Rollen en werk wendbaar organiseren

Rollen in uw organisatie?

Dit artikel gaat over rollen en wendbaar organiseren van werk. Er zijn veel vragen over rollen; wat rollen precies zijn, wanneer het interessant is voor een werkgever om met rollen te werken en hoe u arbeidsvoorwaardelijk met rollen om kunt gaan. Naast antwoorden op deze vragen delen we concrete tips voor het vergroten van de wendbaarheid door te werken met rollen.

Iedereen heeft rollen
Iedereen heeft allerlei rollen. Op het werk en ook daarbuiten. Veranderende omstandigheden kunnen andere rollen tot gevolg hebben. U herkent het misschien wel uit uw privésituatie: u bent tegelijkertijd ouder en kind en beide rollen veranderen in de loop van de tijd.
Op het werk is dat niet anders. Daar heeft een medewerker ook verschillende rollen. Bijvoorbeeld als functiehouder en als teamlid. Veelal vervult een medewerker verschillende rollen vanuit dezelfde functie maar soms krijg hij een rol naast deze functie. Ten aanzien van deze aanvullende rol maakt de lijn dan afspraken met de medewerker voor een bepaalde periode en de bijdrage die wordt geleverd.

Herkent u dit? Werkt u ook op deze manier met rollen in uw organisatie?

In onderstaande vlog legt Tineke Hamstra, organisatieadviseur bij AWVN, wat rollen voor uw organisatie kunnen betekenen.

=Na de vlog gaat de tekst verder.=

Wat zijn rollen nu eigenlijk?

Dat is een ogenschijnlijk makkelijke vraag, waarop verschillende antwoorden mogelijk zijn.

• Het kan gaan over tijdelijk ander werk doen (een medewerker die tijdelijk een project leidt).
• Het kan gaan over een andere benadering van het werk, namelijk naar de inbreng die je hebt als onderdeel van je functie (specifiek als bijvoorbeeld een (tijdelijke) projectleider, als adviseur, of als deelnemer).
• Het kan ook gaan over de aard van het werk, meer algemeen bekeken binnen de grotere organisatie als geheel, of de rol die je als persoon in een team hebt (Belbin).

Waar het bij rollen in elk geval om gaat, is het vergroten van wendbaarheid door een meer mensgerichte benadering. Deze staan in relatie tot de ambities en strategie van de organisatie.
Het vervullen van een rol gaat via de lijn van de inhoud (verantwoordelijkheid hebben) of talent (ergens goed in zijn). Dat klinkt wat theoretisch, maar simpel gezegd komt het hierop neer: een rol is meer mens- dan taakgericht; een functie is meer taak- dan mensgericht.

Actuele aanleidingen voor rollen

Vanuit onze adviespraktijk zien we dat rollen een actueel vraagstuk zijn voor bedrijven. Grofweg zien we drie aanleidingen.

• Knellend functiehuis Sommige organisaties vinden dat functies een wat oubollige, rigide klank hebben. Vaak worden functies dan in verband gebracht met rigide werkstructuren: het functiehuis knelt. Werken met meer generieke functieprofielen of met rollen kan dan een oplossing zijn.
• Zelforganisatie Sommige organisaties experimenteren met ‘andere’ aansturingsprincipes als zelfsturing en zelforganisatie. Bij zelf regie en verantwoordelijkheden nemen, lijkt een rol beter aan te geven dat je meer kan en/of mag; een functie lijkt meer omkaderd door het management. Bekijk deze klantcase.
• Agile werken Ook heeft bij een aantal leden het agile gedachtengoed een vlucht genomen. Bij deze manieren van werken, waarbij je meer om een dienst of product heen organiseert, hebben mensen wisselende rollen. Bekijk deze klantcase.

Trends en ontwikkelingen in de economie en op de arbeidsmarkt: werk wendbaar organiseren

In de economie en op de arbeidsmarkt spelen ook trends en ontwikkelingen, die tot gevolg hebben dat werken met rollen aantrekkelijker wordt.

