Home / Privacy: bewaartermijn persoonsgegevens

Privacy: bewaartermijn persoonsgegevens

Logo AWVN-werkgeverslijnVraag en antwoord over privacy in de arbeidsrelatie. Onderstaande vragen hebben betrekking op de bewaartermijn van persoonsgegevens.

NB Deze pagina wordt nog aangepast aan de regelgeving uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is.

Welke bewaartermijn van persoonsgegevens moet ik in acht nemen?
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld en verwerkt zijn. Een werkgever mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan twee jaar nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd. Sommige persoonsgegevens moeten langer bewaard blijven in verband met een afwijkende wettelijke bewaartermijn. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende bewaartermijnen van persoonsgegevens.

bewaartermijn
sollicitatiegegevens* bij afwijzing tot 4 weken na einde procedure
kopie identiteitsbewijs ​ tot 5 jaar na dienstverband
loonbeslag tot na opheffing ​
salarisafspraken​ tot 7 jaar na dienstverband
gegevens over ziekteverzuim tot 2 jaar na dienstverband ​
re-integratiedossier na einde dienstverband zo spoedig mogelijk vernietigen
gesloten re-integratiedossier tot 2 jaar na dienstverband
salarisadministratie tot 7 jaar na dienstverband
loonbelastingverklaringen tot 5 jaar na dienstverband​
kopie getuigschrift tot 2 jaar na dienstverband​

* Sollicitatiegegevens bestaan uit: brief, formulier, psychologisch onderzoek, bewijs van goed gedrag (VOG), getuigschriften en referenties.

Welke persoonsgegevens mogen langer bewaard worden?

• Persoonsgegevens waarvoor de medewerker toestemming heeft gegeven.
• Gegevens van een (ex-)werknemer met wie het bedrijf een arbeidsconflict heeft gehad of met wie er nog een conflict loopt.
• Een gesloten re-integratiedossier mag langer bewaard worden, tot maximaal 4 jaar, wanneer de kans groot is dat de medewerker wegens hetzelfde verzuim uitvalt.
• Een re-integratiedossier na einde dienstverband moet zolang bewaard blijven als de werkgever eigenrisicodrager is.

Wat is de bewaartermijn voor camerabeelden?

Voor beelden opgenomen binnen het bedrijf geldt als richtsnoer 24 uur. Maar als zich in die periode een incident voordoet (bijvoorbeeld winkeldiefstal) mag u de beelden bewaren totdat het incident is afgewikkeld.

Wat doe ik met de persoonsgegevens die niet meer bewaard hoeven te worden?

U hoeft de gegevens niet altijd te vernietigen. U mag deze ook in een archiefdepot of op een aparte schijf opslaan als deze gegevens bedoeld zijn voor historische, statistieke of wetenschappelijke doeleinden.