Home / Zelfcoach / Voorbereiden

Sterke projectleider aanstellen

Belangrijke succesfactor in het realiseren van inclusie in uw organisatie? Stel een slagvaardige projectleider aan, die is vrijgemaakt voor deze taak en buiten de lijntjes durft te kleuren. Het is noodzakelijk dat er voldoende capaciteit is. De projectleider moet zich volledig kunnen focussen op het thema. In de beginfase ligt de nadruk op draagvlak, inlezen in de wet- en regelgeving en zoeken van samenwerking met bemiddelaars.

VOORBEELD De gemeente Purmerend boekt goede resultaten door het aanstellen van een accountmanager sociaal rendement

Interne projectgroep inrichten

Heeft uw organisatie de ambitie tot inclusief werkgeven? Start dan een interne project- of werkgroep met daarin vertegenwoordigers van relevante afdelingen (directie, HR, lijn, inkoop) en enthousiaste ambassadeurs uit de organisatie. Met deze groep kunt u de verschillende redenen / waarden van inclusief werkgeven bespreken. Een interne projectgroep kan mogelijkheden (laten) onderzoeken, maar ook visie ontwikkelen, ervaringen inventariseren, draagvlak creëren en een ambitie bepalen. Zo’n interne projectgroep kan bovendien samenwerking zoeken met (soortgelijke projectgroepen bij) andere bedrijven uit uw netwerk, juist bij vraagstukken die om lokale kennisuitwisseling en oplossingen vragen.

Het begint bij bestuurlijk commitment, een bestuurder die daadwerkelijk de wil uitdraagt om dit te realiseren en draagvlak creëert binnen de organisatie.

Huidige stand van zaken in uw organisatie


Huidig personeelsbestand
Werken in uw organisatie al mensen die afstand tot de arbeidsmarkt hadden? Sinds 1 januari 2013 ingestroomde medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt tellen mee voor de banenafspraak.

Onderzoek hoeveel van hen zijn ingestroomd sinds 1 januari 2013. U kunt eerst navraag doen bij uw HR-afdeling. Deze afdeling beschikt over de personeelsdossiers.

  • Detacheringen en uitzendkrachten tellen ook mee
  • Ga na uit welke doelgroepen deze werknemers komen
  • Denk bijvoorbeeld aan Wajongers, SW’ers
  • Ga na welke functies of taken zij uitvoer(d)en, dit helpt u later bij het vinden van passende functies.

Wilt u zeker weten of u met het bestaande personeelsbestand al mensen in dienst heeft die vallen onder de doelgroep banenafspraak? Vraag dan bij UWV welke werknemers uit uw organisatie in het doelgroepregister staan. Vraag ook bij uw intermediairs na of er op dit moment ingehuurde arbeidskrachten zijn die in dit register staan.

ACTIE Zoek uit hoeveel medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt bij uw organisatie zijn gaan werken sinds 1 januari 2013.

TIP U kunt ook gebruikmaken van de Maatlat inclusief ondernemerschap. Wij hebben deze benchmark, die in de VS veel gebruikt wordt, voor u vertaald en aangepast aan de Nederlandse situatie.

Doelgroep: procedures en afspraken
Onderzoek wat in uw organisatie bekend is over interne procedures en afspraken over werkgeven aan mensen uit de doelgroep en maak hier een kennisdocument van. Kijk voor elk onderdeel van HR of dit is ingericht op de doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan:

  • HR-beleid
  • Afspraken met OR en/of vakbond
  • Werving en selectie
  • Mobiliteit
  • Verzuim
  • Arbeidsvoorwaarden / cao
  • Loonschalen en functiegebouw
  • Fysieke voorzieningen (braille, lift e.d.)

ACTIE Maak een kennisdocument van de bestaande interne procedures en afspraken voor deze groep werknemers.

