Home / Back to work: thuiswerken

Back to work: thuiswerken

Back to work: thuiswerken Logo AWVN-werkgeverslijn

Hebben werknemers recht op thuiswerken als de coronapandemie voorbij is? Hoe lang blijft het advies van de Rijksoverheid om zoveel thuis te werken van kracht? Is ‘terugkeerbeleid’ zinvol? En waar moet u allemaal aan denken als iedereen straks in principe weer naar kantoor mag?

Back to work: thuiswerken
Wat mag er?

Sinds maart 2020 geldt het dringende advies om thuis te werken tenzij het niet anders kan. Van een plicht is nooit sprake geweest, toch hebben werkgevers het thuiswerkadvies massaal opgevolgd. In het stappenplan voor de versoepeling van de coronamaatregelen staat thuiswerken niet vermeld. Er staat alleen dat ‘op enig moment alle maatregelen’ worden opgeheven, waar het thuiswerkadvies vermoedelijk onder valt. De situatie blijft dus vooralsnog ongewijzigd: werken op locatie mag, maar wordt afgeraden als het niet noodzakelijk is. De handreiking thuiswerken blijft dienen als hulpmiddel om te bepalen of van die noodzaak sprake is.

Als er op locatie wordt gewerkt, blijven de basisregels vooralsnog van kracht. Dat wil zeggen dat mensen 1,5 meter afstand tot elkaar houden, dat mensen met klachten thuisblijven, en dat er voldoende mogelijkheden zijn om handen te wassen en werkplekken te ontsmetten. De 1,5-meterprotocollen die rond de zomer van 2020 door diverse branches zijn ontwikkeld, kunnen dienen als leidraad. Wel is er een belangrijke aanvulling daarop: als een ruimte op het werk een publieke binnenruimte is – zoals een ontvangsthal – dan is het dragen van een mondkapje verplicht. Over het moment waarop de mondkapjesplicht vervalt, is nog geen duidelijkheid.

Verder zijn de regels over het samenkomen van groepen relevant. De groepsgrootte zal stapsgewijs worden uitgebreid: van 30 personen of meer als er voldoende oppervlakte is tot 100 personen of meer. Dit betekent dat werkgerelateerde groepsbijeenkomsten en evenementen stap voor stap mogelijk worden. Ook in deze gevallen moeten de basisregels worden opgevolgd. Verder kan preventief testen voorafgaand aan een evenement een optie zijn (meer daarvoor leest u in ‘Back to work’ onder testen).

Heeft de medewerker recht om te mogen thuiswerken? Op grond van de Wet flexibel werken kunnen medewerkers, die ten minste een half jaar in dienst zijn, een verzoek indienen om de arbeidsplaats te wijzigen. Dus ook om geheel of gedeeltelijk thuis te mogen werken. Het verzoek moet de werknemer ten minste twee maanden voor ingang van de beoogde aanpassing schriftelijk bij de werkgever indienen. De werkgever heeft tot een maand voor de beoogde ingangsdatum de tijd om te reageren. Doet hij dit niet, dan wordt het verzoek ingewilligd. De werkgever moet het verzoek in overweging nemen, maar mag het op iedere grond afwijzen. Hij hoeft daarbij geen zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen aan te voeren, wat wel het geval is bij afwijzing van een verzoek om wijziging van de arbeidsduur of werktijd.

Dit verandert als het initiatiefwetsvoorstel Wet werken waar je wilt, dat in behandeling is bij de Tweede Kamer, zou worden aangenomen. Dan moet een verzoek om thuis te mogen werken (of andersom: om op kantoor te mogen werken), worden ingewilligd tenzij de werkgever zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen kan aanvoeren. Of tenzij de verzochte arbeidsplaats een locatie is die buiten het grondgebied ligt van de Europese Unie en/of niet het woonadres van de werknemer of de werklocatie van de werkgever betreft.

AWVN heeft tijdens de internetconsultatie voor het wetsvoorstel aangeven dat het wetsvoorstel feitelijk overbodig is. In de praktijk komen werkgever en medewerker er veelal wel uit. De kans van slagen van het wetsvoorstel is moeilijk in te schatten aangezien we in afwachting zijn van een nieuw kabinet.

