De werkgever is verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. In de RI&E wordt in kaart gebracht welke arbeidsrisico’s werknemers lopen en hoe zij hiertegen worden beschermd, hoe de risico’s weggenomen kunnen worden of hoe de risico’s verkleind kunnen worden om de veiligheid en gezondheid van medewerkers te vergroten.
Alles wat u over de RI&E moet weten, vindt u op het arboportaal van de Rijksoverheid
Een RI&E zal bijgesteld moeten worden aan veranderingen of gebeurtenissen die van invloed zijn op de werkwijze binnen het bedrijf of organisatie. Niet alleen de risico’s binnen een bedrijf of organisatie, maar ook de mentale en fysieke gezondheidsrisico’s van medewerkers die thuiswerken. De RI&E moet ter toetsing worden voorgelegd aan een gecertificeerde arbokerndeskundige. De RI&E moet regelmatig geactualiseerd worden.
De onderdelen die moeten worden beschreven in een RI&E zijn wettelijk vastgelegd. De RI&E beschrijft fysieke en mentale gezondheidsrisico’s zoals psychosociale arbeidsbelasting. Bij psychosociale arbeidsbelasting gaat het om bijvoorbeeld werkdruk, emotionele belasting maar ook kans op agressie, seksuele intimidatie, pesten, discriminatie en andere factoren die stress veroorzaken.
Onderdeel van de RI&E is een Plan van aanpak. Hierin wordt aangegeven wat het bedrijf tegen deze risicovolle situaties doet, bijvoorbeeld het aanbieden van persoonlijke beschermingsmiddelen of het geven van goede voorlichting. Hierbij moet de arbeidshygiënische strategie worden gevolgd. Dus eerst kijken of het mogelijk is om het knelpunt bij de bron op te lossen, voordat je gaat kijken naar technische en organisatorische maatregelen. Persoonlijke beschermingsmiddelen komen pas als laatste optie aan bod.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om de inrichting van arbeidsplaatsen, werkmethoden en arbeidsmiddelen zoveel mogelijk aan te passen aan persoonlijke eigenschappen van de werknemers om zo gezondheidsrisico’s te beperken. Het aanpassen van de werkomstandigheden aan persoonlijke eigenschappen van werknemers geldt ook voor werknemers met een structurele functionele beperking.
Anderzijds dragen werknemers de verantwoordelijkheid om arbeidsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen op de juiste wijze te gebruiken en beveiligingen niet te veranderen of weg te halen.
Preventiemedewerker
De werkgever is wettelijk verplicht om één of meer van zijn werknemers aan te wijzen als preventiemedewerker. De ondernemingsraad heeft zeggenschap over het instellen van de preventiemedewerker. Samen met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners werkt de preventiemedewerker aan gezond en veilig werken binnen het bedrijf, onder andere bij het opstellen van een RI&E en Plan van aanpak. Als het bedrijf 25 of minder werknemers in dienst heeft, dan mag de werkgever zelf als preventiemedewerker functioneren.
Rol medezeggenschap
In de Wet op de ondernemingsraden is geregeld dat een werkgever met ten minste 50 werknemers een ondernemingsraad moet instellen. Kleinere werkgevers kunnen de medezeggenschap van werknemers regelen via een personeelsvertegenwoordiging (PVT) of personeelsvergadering. De ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt de belangen van werknemers binnen het bedrijf of organisatie. Zo heeft de OR instemmingsrecht over de vaststelling of wijziging van regelingen op het gebied van de arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en het re-integratiebeleid. Een werkgever moet een voorgenomen besluit, wijziging of intrekking van een regeling op dit gebied altijd ter instemming voorleggen aan de OR of PVT.
Voor branches is er een stappenplan beschikbaar om de eigen dienstverlening op gebied van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) te starten of te verbeteren: In zeven stappen naar een succesvolle RI&E-dienstverlening van de branche.
De OR heeft ook instemmingsrecht bij de vaststelling van de RI&E (inclusief het Plan van aanpak) en de aanstelling van één of meerdere preventiemedewerkers. De OR en preventiemedewerker werken samen om te zorgen voor een goede en actuele RI&E. Gezamenlijk bewaken ze het preventiebeleid en arbeidsomstandighedenbeleid. Daarbij laten ze zich waar nodig ook adviseren door de arbodienst of bedrijfsarts. Als er geen OR of PVT is, moeten de werknemers worden gehoord bij het opstellen van een RI&E.