Ervaringen in uw organisatie met inclusie
Inventariseer welke ervaringen met inclusief werkgeven er zijn in uw organisatie. Verzamel eventueel ook ervaringen bij bekende collega-werkgevers – uit uw branche of regio. In de Nationale Voorbeeldenbank staan honderden voorbeelden en kunt u filteren op onder andere sector en arbeidsmarktregio.

Positieve ervaringen kunnen inzicht geven in succesfactoren en negatieve ervaringen kunnen leer- en aandachtspunten opleveren. Deze inventarisatie helpt u bij het bepalen op welke onderwerpen u zich later het beste kunt richten bij het creëren van draagvlak.

ACTIE Wellicht is er al personeelsonderzoek gedaan met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen? Bekijk dan of dit onderzoek voor inclusief werkgeven relevante resultaten bevat.

Inclusiebeleid opzetten

U kunt bedrijfsbeleid ontwikkelen voor het werken met deze werknemers. Voorwaarde is steun en inzet vanuit uw directie. Idealiter zijn alle werkprocessen ingericht op inclusief werkgeven, maar integraal beleid ontwikkelen moet bij de organisatie passen. Begin niet met een lijvige beleidsnotitie, maar met een beperkte pilot voor een eerste succeservaring en bekijk dan waar uw beleid behoefte heeft aan aanpassingen.

Grote bedrijven starten veelal een pilot om ervaring op te doen. Start een pilot ‘integraal beleid inclusief werkgeven’ met daarin aandacht voor de volgende aspecten:

  • omgaan met eigen personeel behorend tot de doelgroep
  • in dienst nemen/inlenen van medewerkers uit de doelgroep
  • creëren van nieuwe functies
  • creëren van draagvlak in de organisatie
  • maken van afspraken met leveranciers – sociaal inkopen
  • doorstroom van mensen uit de doelgroep
  • vergroten van de bekendheid met dit thema in de organisatie.

VOORBEELD Bij ABN-AMRO is arbeidsparticipatie van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt integraal onderdeel van het diversiteitsbeleid

TIP Ter inspiratie voor werkgevers schreven wij een plan van aanpak voor inclusiebeleid

Plan van aanpak – van ambitie naar realisatie

Deze sluit aan op een bestaand plan van aanpak, als dat er is. De experts van AWVN kunnen u ondersteunen bij het maken van een plan van aanpak.

Aandachtspunten bij het maken van een plan van aanpak:

  • Zorg dat in het plan staat waarom uw organisatie met de doelgroep aan de slag wil. Bij WAAROM in deze zelfcoach vindt u een verdere verdieping op de mogelijke beweegredenen en de toegevoegde waarde van inclusief werkgeven.
  • Maak een planning. Benoem wat uw organisatie de komende periode concreet gaat doen om meer inclusief te worden. Hoe concreter u de acties formuleert, hoe groter de kans van slagen. Dit hoofdstuk van de zelfcoach geeft inspiratie over uw vervolgstappen.
  • Benoem hoeveel nieuwe plaatsingen (naar functie) uw organisatie ambieert. Ambities zijn belangrijk; een ambitie is nog geen baan, maar zonder ambitie komt er ook geen baan. In de ruimte tussen ambitie en realisatie (of het uitblijven daarvan) leert u tegen welke knelpunten u aanloopt en wat er nodig is om uw ambitie alsnog te realiseren.
  • Maak een interne (en eventueel ook externe) stakeholdersanalyse. Beschrijf welke medewerkers betrokken zijn, een ambassadeursrol vervullen en wat hun afgesproken taken zijn. U kunt ook een externe stakeholdersanalyse maken; wat is de mening van klanten, leveranciers.
  • Breng het financiële plaatje in beeld. Is er een centraal budget voor dit project? Onder BUSINESS CASE staat meer informatie over welke posten u kunt opnemen in een kosten-batenanalyse.
  • Neem in het plan op waar binnen de organisatie mogelijkheden zijn en wat die mogelijkheden inhouden (taken, uren, bijzondere eisen). Meer informatie over het vinden en vormen van functies vindt u onder AAN DE SLAG.

