Home / Privacy in de arbeidsrelatie: sollicitatie

Privacy in de arbeidsrelatie: sollicitatie

Logo AWVN-werkgeverslijnVragen over privacy tijdens de sollicitatieprocedure in vraag- en antwoordvorm.

Deze pagina is inmiddels aangepast aan de regelgeving uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Laatste update: 18/02/2019.

Mag ik als werkgever een sollicitant vragen naar zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim bij de vorige werkgever?
Nee, u mag hier vanwege de privacy van de sollicitant niet naar vragen. Als hij een ziekte of beperking heeft waarvan hij weet dat hij daardoor niet zonder meer in staat is de functie te verrichten conform de functie-eisen, dan dient de sollicitant dit wel uit zichzelf aan te geven. Denk bijvoorbeeld aan onderdelen van de functie die hij vanwege die ziekte of beperking niet kan uitvoeren.

Mag ik de sollicitant vragen of zij zwanger is?
Nee, u mag slechts vragen stellen over aspecten die voor de functie of functievervulling relevant zijn. Zie ook het antwoord op de vorige vraag. De sollicitant hoeft uit eigen beweging ook niets te zeggen over een eventuele zwangerschap. U mag ook niet informeren naar een eventuele kinderwens.

Is de sollicitant verplicht informatie te geven over een ziekte die hij heeft?
Nee, tijdens het sollicitatietraject mag de werkgever geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant. Maar wanneer een sollicitant weet of behoort te weten dat hij om fysieke of psychische redenen de functie waarop hij solliciteert niet zonder meer conform de functie-eisen kan vervullen, is hij wel verplicht daarover uit zichzelf mededeling te doen. De werkgever kan dan samen met de sollicitant bekijken of dit een belemmering is om hem aan te nemen en of deze weg te nemen zijn door aanpassingen of hulpmiddelen.

Wat kan ik doen als achteraf blijkt dat de medewerker een ziekte heeft verzwegen die hem ongeschikt maakt voor de functie?
Dit kan, afhankelijk van de situatie, een reden opleveren voor een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Als u van plan bent om dit te doen, laat de kwestie dan vooraf toetsen door één van de advocaten van de AWVN.

Mag ik de sollicitant vragen mee te werken aan een aanstellingskeuring?
Op aanstellingskeuringen is de Wet op de medische keuringen van toepassing. Een aanstellingskeuring mag alleen worden uitgevoerd voor functies waarvoor bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid gelden. De bijzondere eisen moeten schriftelijk zijn vastgelegd. In de vacature moet staan dat een medische keuring voor de functie van belang is. De werkgever dient de gecertificeerde bedrijfsarts of arbodienst om advies te vragen alvorens de eisen op papier te zetten. Dit geldt ook ten aanzien van het doel van de keuring, de vragen die over de gezondheid zullen worden gesteld en de vraag welke medische onderzoeken mogen worden verricht. Deze adviesaanvraag geschiedt schriftelijk. Daarnaast mag een sollicitant pas worden gevraagd hieraan mee te werken als de werkgever van plan is hem aan te nemen. Meestal dus aan het einde van het sollicitatieproces.

Hoe lang mag een sollicitatiebrief, curriculum vitae en de gespreksaantekeningen bewaard worden?
Tot uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd. Met toestemming van de sollicitant mag de termijn worden verlengd met een jaar, bijvoorbeeld omdat er binnenkort mogelijk een andere passende functie beschikbaar komt. Als de sollicitant in dienst treedt, mogelijk de gegevens bewaard blijven tot 2 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.

Mag ik internet raadplegen om aan informatie over de sollicitant te komen?
Ja, dat mag. Het advies is wel hier terughoudend mee om te gaan, temeer aangezien niet alle informatie op internet juist is en u meer informatie kunt aantreffen dan noodzakelijk is om de geschiktheid van een sollicitant voor de functie te kunnen beoordelen. U moet altijd nagaan of er andere, minder verstrekkende mogelijkheden zijn om aan informatie te komen. Zo kunt u de sollicitant vragen stellen (niet over bijv. gezondheid of zwangerschap/kinderwens) of een referentiecheck doen met zijn toestemming. Bovendien moet u als werkgever vooraf aan de sollicitant laten weten dat u informatie over de sollicitant gaat zoeken op het internet en deze wordt betrokken in het sollicitatietraject. Als u de gegevens van het internet betrekt bij de sollicitatieprocedure moet u de sollicitant de mogelijkheid bieden om een reactie te kunnen geven op deze gevonden informatie.

