Home / Blogs en vlogs / arbeidsrecht / Personeelsdossier op orde?
dinsdag 30 mei 2017

Personeelsdossier op orde?

Een personeelsdossier dat goed op de orde is, kan de werkgever veel tijd, moeite en geld besparen. Dat wordt wel duidelijk uit de twee ontslagzaken die hier ter sprake komen. In beide gevallen ging het om een werknemer die werkzaam was in de horeca, in de bediening van een restaurant om precies te zijn. Een werknemer in een restaurant in Maastricht, genaamd Pascalino, en een werknemer in een restaurant in Amsterdam, genaamd La Pampa. Beiden werkten in de bediening. Op beide arbeidsrelaties is de horeca-cao van toepassing.

Pascalino, Maastricht
Een werkneemster heeft een contract voor bepaalde tijd gekregen van restaurant Pascalino. Na vijf maanden dienstverband wordt de werkneemster bij haar leidinggevende geroepen. Hij geeft aan dat het bedrijf niet met haar verder wil. Een week later krijgt zij een brief waarin staat dat haar arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd. Zij hoeft niet meer op haar werk te komen en zal worden doorbetaald tot 15 december 2016, de einddatum van de arbeidsovereenkomst. Althans: dat is de einddatum volgens de werkgever.
De werkneemster is het hier niet mee eens. Een week na deze ‘einddatum’ schrijft zij een brief. Daarin stelt zij dat zij een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar heeft. In haar beleving is zij dus nog in dienst bij de werkgever.

In dit weblog informeren de advocaten en juristen van AWVN u geregeld over de meest actuele arbeidsrechtelijke ontwikkelingen.

De werkneemster heeft inmiddels betaald werk bij een andere werkgever, maar geeft het desondanks niet op. Partijen gaan eerst schriftelijk met elkaar in discussie. Dat loopt op niks uit, dus op 14 maart 2017 staan partijen voor de rechter. De werkneemster eist duizenden euro’s van Pascalino, voor een billijke vergoeding, een schadevergoeding, niet betaalde vakantiedagen, achterstallig loon en proceskosten. Ook wil zij dat de werkgever binnen een dag deugdelijke bruto-nettospecificaties verstrekt.

Beide partijen brengen een kopie van de arbeidsovereenkomst in het geding om hun stellingen te bewijzen. Van de kopie van de werkneemster is alleen de laatste pagina ondertekend. De eerdere pagina’s, en dus ook de pagina waarop staat dat de arbeidsovereenkomst is aangegaan tot 15 december 2016, zijn niet ondertekend noch is daarop een paraaf gezet. Wel staat er een opvallende streep, waardoor het er op lijkt alsof de parafen opzettelijk niet zijn gekopieerd, aldus de kantonrechter.
De werkgever stelt dat het contract is vervalst. En zegt voorts dat elke nieuwe werknemer eerst een contract voor de duur van een half jaar krijgt. Wegens disfunctioneren is er geen sprake geweest van verlenging. De werkgever heeft evenwel geen originele arbeidsovereenkomst omdat deze is overhandigd aan de werknemer. Wel heeft de werkgever een kopie van de overeenkomst, die voor een halfjaar is afgesloten. Deze kopie is wel op elke pagina voorzien van twee parafen.

Een van beide partijen neemt het niet zo nauw met de waarheid, zoveel is duidelijk. De werkgever komt hier uiteindelijk goed weg. Volgens de kantonrechter is het namelijk nu aan de werknemer om te bewijzen dat zij wél degelijk een jaarcontract heeft gekregen, in tegenstelling tot alle andere werknemers van Pascalino. De werkneemster biedt aan haar buurvrouw en echtgenoot te laten getuigen, maar daar gaat de kantonrechter niet op in. Het lukt de werknemer dus niet haar stellingen te bewijzen. Maar wat was er veel tijd, moeite en geld bespaard als de werkgever simpelweg het originele, ondertekende exemplaar van de arbeidsovereenkomst in het personeelsdossier had bewaard!

Toch krijgt de werkgever niet helemaal gelijk. Want er is niet alleen sprake van een vermiste arbeidsovereenkomst, er moeten ook nog vakantiedagen evenals een (klein) bedrag aan achterstallig loon worden uitbetaald. De werkgever had eerder aangegeven dat dit bedrag was uitbetaald. Dat klopte dus niet. Omdat de werkgever gedeeltelijk in het ongelijk is gesteld, moet hij ook de proceskosten van de werknemer betalen.

La Pampa, Amsterdam
In deze horecagelegenheid in Amsterdam ging het om de overurenregistratie. Of liever gezegd, de afwezigheid daarvan. Een, naar eigen zeggen, leidinggevende in een restaurant in Amsterdam claimde tienduizenden euro’s aan achterstallige overuren, inclusief de toeslag die daarbij hoorde. Het ging om een periode van ongeveer 3 jaar achterstallige betalingen.
De werkgever verweerde zich ten eerste tegen de claim van de werknemer dat hij als leidinggevende zou hebben gewerkt. Ook beweerde de werkgever dat de werknemer nooit overuren zou hebben gemaakt. Sterker nog, er zou überhaupt geen enkele werknemer overuren maken in La Pampa.

De werknemer laat vervolgens onder meer een handjevol collega’s getuigen over het maken van overuren in het restaurant. Ook enkele collega’s uit een ander restaurant van dezelfde eigenaar verklaren dat de werknemer veel meer dan 38 uur per week werkte, eerder 40 tot 50. In dat andere restaurant kwam de werknemer ook nog regelmatig werken als dat nodig was. Om het nog duidelijker te maken dat de werkgever hier de waarheid met een korreltje zout neemt, verklaren enkele collega’s dat zij wel degelijk gecompenseerd werden met tijd-voor-tijduren voor de overuren die zij in La Pampa maakten.

Uiteindelijk komt in hoger beroep het Hof tot de conclusie dat het duidelijk is dat de werknemer aanzienlijk meer werkte dan de overeengekomen 38 uur per week. Het Hof stelt vervolgens dat vaststaat dat bij de werkgever niet of nauwelijks registratie van werktijden plaatsvond, terwijl daartoe wel een verplichting bestond op grond van de cao. Het Hof stelt: “Het niet nakomen van deze verplichting, die dient ter bescherming van de werknemer, dient daarom in het voordeel van de werknemer te worden uitgelegd.”

Tijd en moeite besparen
Een compleet personeelsdossier kan de werkgever veel tijd, moeite en geld besparen. Dat wordt wel duidelijk uit de twee behandelde uitspraken. En dan heb ik het nog niet eens over een gebrekkig personeelsdossier als bijvoorbeeld het functioneren van de werknemer te wensen overlaat. Want ook dan is het, zeker na invoering van de Wwz, van groot belang dat het dossier op orde is.
Ja, dat vergt ook tijd en moeite, maar het kan u ook veel tijd en moeite besparen.