Home / Privacy in de arbeidsrelatie: sollicitatie

Privacy in de arbeidsrelatie: sollicitatie

Logo AWVN-werkgeverslijnVragen over privacy tijdens de sollicitatieprocedure in vraag- en antwoordvorm.

Mag ik als werkgever een sollicitant vragen naar zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim bij de vorige werkgever?
Nee, u mag hier om redenen van privacy van de sollicitant niet naar vragen.
Mag ik de sollicitant vragen of zij zwanger is?
Nee, u mag slechts vragen stellen over aspecten die voor de functie of functievervulling relevant zijn.

Is de sollicitant verplicht informatie te geven over een ziekte die hij heeft?
Nee, tijdens het sollicitatiegesprek mag de werkgever geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant. Maar wanneer een sollicitant weet of behoort te weten dat hij niet beschikt over de fysieke eigenschappen die voor het vervullen van de functie vereist zijn, is hij wel verplicht daarover uit zichzelf mededeling te doen.

Wat kan ik doen als achteraf blijkt dat de medewerker een ziekte heeft verzwegen die hem ongeschikt maakt voor de functie?
Dit kan een dringende reden opleveren voor een ontslag op staande voet. Als u van plan bent om dit te doen, laat de kwestie dan vooraf toetsen door één van de advocaten van de AWVN.

Mag ik de sollicitant vragen mee te werken aan een aanstellingskeuring?
Een aanstellingskeuring mag alleen worden uitgevoerd voor functies waarvoor bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid gelden. De bijzondere eisen moeten schriftelijk zijn vastgelegd. De werkgever dient de gecertificeerde bedrijfsarts of arbodienst om advies te vragen alvorens de eisen op papier te zetten. Dit geldt ook ten aanzien van het doel van de keuring, de vragen die over de gezondheid zullen worden gesteld en de vraag welke medische onderzoeken mogen worden verricht. Deze adviesaanvraag geschiedt schriftelijk.

Hoe lang mag een sollicitatiebrief, curriculum vitae en de gespreksaantekeningen bewaard worden?
Tot uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd. Met toestemming van de sollicitant mag de termijn worden verlengd, bijvoorbeeld omdat er binnenkort mogelijk een andere passende functie beschikbaar komt.

Mag ik internet raadplegen om aan informatie over de sollicitant te komen?
Ja, dat mag. Als er relevante informatie is gevonden die verband houdt met de functie moet deze wel met de sollicitant besproken worden, zodat daarop een reactie kan worden gegeven.

Mag ik informatie inwinnen bij de voormalig werkgevers van de sollicitant?
Ja, dat mag met vooraf van de sollicitant verkregen toestemming (bij voorkeur schriftelijk). De te verkrijgen informatie moet wel direct verband houden met de te vervullen vacature.

Mag ik referenties natrekken?
Ja, als u vooraf toestemming van de sollicitant heeft gekregen. De te verkrijgen informatie moet wel direct verband houden met de te vervullen vacature.

Wij willen een regeling invoeren met betrekking tot screening van sollicitanten, wie betrekken wij daarbij?
Daarvoor heeft u de instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging nodig. Als die er niet zijn kunt u het beste alle werknemers informeren.

Kan ik een medewerker verplichten een VOG aan te vragen en te verstrekken?
Ja, een werkgever kan een (toekomstig) werknemer verplichten een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan te vragen bij de gemeente waar hij staat ingeschreven en deze aan de werkgever te geven. Dit is relevant bij werkzaamheden waarbij kwetsbare personen of vertrouwelijke gegevens in het spel zijn. Voor sommige beroepen is een VOG zelfs verplicht, zoals voor leraren en taxichauffeurs.

Kan een relatie of klant van de werkgever een VOG verlangen van een medewerker?
Ja, de werkgever kan de medewerker verplichten een VOG te verstrekken. Voor sommige functies is het extra belangrijk dat de medewerker geen strafblad heeft. Bijvoorbeeld als wordt gewerkt met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of goederen.

Hoe een VOG aan te vragen?
Een VOG kunt u aanvragen via de website van de dienst Justis van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Het formulier kan ook worden afgehaald bij de gemeente. De werkgever moet op het formulier aangeven wat het doel van de aanvraag is en moet de aanvraag ondertekenen. Als dit niet is gebeurd wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. De aanvrager zelf levert het aanvraagformulier in bij de afdeling burgerzaken van de gemeente waar deze staat ingeschreven.
Binnen 2 tot maximaal 4 weken na ontvangst van de aanvraag wordt de beslissing genomen. De VOG wordt naar het huisadres van de aanvrager gestuurd.

Wanneer wordt de VOG niet afgegeven?
Als de aanvrager van de VOG in aanraking is geweest met justitie, wordt beoordeeld of de strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van een VOG. Voordat een VOG definitief wordt geweigerd, ontvangt de aanvrager eerst een voornemen tot afwijzing. Hierin staan de redenen van de voorgenomen afwijzing. De aanvrager kan schriftelijk aangeven waarom hij vindt dat hij wel een VOG zou moeten krijgen. Als het negatieve oordeel definitief is, ontvangt de aanvragen een afwijzende beschikking VOG, daartegen kan binnen zes weken bezwaar gemaakt worden.

Wat is de geldigheidsduur van een VOG?
De VOG heeft geen vaste geldigheidsduur. Vaak is de verklaring onbeperkt geldig voor het doel van de aanvraag. Het is ook mogelijk dat de werkgever om de zoveel jaar om een nieuwe VOG vraagt.

Heb ik voldoende aan een fotokopie van een VOG?
Het is niet verboden een fotokopie van een VOG te maken. Als de medewerker het origineel wil behouden, dan kunt u het beste zelf een fotokopie van het origineel maken. Dit om te controleren of de medewerker in het bezit is van een echte VOG. De werkgever mag ook verlangen dat de originele VOG wordt ingeleverd.

Wat betekent de identificatieplicht voor de werkgever?
De identificatieplicht voor de werkgever bestaat uit drie onderdelen:
1. de verificatieplicht betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheid en geldigheid
2. de bewaarplicht houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze in uw administratie bewaart
3. de zorgplicht betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, en ook voor inleenkrachten.

Wat is een geldig identiteitsbewijs?
Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument. Het mag géén rijbewijs zijn. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfstatus.
De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet gelet worden op:
• de pasfoto komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
• kenmerken kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• handtekening laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten
• nationaliteit de identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers
• geldigheid van het document is de vervaldatum nog niet verstreken?

Hoe lang moet ik een kopie van het identificatiebewijs bewaren?
De bewaartermijn is tot vijf jaar na beëindiging van het dienstverband.

Als de geldigheid van het identificatiebewijs gedurende het dienstverband is verstreken moet het dan ververst worden?
Nee, als de geldigheid van het identiteitsbewijs gedurende het dienstverband verloopt, hoeft het niet ververst te worden. Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding.

Geldt de identificatieplicht ook voor uitzendkrachten?
Als u een uitzendkracht inhuurt via een uitzendbureau, moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet dit voor aanvang van de werkzaamheden. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te slaan.

Deze pagina maakt deel uit van de topic: Privacy in de arbeidsrelatie