Mag ik informatie inwinnen bij de voormalig werkgevers van de sollicitant?
Ja, dat mag met vooraf van de sollicitant verkregen toestemming (bij voorkeur schriftelijk), tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet is vereist De te verkrijgen informatie moet wel direct verband houden met de te vervullen vacature. Als dit onderdeel is van uw aannamebeleid, moet u rekening houden met instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Mag ik referenties natrekken?
Ja, als u vooraf toestemming van de sollicitant heeft gekregen, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is De te verkrijgen informatie moet wel direct verband houden met de te vervullen vacature.

Wij willen een regeling invoeren met betrekking tot screening van sollicitanten, wie betrekken wij daarbij?
Voor de invoering, wijziging of intrekking van dit soort beleid heeft u voorafgaande instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging nodig op grond van de Wet op de Ondernemingsraden.

Kan ik een medewerker verplichten een VOG aan te vragen en te verstrekken?
Ja, een werkgever kan een (toekomstig) werknemer verplichten een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan te vragen bij de gemeente waar hij staat ingeschreven en deze aan de werkgever te geven. Dit is relevant bij werkzaamheden waarbij kwetsbare personen of vertrouwelijke gegevens in het spel zijn. Voor sommige beroepen is een VOG zelfs verplicht, zoals voor leraren en taxichauffeurs.

Hoe een VOG aan te vragen?
Een VOG kunt u op twee manieren aanvragen: via de gemeente of via Justis.
De meest voorkomende weg is digitaal via de website van de dienst Justis van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Daarnaast kan er een formulier worden afgehaald bij de gemeente. De werkgever moet op het formulier aangeven wat het doel van de aanvraag is en moet de aanvraag ondertekenen. Als dit niet is gebeurd wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. De aanvrager zelf levert het aanvraagformulier in bij de afdeling burgerzaken van de gemeente waar deze staat ingeschreven.
Binnen 2 tot maximaal 4 weken na ontvangst van de aanvraag wordt de beslissing genomen. Dit is anders als er door de aanvragen strafbare feiten zijn gepleegd. Een beslissing vindt dan plaats binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag. De VOG wordt naar het huisadres van de aanvrager gestuurd.

Wanneer wordt de VOG niet afgegeven?
Als de aanvrager van de VOG in aanraking is geweest met justitie, wordt beoordeeld of de strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van een VOG. Voordat een VOG definitief wordt geweigerd, ontvangt de aanvrager eerst een voornemen tot afwijzing. Hierin staan de redenen van de voorgenomen afwijzing. De aanvrager kan schriftelijk aangeven waarom hij vindt dat hij wel een VOG zou moeten krijgen. Als het negatieve oordeel definitief is, ontvangt de aanvragen een afwijzende beschikking VOG, daartegen kan binnen zes weken bezwaar gemaakt worden.

Wat is de geldigheidsduur van een VOG?
De VOG heeft geen vaste geldigheidsduur. Vaak is de verklaring onbeperkt geldig voor het doel van de aanvraag. Het is ook mogelijk dat de werkgever om de zoveel jaar om een nieuwe VOG vraagt. De werkgever bepaalt hoe recent de VOG moet zijn.

Heb ik voldoende aan een fotokopie van een VOG?
Het is niet verboden een fotokopie van een VOG te maken. Als de medewerker het origineel wil behouden, dan kunt u het beste zelf een fotokopie van het origineel maken. Dit om te controleren of de medewerker in het bezit is van een echte VOG. De werkgever mag ook verlangen dat de originele VOG wordt ingeleverd.

Wat betekent de identificatieplicht voor de werkgever?
De identificatieplicht voor de werkgever bestaat uit drie onderdelen:
1. de verificatieplicht betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid
2. de bewaarplicht houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze in uw administratie bewaart. Als de geldigheid van het identiteitsbewijs gedurende het dienstverband verloopt, hoeft u niet opnieuw een kopie te maken.
3. de zorgplicht betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, en ook voor inleenkrachten.

Wat is een geldig identiteitsbewijs?
Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument. Het mag géén rijbewijs zijn. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfstatus.
De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet gelet worden op:
• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten
• nationaliteit: de identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Hoe lang moet ik een kopie van het identificatiebewijs bewaren?
De bewaartermijn is tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.

Als de geldigheid van het identificatiebewijs gedurende het dienstverband is verstreken moet het dan ververst worden?
Nee, als de geldigheid van het identiteitsbewijs gedurende het dienstverband verloopt, hoeft het niet ververst te worden. Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding.

Geldt de identificatieplicht ook voor uitzendkrachten?
Als u een uitzendkracht inhuurt via een uitzendbureau, moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor aanvang van de werkzaamheden. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te slaan.

Deze pagina maakt deel uit van de topic: Privacy in de arbeidsrelatie