De OR kan ook gebruiken maken van haar initiatiefrecht en de werkgever actief vragen om informatie over regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of het integratiebeleid. De OR kan ook een initiatiefvoorstel doen aan de werkgever om gezond en veilig werken te bevorderen.
Beleid psychosociale arbeidsbelasting
In de Arbowet is ook wettelijk verankerd dat werkgevers verplicht zijn om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Er moet hiervoor beleid opgesteld en uitgevoerd worden. Hierbij is het van belang dat er onder het personeel wordt onderzocht of er werkdruk of ongewenste omgangsvormen worden ervaren.
Bij werkdruk kan er gekeken worden naar voldoende inzet van personeel bij piekbelasting, het voorkomen van overwerk, het niet bereikbaar hoeven zijn buiten werktijd. Op basis van de gevonden risico’s kan het beleid op maat worden gemaakt. Aan te raden elementen van het beleid zijn:
• gedragscode
• werkoverleg over deze onderwerpen
• voorlichting en onderricht
• vertrouwenspersoon
• klachtenregeling
• sanctiebeleid.
Vertrouwenspersoon
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is (nog) niet wettelijk verplicht, maar er is een wetsvoorstel ingediend dat iedere werknemer recht op toegang tot een vertrouwenspersoon geeft (lees ook het nieuwsbericht van 23 mei 2023). Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is wel een veel voorkomende maatregel om te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Deze vertrouwenspersoon kan door een werknemer worden benaderd als zij klachten hebben over ongewenst gedrag. Dit gaat bijvoorbeeld over agressie, geweld, discriminatie, pesten of seksueel grensoverschrijdend gedrag.
Belangrijk is dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk en deskundig is. In overleg met de ondernemingsraad kan een bedrijf een intern of externe vertrouwenspersoon instellen. Het is ook mogelijk om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Als er gekozen wordt voor een externe vertrouwenspersoon, kan dat bijvoorbeeld via de arbodienstverlener of brancheorganisatie. Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker binnen het bedrijf die wordt opgeleid voor de taken van een vertrouwenspersoon. Bij het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon is het van belang dat de rol van vertrouwenspersoon niet conflicteert met zijn of haar reguliere taken, een leidinggevende of HR-functionaris is om die reden minder geschikt. Het is ook van belang dat er binnen het bedrijf duidelijk beleid is over ongewenst gedrag en hoe dit kan worden tegengegaan. Daarbij is van belang dat de vertrouwenspersoon goed toegankelijk is voor alle werknemers.
De belangrijkste taken van een vertrouwenspersoon zijn het opvangen van werknemers met klachten en het desgewenst begeleiding bieden als de werknemer de klacht wil indienen in een klachtenprocedure of met een leidinggevende wil bespreken. De vertrouwenspersoon zoekt vaak naar oplossingen in de informele sfeer. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon de werknemer ook doorverwijzen naar hulpverlenende instanties. De vertrouwenspersoon geeft ook voorlichting binnen het bedrijf over de aanpak van ongewenst gedrag. Hij of zij kan leidinggevende en management ook adviseren over het voorkomen van ongewenst gedrag.
Voorlichting
Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om regelmatig voorlichting te geven aan werknemers om fysieke en mentale gezondheidsrisico’s te beperken. De voorlichting kan betrekking hebben op het gebruik van arbeidsmiddelen en het gebruik van beschermingsmiddelen, maar ook gaan over hoe er wordt omgegaan met agressie of seksuele intimidatie op de werkvloer.
Werkgevers dienen daarnaast monotoon en tempo gebonden arbeid zoveel als mogelijk te voorkomen.
Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om mee te werken aan de door de werkgever geboden voorlichting en instructies. Daarnaast dient de werknemer zijn werkgever in te lichten over opgemerkte gevaren voor de gezondheid of veiligheid.
Bron Stichting van de Arbeid, Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen – Handreiking cao-bepalingen ketenbenadering | mei 2023
