Persoonlijk keuzebudget

Cao à la carte (ook wel cafetariasysteem genoemd) maakt het werknemers mogelijk bepaalde arbeidsvoorwaarden naar eigen keuze tegen elkaar te ruilen. Het budgetmodel of persoonlijk keuzebudget (PKB) is een moderne variant hierop.

De keuzemogelijkheden bij cao à la carte doen zich voor in de vorm van geld, verstrekkingen in natura, kostenvergoedingen of vrije tijd. Deze vormen zijn te ruilen. Veel voorkomende doelen onder het regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen, die de werknemer een netto voordeel opleveren, zijn de vakbondscontributie, aanvullende reiskosten en fiets voor woon-werkverkeer en internetvergoedingen voor de thuiswerkplek (ADSL/kabel). Andere keuzemogelijkheden zien op de koop en verkoop van verlofdagen, aanvullende scholing, werknemersspaarregelingen (spaarloon en levensloopregeling) en vrijwillig pensioensparen.

Als u overstapt op de Werkkostenregeling, verdwijnen enkele van deze specifieke vrijstellingen. Denk hierbij aan de fiets van de zaak, bedrijfsfitness en de vakbondscontributie. Dit zijn onder de Werkkostenregeling zogenoemde forfaitposten. Voortzetting van de cafetariaregeling voor deze posten met gebruik van de vrije ruimte van 1,5% is technisch mogelijk, maar een kritische heroverweging is zeker aan te bevelen. Zo kan de werkgever deze doelen handhaven, door de vergoedingen of verstrekkingen aan te wijzen als loon van de werkgever, maar dat zal een beslag leggen op de vrije ruimte en bij een overschrijding daarvan leiden tot een eindheffing van 80%. Extra kosten voor de werkgever dus.

SCHEMA-A-LA-CARTE-1.pngOndanks de optisch uitgebreide lijst van mogelijke bronnen en doelen in sommige cafetariaregelingen, zijn er in wezen maar twee soorten bronnen en twee soorten doelen te onderscheiden, namelijk tijd en geld. Op grond hiervan zijn vier ruilvormen af te leiden. In schema ziet dit er uit als hiernaast in het plaatje weergegeven.

In plaats van een klassiek bronnen- en doelensysteem, wordt steeds vaker een Het zogenoemde persoonlijk keuzebudget (PKB) verdringt het klassieke bronnen- en doelensysteem. In een budgetmodel zijn alle bronnen in beginsel in geld uitgedrukt. Voorts wordt het budget vaak vergroot doordat (specifieke) secundaire arbeidsvoorwaarden deel van het budget gaan uitmaken (bijvoorbeeld de vakantietoeslag en de 13e maand).
SCHEMA-PKB.pngIn sommige gevallen wordt een budget gesplitst in een geld- en een tijdgedeelte (verlofdagen). Toekenning van tijd heeft als voordeel dat werknemers dagen desgewenst kunnen sparen. Over verlofdagen is het namelijk aan het einde van het kalenderjaar niet nodig fiscaal af te rekenen. Belangrijke redenen voor werkgevers om een PKB te overwegen, is dat zo'n budget het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden eenvoudiger maakt en omdat een PKB het mogelijk maakt arbeidsvoorwaarden te stroomlijnen. Denk hierbij aan de afschaffing van extra verlofdagen voor senioren in ruil voor een extra budget in geld. Een andere overweging kan het terugdraaien van arbeidsduurverkorting zijn. Het PKB ziet er in schema uit zoals in het plaatje hierboven weergegeven.

Werkkostenvergoeding

Voor werkgevers die inmiddels zijn overgestapt op de Werkkostenregeling, kan het voordeling zijn om in plaats van de kerstboom aan klassieke fiscale doelen (zoals de fiets en de vakbondscontributie) over te gaan tot invoering van de zogenoemde werkkostenvergoeding, waarbij gebruik wordt gemaakt van de nog resterende fiscale ruimte. Voor een dergelijke vergoeding heeft AWVN voor een van haar leden als eerste fiscale goedkeuring ontvangen, waarbij de Belastingdienst aangeeft dat een dergelijke vergoeding niet ongebruikelijk is. Het grote voordeel van zo'n werkkostenvergoeding is dat de werkgever geen facturen hoeft te bewaren bij de administratie en dat voortaan alle werknemers een deel van hun budget fiscaal vriendelijk kunnen uitruilen. De vergoeding kan zowel een vast bedrag zijn als een percentage van het loon. Overigens is de toekenning van een werkkostenvergoeding ook mogelijk zonder dat de werknemer loon uitruilt.

