donderdag 11 juni 2020

Schriftelijke vastlegging arbeidscontract: 1 juli nadert

De Belastingdienst attendeert werkgevers erop dat de termijn voor de schriftelijke vastlegging van het arbeidscontract binnenkort afloopt (op 1 juli 2020). Dit heeft te maken de gedifferentieerde WW-premie: om de lage WW-premie te betalen voor werknemers die voor onbepaalde tijd bij u in dienst zijn en geen oproepovereenkomst hebben, moet u de arbeidscontracten schriftelijk vastgelegd hebben.

Voor werknemers die op 31 december 2019 al in dienst waren, kreeg de werkgever oorspronkelijk tot 1 april extra de tijd om dat te doen. Maar vanwege de coronacrisis werd deze termijn verlengd tot 1 juli 2020.
Als op 1 juli 2020 de schriftelijke vastlegging nog niet geregeld is, moet de werkgever voor deze werknemers met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 de hoge WW-premie betalen in plaats van de lage WW-premie. Voor werknemers die op 1 januari 2020 of daarna in dienst zijn genomen, moet het arbeidscontract meteen schriftelijk vastgelegd worden.

Op de site van de Belastingdienst is aangegeven hoe de arbeidsovereenkomst schriftelijk moet worden vastgelegd. Deze informatie staat ook hieronder weergegeven.

Hoe legt u een arbeidscontract schriftelijk vast?
Bij een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is, mag u de lage WW-premie betalen. Maar alléén als u dit arbeidscontract schriftelijk hebt vastgelegd en samen met uw werknemer hebt ondertekend.

Schriftelijk vastleggen is niet alleen op papier vastleggen
Want ook op één van deze manieren voldoet u aan die eis:
• u bewaart het arbeidscontract digitaal. Daarbij zijn er twee mogelijkheden:
1. het gaat om een schriftelijk contract dat is ondertekend en ingescand
2. het gaat om een digitaal contract met een gekwalificeerde elektronische handtekening van u en uw werknemer
• u hebt het arbeidscontract naar uw werknemer gemaild en die heeft u per e-mail geantwoord dat hij akkoord gaat met het arbeidscontract
• u slaat het arbeidscontract op in uw HR-systeem.

Maak een aanvulling als u alleen een mondeling contract hebt of het schriftelijke contract kwijt bent
Deze aanvulling op het arbeidscontract moet aan drie voorwaarden voldoen:
• u en uw werknemer hebben de aanvulling allebei ondertekend
• uit de aanvulling blijkt dat er sprake is van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is
• u bewaart de aanvulling bij uw loonadministratie.
Is een schriftelijk arbeidscontract voor bepaalde tijd overgegaan in een contract voor onbepaalde tijd? Dan moet u het arbeidscontract aanpassen of een aanvulling erop maken.

U hebt tot 1 juli 2020 de tijd om uw arbeidscontracten schriftelijk vast te leggen
Maar dat geldt alléén voor werknemers die op 31 december 2019 al bij u in dienst waren. Voor deze werknemers mag u vanaf 1 januari de lage WW-premie betalen. In de aangifte geeft u aan dat u het arbeidscontract schriftelijk hebt vastgelegd, ook al bent u daar nog mee bezig.
Hebt u het arbeidscontract op 1 juli 2020 nog niet schriftelijk vastgelegd? Dan moet u alsnog met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 de hoge WW-premie betalen. U herziet de premie dan niet, maar geeft in de correcties aan dat u het arbeidscontract niet schriftelijk hebt vastgelegd.
Hebt u op 1 januari 2020 of daarna een werknemer in dienst genomen? Dan moet u het arbeidscontract meteen schriftelijk vastleggen.

0 reacties