In het plan van aanpak neemt u onder andere op:

  • Projectleider en projectorganisatie
  • Uitgangspunten en beleid
  • Communicatie en draagvlak
  • Management, leidinggevenden, personeel, medezeggenschap
  • Doelstellingen: aantallen en doelgroepen
  • Mogelijkheden
  • Business case
  • Risico’s en passende beheersmaatregelen
  • Planning en afspraken
  • Realisatie banen
  • Vacature of baan (definitie)
  • Contractvorm
  • Aan de slag met stappenplan duurzame plaatsing.

TIP VSO (sector overheidswerkgevers) maakte een uitgebreide checklist voor een plan van aanpak, zodat u zeker weet dat u niets over het hoofd ziet.

Financieel plaatje


Centraal budget opstellen
Het blijkt voor werkgevers soms lastig om ruimte in de formatie te reserveren voor medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt. Afdelingen hebben vaak al te maken met gekorte budgetten en krimpende teams. Juist daarom is het belangrijk om slimme manieren te bedenken die inclusief werkgeven mogelijk maken. Zo zijn er organisaties die hiervoor een centraal budget organiseren. Dit geeft leidinggevenden een extra motief om een dergelijke medewerker aan te nemen en geeft mensen met een beperking de kans om hun kwaliteiten te laten zien. De Normaalste Zaak noemt het creëren van een centraal budget zelfs één van de vijf geboden voor inclusief succes.

VOORBEELD Gemeente Amsterdam heeft een centraal budget zodat afdelingen niet zelf de kosten dragen als ze iemand uit de doelgroep aannemen

Subsidies & regelingen
Veel extra kosten die het inzetten van medewerkers met een arbeidsbeperking vraagt, worden volledig vergoed. Denk aan de compensatie van lagere productiviteit, begeleiding (jobcoaching) en werkplekaanpassingen. Meer informatie over subsidies en regelingen vindt u bij WET-EN REGELGEVING – Regelingen en subsidies.

Business case
U kunt een business case maken zodra duidelijk is welk type arbeidsrelatie is gekozen, zie: BUSINESS CASE.

Draagvlak creëren

Draagvlak is cruciaal om inclusief werkgeven tot een succes te maken. Dat vraagt om permanente aandacht in de hele keten – van de eerste intentie om iemand te plaatsen tot de daadwerkelijke realisatie. Om draagvlak te creëren, moet u weten welke ideeën, (voor)oordelen, ervaringen en beelden er bestaan binnen uw organisatie over mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. U moet ook weten waar in de organisatie weerstand een rol speelt. Vervolgens probeert u met de juiste overtuigingsstrategieën het draagvlak te vergroten en vooroordelen te ontkrachten.

TIP Laat u inspireren door werkgevers, die al succesvol draagvlak creëerden. In onze database met praktijkverhalen kunt u selecteren op draagvlak.

Weerstand
Primaire reacties op uw initiatief kunnen positief, maar ook negatief zijn. Als u op weerstand stuit in uw organisatie, moet u werken aan draagvlak. Weerstand kan te maken hebben met verandering, met timing en met (voor)oordelen of negatieve ervaringen. Mogelijke vragen:

  • De directeur vraagt zich af of zijn personeel hier voldoende voor openstaat.
  • De manager vraagt zich af hoe hij dezelfde productie kan blijven draaien als er medewerkers met een beperking bij komen. En of de klanttevredenheid eronder zal lijden.
  • De leidinggevende vraagt zich af hoe hij ‘de nieuwe medewerker met een beperking’ moet aansturen, of deze wel ‘past’ in zijn team en hoe hij kan voorkomen dat de werkdruk van de collega’s stijgt.
  • De uitvoerende collega’s vragen zich af of zij meer werk krijgen door de komst van de nieuwe medewerker.