Arbeidsvoorwaardelijke aspecten

Het is bij de inrichting van een PKB waarin het mogelijk is tijd voor geld en geld voor tijd te ruilen, van belang om tot een passende vaststelling van de waarde van een verlofdag te komen. Dit is lastige materie, omdat de koop en verkoop van verlofdagen invloed heeft op de hoogte van het salaris, maar de salarisaanpassing niet doorwerkt in de pensioengrondslag. Daarnaast moet een passende norm worden gevonden voor het vaststellen van de jaarlijkse arbeidsduur; de uurwaarde die voortvloeit uit de cao, arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst leidt in bepaalde gevallen namelijk niet tot de juiste of gewenste prijsstelling.

Fiscale aspecten

De Belastingdienst hanteert in de loonheffing een algemeen toetsingskader voor cafetariaregelingen. In het besluit van 8 februari 2011 (dat geactualiseerd is in verband met de invoering van de Werkkostenregeling) heeft de staatssecretaris van Financiën aangegeven wat onder realiteitswaarde moet worden verstaan. Een ruil heeft realiteitswaarde als:
• het een toekomstgerichte wijziging betreft
• die structureel is
• en die naast loonheffingsgevolgen ook andere wezenlijke gevolgen heeft. Denk hierbij aan de doorwerking naar de andere loonafhankelijk arbeidsvoorwaarden. Uitzonderingen op de doorwerking (bijvoorbeeld naar het uurloon en vakantietoeslag) is mogelijk, mits dit expliciet in de cao, arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst is opgenomen.

Lager loon en pensioen

Als de werknemer door ruil een lager loon ontvangt, werkt dit fiscaal in beginsel door naar het pensioengevend loon. De Belastingdienst keurt echter goed dat onder voorwaarden voor de opbouw van het pensioen uit mag worden gegaan van het pensioengevend salaris voor ruil (Besluit van 9 september 2010). Deze goedkeuring voorkomt dat u bij elke besteding van het budget de pensioengrondslag opnieuw moet vaststellen. De voorwaarden zijn:
• er is sprake van een schriftelijk vastgelegde regeling waaraan de deelname openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid van de inhoudingsplichtige
• het betreft een regeling waarbij de verlaging van het fiscale loon tijdelijk is, dus niet structureel. De werknemer moet ten minste één keer per jaar de keuze hebben om de samenstelling van zijn beloning te wijzigen
• het betreft een ruil met realiteitswaarde
• verminderingen van de arbeidstijd tot een maximum van 10% van de overeengekomen arbeidsduur, tenzij sprake is van deeltijd.
Verder is van belang dat de loonsverlaging niet groter is dan 30% van het oorspronkelijke salaris. Het zogenoemde goede-doelenlijstje is sinds september 2008 vervallen, waardoor het mogelijk is om ook bij het vergoeden van de reiskosten met eigen vervoer, of voor de vakbondscontributie te repareren voor pensioen.

Saldering reiskosten

Een bijzondere vorm van uitruil betreft de saldering van reiskosten. Onder saldering wordt verstaan dat u het bovenmatig deel van bijvoorbeeld de dienstreisvergoeding bestemd als zijnde een vergoeding voor het woon-werkverkeer, voor zover bij deze laatste vergoeding minder wordt toegekend dan 19 cent per kilometer. Deze ruil is ook mogelijk op basis van een vaste vergoeding voor het woon-werkreizen. Er gelden nu nog steeds twee praktische regelingen voor vaste reiskostenvergoedingen. In de meeste gevallen zal toepassing van de wettelijke salderingsmethode de meeste ruimte bieden voor een vrije reiskostenvergoeding.