Home / Privacy in de arbeidsrelatie: personeelsdossier

Privacy in de arbeidsrelatie: personeelsdossier

Logo AWVN-werkgeverslijnVraag en antwoord over privacy. Onderstaande vragen hebben betrekking op het personeelsdossier.

NB Deze pagina wordt nog aangepast aan de regelgeving uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is.

Wie mag toegang hebben tot personeelsdossiers?
HRM-personeel, de direct leidinggevende en de medewerker zelf.

Mag ik bijzondere persoonsgegevens van een medewerker vermelden zoals godsdienst, gezondheid, etnische achtergrond, politieke gezindheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke veroordelingen?
Nee, al deze bijzondere persoonsgegevens mag u niet vermelden – tenzij dit gebeurt op basis van een wettelijke bepaling of als de medewerker hiervoor toestemming geeft.

Mag ik gegevens over de gezondheid of ziekte van een medewerker vermelden?
Nee, dit is bij wet verboden en mag slechts gebeuren door personen die uit hoofde van hun beroep een geheimhoudingsplicht hebben. Als de medewerker hiertoe expliciet schriftelijk toestemming geeft, mag het wel.

Hoe ga ik om met het recht op inzage van de medewerker in zijn personeelsdossier?
De medewerker mag zijn gehele dossier inzien en kopieën daarvan krijgen. U hoeft geen inzage te geven in notities en werkaantekeningen die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Denk aan een memo over promotie of bonus.

Moet ik door de medewerker gevraagde correcties of aanvullingen doorvoeren?
Ja, u bent verplicht binnen vier weken foutieve persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.

Ben ik verplicht om aan een medewerker een kopie van zijn personeelsdossier te verstrekken?
Ja, dat bent u. Uitgezonderd notities en werkaantekeningen die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad.

Mag ik voor het geven van kopieën kosten in rekening brengen?
Ja, u mag daarvoor maximaal € 5 in rekening brengen.

De medewerker vraagt welke persoonsgegevens in de organisatie over hem worden verwerkt. Hoe ga ik daar mee om?
U bent verplicht de medewerker binnen vier weken schriftelijk te informeren of en zo ja, welke persoonsgegevens over hem worden geregistreerd. Vermeld moet daarbij worden het doel of doeleinden van de registraties en de ontvangers van de informatie.