donderdag 28 april 2022

Werknemer oneens met waarschuwing: uit dossier verwijderen?

U kent het vast wel: een teleurgestelde of zelfs boze werknemer die het niet eens is met een gekregen waarschuwing op het werk of met zijn beoordeling. Is dat dan een gevalletje ‘jammer dan, het is wat het is’ ? Of moet u hier iets mee? Welke rechten heeft een werknemer eigenlijk en tot wat bent u als werkgever verplicht? De aantekening of waarschuwing uit het personeelsdossier verwijderen?

 

Blog arbeidsrechtEen werknemer heeft op grond van de privacywetgeving het recht om inzage te krijgen in zijn dossier. Feiten of persoonsgegevens die niet kloppen, mag hij laten corrigeren. Dat zijn basisrechten van elke burger en ook van een werknemer. Maar hoe zit dat nu met een waarschuwing of beoordeling die de werknemer aanvecht? Moet die ook aangepast worden? Het antwoord is nee.

Zorgvuldig handelen bij een waarschuwing op het werk
De werkgever bepaalt of een waarschuwing nodig is en hoe hij de werknemer beoordeelt. Uiteraard moet die beslissing zorgvuldig tot stand komen. Hoewel de werkgever de beslissing eenzijdig neemt, moet hij vooraf wel hoor en wederhoor toepassen ofwel met de werknemer in gesprek te gaan. Op die manier kan hij de reactie van de werknemer nog meewegen in zijn beslissing. Een werknemer die het oneens is met de waarschuwing of beoordeling kan vragen om een correctie, maar de werkgever hoeft daar niet in mee te gaan (tenzij het gaat om onjuist vermelde persoonsgegevens, zoals een fout gespeelde naam of onjuiste geboortedatum; dan moet correctie wel plaatsvinden). De werknemer kan in dat geval een eigen verklaring opstellen en die laten toevoegen aan het dossier. Op die manier ligt ook zijn visie vast.

In dit weblog informeren de advocaten en juristen van AWVN u geregeld over actuele arbeidsrechtelijke ontwikkelingen. Hier vindt u alle arbeidsrechtelijke blogs

Wat wij in de praktijk zien bij AWVN-advocaten, is dat er steeds meer arbeidsrechtelijke uitspraken zijn waarin privacyaspecten een rol spelen. Wat ik hierboven schreef raakt daar ook aan. Het gaat er om dat de werkgever zorgvuldig met het personeelsdossier moet omgaan. Gaat er op dit vlak iets mis, dan kan dat gevolgen hebben voor de werkgever wanneer de zaak voor de rechter komt en die een beslissing moet nemen.

In dit blog besteed ik daarom aandacht aan een recente uitspraak van een Gelderse rechter. Deze bepaalde dat een werkgever een kritische aantekening over een werknemer uit het dossier moest verwijderen.

Hij grijpt hiermee direct in een lopende arbeidsrelatie in. Hoe kwam hij tot die beslissing?

Te weinig gastvriendelijk
In de betreffende zaak had de werknemer een waarschuwing gekregen van zijn werkgever, een zwembadexploitant. De werknemer was het daarmee oneens. Na gesprekken hierover is de waarschuwing omgezet in een aantekening in het dossier. Ook dit accepteert de werknemer niet; hij stapt naar de rechter. De rechter vindt dat de waarschuwing (en later de aantekening) niet zorgvuldig tot stand zijn gekomen.

De werknemer in deze zaak moest tijdens zijn werk een aanpassing doen aan de verstelbare zwembadvloer. Zwemmers moesten daarom vanwege de veiligheid tijdelijk het water uit en niemand mocht er in. Eén gast wilde dat toch doen. Deze wilde in eerste instantie niet luisteren naar de werknemer en vertoonde uitdagend gedrag. Hierop verhief de werknemer zijn stem. De werknemer meldde dit voorval bij zijn vestigingsmanager. Volgens kreeg de werknemer een officiële waarschuwing. Volgens de werkgever was zijn gedrag niet professioneel en niet ‘gastvriendelijk’’.

De werknemer schakelde juridische bijstand in. Zijn adviseur maakte bezwaar tegen de maatregel en vorderde verwijdering van de waarschuwing (en de stukken die daarbij horen) uit het personeelsdossier. Tijdens het gesprek dat hierop volgde, gaf de werkgever aan dit niet te zullen doen. Wel zette hij de waarschuwing om in een ‘aantekening’ in het dossier. Daarmee was deze kwestie echter nog niet opgelost. De werknemer zette door en stapte naar de rechter en verzocht de rechter zijn werkgever ertoe te veroordelen de aantekening te verwijderen.

Meer weten over privacy & werk?
De eerstkomende editie van het webinar ‘Privacy en werk’ vindt plaats heeft op 17 november 2022. Dan praat ik u in iets meer dan twee uur bij over dit interessante onderwerp, dat al maar aan belang wint.

Niet de juiste aanpak
De rechter meende dat de werkgever te ver is gegaan, nu niet blijkt dat de werkgever heeft nagelaten zorgvuldig onderzoek te doen naar de feiten en omstandigheden van de situatie. Zelfs nadat de werknemer zich verweerde, heeft hij geen nader onderzoek gedaan. Daar komt bij dat de werkgever de waarschuwing achteraf heeft aangevuld met de mededelingen dat de waarschuwing gold als disciplinaire straf én dat er bij herhaling verdergaande maatregelen genomen zouden worden. Bovendien had de werkgever de waarschuwing en later de aantekening ook een bredere grondslag gegeven. De werknemer zou onveilig hebben gehandeld en een collega geïntimideerd hebben. Dit stond niet in de eerdere stukken en deze vermeende omstandigheden zijn ook niet nader door de werkgever onderzocht. Deze van-dik-hout-zaagt-men-planken-aanpak was niet de juiste, vond de rechter. Hij nam de werknemer in bescherming.

De rechter vindt de werkwijze van de werkgever onzorgvuldig. De werkgever heeft volgens de rechter dan ook niet tot het besluit kunnen komen dat de werknemer zich zo heeft gedragen als de werkgever heeft opgeschreven in de aantekening. Deze handelwijze van de werkgever getuigt niet van goed werkgeverschap. De rechter koppelt hieraan de sanctie dat de aantekening uit het personeelsdossier verwijderd moet worden. Als prikkel heeft hij hierbij een dwangsom opgelegd.  Door de verwijdering kan de werkgever in de toekomst niet teruggrijpen op dit voorval.

Een beslissing als dit zie je niet vaak in het arbeidsrecht. Zoals ik schreef aan het begin, grijpt de rechter in een bestaande arbeidsrelatie in. Dit heeft impact op de arbeidsrelatie. Deze situatie had door de werkgever voorkomen kunnen worden door zorgvuldiger te handelen en met een deskundige te overleggen over de juiste aanpak.

0 reacties