.
Naast de materiele gelijkwaardigheid moet er ook rekening gehouden worden met het feit dat medewerkers bepaalde arbeidsvoorwaarden verschillende immaterieel waarderen. Bijvoorbeeld:
- een werknemer kan veel waarde hechten aan een WAO‐excedentverzekering terwijl deze arbeidsvoorwaarde materieel gezien maar een heel klein beslag op de loonsom legt
- de autoregelingen krijgt vaak veel aandacht en de kleinste wijziging kan disproportioneel worden opgeblazen.
Een andere valkuil bij het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden is dat werknemers arbeidsvoorwaarden in het algemeen los van elkaar beschouwen terwijl werkgevers veelal redeneren vanuit de som van de pakketten. Werknemers verwachten vaak dat nadelen op individuele arbeidsvoorwaarden gecompenseerd worden.

Het harmonisatieprocesHarmonisatieproces2.jpg

Meestal dient binnen afzienbare tijd een volledige harmonisatie bereikt te worden, maar wel op zorgvuldige wijze, passen bij de ondernemingsdoelstellingen én met instemming van vakbonden en/of ondernemingsraden om medewerkers zoveel mogelijk mee te krijgen. Een goed harmonisatietraject wordt stapsgewijs uitgevoerd. AWVN onderscheidt daarbij zeven verschillende, opeenvolgende stappen. De eerste stappen zijn bepalend voor het verdere verloop van het harmonisatietraject. Het is daarbij van groot belang om de strategie en de arbeidsvoorwaarden van de (nieuwe) organisatie goed in kaart te brengen en een gedegen analyse te maken van juridische aspecten, de huidige en gewenste organisatiestructuur. Zo kunnen er nieuwe functies ontstaan, is er behoefte aan één functieraster en één functiewaarderingssysteem. 

Judith Everink, Ian Lendering, Rebecca Ramakers en Linda Vedder
AWVN, adviesunit belonen
mei 2015
 

De vijf belangrijkste tips bij harmonisatie

❶  Maak arbeidsvoorwaarden onderdeel van de fusie en/of overnamebesprekingen
Bijna altijd wordt er bij een fusie of overname afgesproken dat de arbeidsvoorwaardelijke harmonisatie zal geschieden op basis van gelijkwaardigheid van het oude en het nieuwe pakket. In veel gevallen is er echter geen onderzoek verricht naar de effecten van deze afspraak. De strategische, financiële en immateriële consequenties van deze afspraak worden pas later onderzocht. Wij adviseren om de arbeidsvoorwaarden onderdeel van de besprekingen te maken. Dit kan bijvoorbeeld door een due-dilligenceonderzoek naar de arbeidsvoorwaardelijke en juridische aspecten. 

❷  Besteed veel aandacht aan de eerste stappen in het traject
De eerste stappen in het harmonisatietraject zijn fundamenteel en vaak bepalend voor het resultaat van de harmonisatie. Maak een goede analyse van de pijnpunten, ontwikkel scenario’s en stel een transitieplan op. In het verloop van het traject helpt dit.

​❸  Breng de overeenkomsten én verschillen in arbeidsvoorwaarden in kaart
Het is wenselijk om de arbeidsvoorwaardenpakketten naast elkaar te leggen. Wat komt overeen? Waar zitten de verschillen? Wat is de totale waarde van beide pakketten? Wat zijn voor medewerkers de belangrijkste arbeidsvoorwaarden? Waar zijn gevoeligheden? Het is op zich niet ingewikkeld om alle arbeidsvoorwaarden kwalitatief te beschrijven en op een handige manier te presenteren (clusteren van onderwerpen, scheiden van inhoud/waarde en procedurele zaken).

​❹  Redeneer altijd vanuit de som van de pakketten
Voorkom dat u in de valkuil stapt om iedere arbeidsvoorwaarde individueel te benaderen. Kwantificeer alle arbeidsvoorwaarden en bekijk het arbeidsvoorwaardenpakket als een totaalpakket. Blijf redeneren vanuit de som van de pakketten en bied een totaalpakket aan voor alle medewerkers. 

​❺  Betrek medewerkers bij het proces
Omdat de arbeidsvoorwaarden voor alle medewerkers belangrijk zijn is goede communicatie cruciaal voor een succesvolle harmonisatie. Zorg dat medewerkers betrokken zijn bij het proces. Dat kan op verschillende manieren: van regelmatig communiceren tot actief participeren in het proces. Hoe dan ook: maak een communicatieplan met als doel om medewerkers te betrekken bij de harmonisatie.