TIP Onderzoek wat de eerdere ervaringen met inclusie zijn binnen uw organisatie en in hoeverre er al sprake is van een inclusieve cultuur.

ACTIE Maak een interne stakeholdersanalyse om eventuele weerstand te voorkomen.
Over inclusief werkgeven bestaan veel beelden en (voor)oordelen. Door realistische verwachtingen te hebben, kunt u beter anticiperen op mogelijke weerstand. Collega’s hebben misschien eerder negatieve ervaringen gehad met een collega met een beperking of misschien levert juist de onbekendheid weerstand op.

TIP Zijn de eerdere ervaringen minder positief? Negeer die signalen dan niet, doe daaruit inzichten op en voorkom dat negatieve ervaringen vooroordelen bevestigen.

TIP Wijs collega’s erop dat de vernieuwing die voortkomt uit verandering (onverwacht) positief kan uitpakken. Gebruik voorbeelden uit andere organisaties, zie hiervoor bijvoorbeeld de praktijkverhalen op deze site.

Organisatiebreed draagvlak
Draagvlak op de werkvloer is erg belangrijk om uw organisatie inclusiever te kunnen maken. Ook commitment van directie, bestuurders en teamleiders is hiervoor noodzakelijk.

Weerstand bij het management kan ontstaan door de verwachting, dat de implementatie van uw ambitie veel geld kost. Inclusief werkgeven kan op korte termijn extra tijd en extra kosten betekenen. De kosten gaan voor de baten uit. Krapte op de arbeidsmarkt of het vinden van geschikte medewerkers voor specifieke werkzaamheden kunnen belangrijke motieven zijn voor het management om met een bredere blik te kijken naar de werving van personeel.

Management:

Subtiele weerstand MT: zeggen dat ‘we’ iets gaan doen voor inclusie, maar geen doorvertaling maken naar bijvoorbeeld budget of andere zaken om het mogelijk te maken.
Het is belangrijk om een inclusieve sponsor te hebben in het MT.
Organisaties waar op bestuurlijk niveau aandacht is voor dit onderwerp en er zelfs targets liggen bij personen en afdelingen, geven aan dat dit blijvende commitment aan de top helpt bij het realiseren van plaatsingen.

ACTIE Zorg voor duidelijke en zorgvuldige communicatie over de verandering die u beoogt. Bespreek het waarom met de betrokkenen en nodig uit tot een gesprek over de waarde van inclusief werkgeven. Gebruik de praatplaat om met elkaar te ontdekken, welke waarde(n) inclusief werkgeven voor uw organisatie kan hebben.

TIP Wijs uw werkgever erop dat inclusief werkgeven een aspect van goed werkgeverschap kan zijn, met bovendien vaak positieve gevolgen voor de organisatiecultuur en soms zelfs voor het verzuim in de organisatie. Ook kan dit het imago van uw organisatie op de arbeidsmarkt positief beïnvloeden.

ACTIE Stel een visiedocument of plan op om uw directie of management te overtuigen.

Werkvloer:

Weerstand op de werkvloer is begrijpelijk. Collega’s kunnen onzeker worden of zij hun werk behouden, of misschien harder moeten werken.

Het is belangrijk om extra aandacht te hebben voor het team van de toekomstige werknemer. Neem hen mee in de procedure en manage de verwachtingen. Bereid hen voor bij wie ze terecht kunnen als er vragen zijn, zorg voor een aanspreekpunt voor collega’s.

TIP Neem mensen mee in het gewenningsproces. Het gaat vaak om praktische zaken. Begin klein en geef aandacht aan de successen – in teamoverleggen, op intranet, in het personeelsblad, in de periodieke review van de directie, enz.

ACTIE Organiseer dialoogsessies in uw eigen organisatie of start een inclusietour langs interne stakeholders. Gebruik daarbij bijvoorbeeld de praatplaat uit de brochure Verschil smaakt naar meer. De waarde van inclusief werkgeven.