• Werk wendbaar organiseren Werk verandert steeds sneller en we hebben steeds meer oog voor de verandering die dit van mensen vraagt.
• Aansturingsprincipe verandert Er is behoefte aan andere wijzen van organiseren omdat het hiërarchische model niet meer altijd passend lijkt te zijn.
• Meer mensgericht De menskant van organiseren krijgt steeds meer aandacht: motivatie, onderscheidend vermogen door inzet van talent van medewerkers, werving en behoud van mensen.

Rollen passen in de trend en ontwikkeling van de markt, waarin je sneller moet innoveren én de ontwikkeling in de arbeidsmarkt die steeds meer gericht is op ontplooiing, ontwikkeling en betekenisvol werk.

Redenen om met rollen te gaan werken vanuit de praktijk, bij onze leden

“De markt vraagt om steeds veranderende werkzaamheden en dat past niet meer bij een vaste structuur met functies.”

“We willen ons werk anders organiseren. De huidige, hiërarchische, manier van organiseren begint te wringen, we willen meer aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers en/of hun talenten.”

“Een van onze medewerkers wordt leidinggevende, en we willen haar ontwikkelen op het onderdeel coaching. Dat willen we oefenen met een rol in de praktijk.”

“We willen sommige medewerkers kunnen ontlasten bij pieken en de capaciteit slimmer benutten.”

“We willen gaan werken met rollen om regie- en leiderschapskwaliteiten te stimuleren bij medewerkers en lijn.”

Lees ook het interview met organisatieadviseur Henk Tulner en ontdek hoe rollen in uw organisatie kunnen werken.

Wat betekent dit voor de arbeidsvoorwaarden?

Het denken vanuit rollen en het werken met rollen roept bij veel organisaties direct de vraag op of er, als je gaat werken met rollen, arbeidsvoorwaardelijke consequenties zijn. Vanuit de gedachte dat je als medewerker meerdere rollen vervult vanuit je functie, is hier meestal geen sprake van. Hiervan kan wel sprake zijn als je een rol op je neemt die een andere verantwoordelijkheid met zich mee brengt en die andere vaardigheden van je vraagt.

Het is uiteraard van belang dat een medewerker zich erkent en gewaardeerd voelt voor de diverse rollen die hij/zij vervult. We zien verschillende overwegingen in de implementatie.

– Hoe gaan we arbeidsvoorwaardelijk om met de eventuele tijdelijke aard van een rol?
– Werkt een beloning stimulerend of is een waardering van de inzet beter op zijn plaats?
– Welke partijen hebben invloed op het arbeidsvoorwaardelijke stuk en hoe kijken zij aan tegen deze manier van organiseren van werk?

Het bewust uitdenken van een beloningsconcept dat ondersteunend is aan (de ontwikkeling) naar rollen is maatwerk. De ene organisatie kiest voor een tijdelijke extra beloning, de ander voor het geven van een blijk van waardering en de ander is ‘automatische groei’ door de salarisschaal terug van weggeweest. Welke gedachte zit daar dan achter? Zie daarvoor de blog Beloningsbeleid inrichten met Dutch Design.

Concrete tips om met rollen aan de slag te gaan

Gaan werken met rollen kan voordelen opleveren voor zowel de medewerker als de leidinggevende en de organisatie. Wilt u met rollen in uw organisatie aan de slag, dan geven we hierbij 5 concrete tips.

• Bed het werken met rollen in de organisatiestrategie in en maak de relatie tot de organisatiedoelen duidelijk.
• Laat het iets van de gehele organisatie zijn en sluit ook stakeholders als medezeggenschap aan.
• Creëer ruimte voor de medewerker om een rol te kunnen vervullen.
• Zorg voor heldere opdrachten in een omgeving waarin ruimte is voor fouten, experimenten en kunnen leren van elkaar.
• Maak heldere afspraken over de rol en de duur ervan.

Tot slot een open deur, maar niet minder waar: ga met elkaar de dialoog aan. Praat over wederzijdse verwachtingen. Alleen op die manier wordt u samen wendbaarder.