Werkkostenregeling

De Werkkostenregeling (WKR) maakt deel uit van de Fiscale Vereenvoudigingswet die tot doel heeft te besparen op administratieve lasten.

De regeling is op 1 januari 2011 in werking getreden en moet het vergoeden van werkkosten van werknemers eenvoudiger maken. Er gold in eerste instantie een overgangsregeling van drie jaar, maar die is met één jaar verlengd. Dat betekent dat alle werkgevers de WKR uiterlijk op 1 januari 2015 moeten hebben ingevoerd.
Overigens zijn werkgevers sinds september 2013 in afwachting van de verdere plannen met betrekking tot de Werkkostenregeling. Er zijn namelijk een aantal knelpunten gesignaleerd; hoe denkt de (nieuwe) staatsecretaris deze op te lossen? Gaat de overgangsregeling wellicht opnieuw met een jaar verlengd worden? De verwachting is dat de staatsecretaris voorjaar 2014 zijn plannen zal bekendmaken.

​Let op: op 3 juli heeft de staatssecretaris van Financien hierover duidelijkheid gegeven en een aantal aanpassingen voorgesteld. Deze zijn nog niet verwerkt in onderstaande tekst. Ga naar het nieuwsbericht Eindelijk duidelijkheid over WKR op deze site.

De WKR houdt, kort gezegd, in dat werkgevers maximaal 1,5 procent van de fiscale loonsom onbelast mogen vergoeden of verstrekken aan hun medewerkers. De fiscale loonsom is het totaalbedrag dat zij besteden aan hun personeel. Overschrijden de vergoedingen de vrije ruimte, dan betaalt de werkgever over het teveel een eindheffing van 80 procent. De Belastingdienst heeft een aantal vergoedingen vastgesteld die buiten de WKR vallen (gerichte vrijstellingen), zoals kilometervergoedingen en verblijf-, verhuis- en studiekosten. Daarnaast bestaan er voorzieningen op de werkplek die op nul gewaardeerd zijn en ook geen plaats krijgen in het forfait, zoals een minimaal voor 10 procent zakelijk gebruikte smartphone.  Ook zogenoemde intermediaire kosten blijven buiten de regeling: kosten die de werknemer tijdelijk voorschiet. Tot slot zijn er bepaalde verstrekkingen die niet als loon hoeven te worden aangemerkt, zoals een kleine persoonlijke attentie (bloemetje) voor een zieke medewerker.

Beknopte uiteenzetting van de fiscale aspecten van de Werkkostenregeling
Uitgangspunt: alles is loon....
Het uitgangspunt van de Werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan de werknemer loon zijn. Dit betekent dat alles wat een werknemer in het kader van de dienstbetrekking ontvangt tot het loon moet worden gerekend. De koffie en thee op de werkplek dus ook, en zelfs een plant op de werkplek. In beginsel valt alles onder het ruime loonbegrip.
…en wordt belast tenzij vallend in de algemene vrijstelling
Het onbelaste budget dat de werkgever voor werkkosten heeft, bedraagt 1,5% van de fiscale loonsom. Voor zover de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen méér bedragen dan 1,5% van de fiscale loonsom is de werkgever in beginsel 80% eindheffing verschuldigd.
Van het loonbegrip zijn wel uitgezonderd vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aan een werknemer doet vanuit een ander motief dan om te belonen voor verrichte arbeid, maar bijvoorbeeld uit wellevendheid, sympathie, piëteit, of op grond van een persoonlijke relatie. Als voorbeelden worden genoemd de rouwkrans bij een overlijden of de fruitmand bij ziekte van de werknemer. En daarnaast is voor een aantal andere belangrijke posten een uitzondering gemaakt op het uitgangspunt. 
Uitzondering 1: intermediaire kosten
De zogenaamde intermediaire kosten zijn uitgezonderd van het ruime loonbegrip. Dit zijn kosten die betrekking hebben op de aanschaf of het onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en om kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en niet met de persoon of het functioneren van de werknemer).
De omschrijving van het begrip intermediaire kosten is vaag. Toch meent de wetgever dat een verdergaande definitie van de intermediaire kosten niet mogelijk of nodig is. Van intermediaire kosten is bijvoorbeeld ook sprake als de werknemer voor een externe presentatie markeerstiften koopt en de kosten daarvan vervolgens declareert bij het bedrijf. Een ander voorbeeld is het etentje met cliënten. Het gedeelte van de rekening dat toerekenbaar is aan de cliënten heeft betrekking op de intermediaire kosten. De kosten van de werknemer zelf zijn geen intermediaire kosten.
Uitzondering 2: gerichte vrijstellingen
Voor omvangrijke posten geldt gerichte vrijstellingen. Die beïnvloeden de budgettaire ruimte van het algemene forfait niet. In de loonbelasting zijn de volgende gerichte vrijstellingen vastgesteld voor de volgende posten:
• reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (inclusief woon-werkverkeer)
• overig vervoer (inclusief vervoer vanwege de werkgever)
• bijscholing, cursussen, congressen, training, studiekosten, e.d.
• maaltijden vanwege van overwerk, koopavonden, dienstreizen, e.d.
• outplacement
• verhuiskosten
• verblijfskostenvergoeding door tijdelijke werkzaamheden elders
• extraterritoriale kosten.
De kosten van het etentje met de cliënten die betrekking hebben op de werknemer zelf vallen worden aangemerkt als een gerichte vrijstelling (verblijfkosten). Voor zakelijke reizen, inclusief het reizen voor woon-werkverkeer, geldt een vrijstelling van de thans ook bekende € 0,19 per kilometer. Als een werkgever meer betaalt dan € 0,19 per kilometer, dan valt het meerdere in het algemene forfait of kunt u aanmerken als regulier bruto loon.