TIP Vraag medewerkers of zij zelf iemand kennen uit de doelgroep die werk zoekt.

Checklist draagvlak vergroten

  • Bepaal eerst de beweegredenen van uw organisatie. De meerwaarde moet helder en passend zijn. Is de meerwaarde van inclusief werkgeven helder binnen uw organisatie? Als dat voor alle betrokkenen het geval is, dan zit het meestal ook wel goed met het draagvlak.
  • Zorg voor commitment van de top. Inclusief werkgeven begint vaak met persoonlijke betrokkenheid, bijvoorbeeld van de directeur of manager zelf. Een ambassadeur aan de top is belangrijk. Probeer uw werkgever, directeur of manager nog extra te committeren door hem/haar te betrekken bij de praktische uitwerking. Het werkt vaak goed om een ambassadeur in de top aan te stellen.
  • Ga op zoek naar positieve ervaringen in uw organisatie en deel die. Deze kunnen inzicht geven in succesfactoren en aandachtspunten opleveren. U kunt in gesprekken met collega’s hun persoonlijke ervaringen ter sprake brengen. Positieve verhalen werken inspirerend en enthousiasmerend. Ze leiden tot meer draagvlak. Voor negatieve ervaringen waren wellicht aanwijsbare oorzaken die in de toekomst te voorkomen zijn. Tip: U kunt ervaringsverhalen ophalen door dit in afdelingsoverleggen en in de interne communicatiemiddelen (personeelsblad, intranet, mededelingsborden e.d.) zelf op te halen. Ook kunt u de directeur vragen hier iets over te vertellen en collega’s naar u te verwijzen.
  • Zorg voor inbreng van het eigen personeel, bijvoorbeeld door een interne projectgroep of ambassadeurs. Eigenaarschap creëren bij collega’s draagt bij aan draagvlak in de organisatie. Mobiliseer ambassadeurs in de top en in alle lagen van de organisatie. Een voorbeeld: Bij Enexis brengt een ambassadeursgroep ervaring, motivatie en praktische info in de organisatie.
  • Formuleer een heldere visie in communicatie. Zorg voor heldere interne communicatie over de komst van deze medewerkers: waarom gebeurt dit, wanneer gebeurt het en wat betekent het voor (groepen) werknemers?
  • Maak een business case. Met een positieve business case creëert u draagvlak. Bedenk dat bij inclusief werkgeven vaak persoonlijke betrokkenheid en emoties belangrijker zijn dan de financiële kosten en baten. Ook de indirecte (immateriële) baten brengt u daarom in beeld. Kijk voor meer informatie bij BUSINESS CASE.
  • Start klein, bijvoorbeeld met een pilot voor een eerste succeservaring en bouw daarop verder.
  • Verzamel en deel succesverhalen uit de organisatie en anticipeer op mogelijke bezwaren.
  • Houd een presentatie in het MT, team- of afdelingsoverleg.
  • Zoek contact met andere werkgevers.
  • Neem collega’s mee op bedrijfsbezoek.
  • Organiseer trainingen voor afdelingen en teams die met plaatsingen aan de slag willen.

Succesverhalen delen
Onbekend maakt onbemind. Er bestaan nogal wat vooroordelen over werken met de doelgroep. Maar er zijn ook veel succesverhalen. Wilt u ontdekken waar de kansen liggen voor uw organisatie aan de hand van voorbeelden bij u in de regio of binnen uw branche? AWVN biedt ruim 60 praktijkverhalen. Verhalen van en over werkgevers met ervaring, die inspirerend vertellen over talentvolle, moedige, productieve, gedreven en succesvolle medewerkers. De zoek- en filterfunctie maken de voor u relevante voorbeelden snel vindbaar.

TIP In de Nationale Voorbeeldenbank staan honderden voorbeelden van inclusieve werkgevers. Deze voorbeelden zijn o.a. te filteren naar sector, arbeidsmarktregio’s en manieren van inclusief werkgeven.