Nihilwaardering en lagere waardering
Een aantal binnen het algemene forfait vallende posten worden anders gewaardeerd dan de waarde in het economisch verkeer van de verstrekking. Deze posten vallen dus wel binnen het algemene forfait, maar snoepen geen of minder forfaitaire ruimte op.
Onder andere de volgende posten worden op nihil gewaardeerd:
• arbovoorzieningen
• vakliteratuur
• consumpties tijdens werktijd, die geen onderdeel zijn van de maaltijd
• inrichting van de werkplek (niet de werkplek in de eigen woning)
• mobiele telefoons, mits meer dan 10% zakelijk gebruik
• openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik)
• pc’s, zoals notebooks en laptops, mits tenminste 90% zakelijk gebruik
• uniformen en werkkleding.
Voor bepaalde zaken (waaronder maaltijden op de werkplek) komen forfaitaire - vaak lagere - waarderingen.
Voor andere posten moet u uitgaan van de factuurwaarde of van de waarde in het economisch verkeer, als de factuurwaarde niet bekend is. Voor de producten eigen bedrijf geldt de consumentenprijs.

Het algemene forfait
Alle overige vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst vallen in het algemene forfait. De aanwijzing kunt u overeenkomen met de werknemer, maar kan ook impliciet blijken uit de wijze waarop u deze vergoedingen en verstrekkingen fiscaal behandelt.
De verschillende posten die u onder de werking van het algemene forfait wil brengen, hoeven niet te worden gespecificeerd of aan individuele medewerkers te worden toegerekend. Dit kan als een belangrijke vereenvoudiging worden aangemerkt. Ook is het mogelijk de budgettaire ruimte aan één of enkele werknemers toe te bedelen, maar er geldt wel een zogenaamde gebruikelijkheidstoets om misbruik van de regeling te voorkomen.
Tot uiterlijk het moment van betalen van de vergoeding of het geven van de verstrekking kunt u het loonbestanddeel ook als gewoon bruto loon aanmerken. In dat geval is geen eindheffing verschuldigd, maar betaalt de werknemer de reguliere loonheffingen over het loon en draagt u de loonheffingen al die voor uw rekening komen.
Een voorbeeld van een post die onder de forfaitaire regeling valt is de fiets van de zaak. Voor het verstrekken van een fiets geldt onder het oude vergoedingen- en verstrekkingenregime een aantal strikte voorwaarden, bijvoorbeeld een maximaal aankoopbedrag van € 749, een apart bedrag voor accessoires van € 82 en de eis dat de fiets op minimaal 50% van de woon-werkdagen moet worden gebruikt. Bovendien geldt de voorwaarde dat u een werknemer slechts een keer per drie jaar een fiets ter beschikking kan stellen of vergoeden.
Het verstrekken of vergoeden van een fiets is na invoering van de Werkkostenregeling een stuk eenvoudiger, omdat alle voorwaarden komen te vervallen. De werkgever zal op bedrijfsniveau moeten bijhouden hoeveel fietsen er zijn verstrekt en wat de waarde van de verstrekkingen zijn geweest. De werkgever komt in de belaste sfeer als alle posten waarvoor geen gerichte vrijstelling valt meer bedragen dan 1,5% van de fiscale loonsom van de werkgever.
De gebruikelijkheidstoets voorkomt dat aan een bepaalde medewerker meerdere fietsen per jaar ter beschikking worden gesteld. Dat de verstrekking van een fiscaal vriendelijke fiets sterk wordt vereenvoudigd, gaat natuurlijk alleen maar op als de forfaitaire ruimte niet al door andere posten is opgesnoept.
Voor een aantal verstrekkingen wordt het oude systeem gecontinueerd. Daarbij gaat het om de dienstwoning, de auto van de zaak en het rentevoordeel van hypothecaire leningen.

Overgangsregeling: keuzeregime
De Werkkostenregeling is op 1 januari 2011 in werking getreden. Sinds die datum geldt een overgangsregeling, hetgeen inhoudt dat een werkgever ieder jaar een keuze kan maken voor het oude of het nieuwe regime.  Uiterlijk op 1 januari 2015 zal iedere werkgever op de WKR moeten zijn overgestapt.

​Invoering Werkkostenregeling: verbinding leggen met HR-strategie

Invoering van de WKR biedt een kans om de bestaande vergoedingen en verstrekkingen in het huidige arbeidsvoorwaardenpakket onder de loep te nemen en beter te voegen naar het (nieuwe) HR-beleid. Immers: hoe zijn alle huidige regelingen ooit ontstaan? Grote kans dat u als werkgever in de afgelopen jaren regeling op regeling gestapeld heeft. Omdat de OR dat wilde. Of omdat de vakbond dat voorstelde. Of gewoon, omdat het fiscaal mogelijk was.
Welk beleid wilt u voeren als organisatie? Bijvoorbeeld: wanneer u meer wilt focussen op fitte werknemers, zullen zaken als een fitnessabonnement, fruit op de werkplek of een fiets van de zaak prioriteit hebben bij de bepaling wat er in ieder geval onder het algemene vrijstelling van 1,5% dient te vallen.