Thuiswerk staat voorts niet in de weg aan de wettelijke zorgplicht van de werkgever. De werkgever moet in dit kader zorgen voor een ergonomisch ingerichte werkplek, en hij mag de kosten hiervoor niet voor rekening van de werknemer laten komen. Voert de werkgever en thuiswerkbeleid in of wijzigt hij dit, dan moet de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) worden aangepast. Dit valt dan onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.


Back to work: thuiswerken
Wat kan er?

Voor veel organisaties en hun medewerkers is het een grote opluchting als werken op locatie weer normaler wordt. Een groot deel van Nederland heeft bijna een jaar lang vanuit huis gewerkt en snakt naar werken elders. Naast de voordelen, kwamen de laatste tijd ook steeds vaker de nadelen aan het licht en kampten steeds meer mensen met de zware (mentale) belasting van het thuiswerken.

Met het heropenen van economie en samenleving zal de druk om thuis te werken afnemen. Medewerkers willen terugkeren naar kantoor en ook organisaties willen niet langer werkprocessen uitstellen die alleen of bij voorkeur op locatie kunnen plaatsvinden. Aangezien het thuiswerkadvies niet dwingend is, kunnen werkgevers de terugkeer naar kantoor faciliteren. Wel is het belangrijk te beseffen dat het thuiswerkadvies voorlopig niet verdwenen is en het blijft dus nodig om kritisch te zijn op wie, wanneer en hoe vaak naar de werkplek komt. Het ligt voor de hand dat HR-afdelingen hierin een coördinerende rol spelen.

Het is aan te raden om de terugkeer geleidelijk te laten plaatsvinden: niet alleen om de drukte op de werklocatie binnen de perken te houden, maar bijvoorbeeld ook om de druk op het openbaar vervoer te beperken.

U kunt in uw ‘terugkeerbeleid’ de volgende zaken meenemen.
• Zorg dat de basisregels op werklocaties altijd nageleefd kunnen worden. Er moet voldoende ruimte tussen werkplekken zijn en het is zinvol werkplekken en vergaderruimten extra vaak schoon te laten maken.
• Houd controle over het aantal mensen dat op locatie aan het werk is, bijvoorbeeld door een maximumaantal medewerkers per vestiging en/of etage aan te houden en een reserveringssysteem te gebruiken. Naarmate de tijd vordert, de maatregelen versoepelen en de vaccinatiegraad toeneemt, kan het maximum omhoog.
• Besteed in de communicatie apart aandacht aan groepsbijeenkomsten en evenementen. Hiervoor gelden dwingende richtlijnen vanuit de overheid die naar verwachting steeds iets soepeler zullen worden.
• Geef richtlijnen aan leidinggevenden en medewerkers over welk type werk zich leent voor locatiewerk (zoals creatieve sessies, teambijeenkomsten en mensen inwerken) en welke omstandigheden locatiewerk rechtvaardigen (zoals mensen die mentaal zwaar te lijden hebben onder het thuiswerk of thuis geen goede werkplek kunnen realiseren).
• Zorg dat er iemand is die vragen over thuis of op locatie werken kan beantwoorden.


Back to work: thuiswerken
Wat valt er te verwachten aan beleid of maatregelen?

In het stappenplan is vooralsnog geen versoepeling van het thuiswerkadvies opgenomen. Het advies zal op enig moment wel losgelaten worden, maar de verwachting is dat dit eerder aan het eind van de reeks versoepelingen zal gebeuren dan aan het begin.


Back to work: thuiswerken
Hoe past dit in mijn HR-beleid en -strategie?

Veel mensen snakken naar de terugkeer naar werken op locatie. Dat HR-afdelingen de komende tijd alles doen om de terugkeer zo goed mogelijk te faciliteren, is daarom goed te begrijpen. Toch is het belangrijk om ook de baten van het thuiswerken in het vizier te houden en de thuiswerkroutine die de afgelopen tijd is opgebouwd, niet zomaar los te laten. Uit diverse enquêteonderzoeken blijkt dat de meeste werkgevers én werknemers streven naar hybride werken als de coronacrisis achter de rug is. Nu al werken aan een visie op hybride werken is verstandig, onder andere voor organisaties die hun aantrekkelijkheid als werkgever willen versterken: thuiswerken is naar verwachting één van dé criteria waarop toekomstige medewerkers hun potentiële werkgevers beoordelen. Maar ook voor organisaties die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, is het goed hun beleid juist nu onder de loep te nemen: structureel minder van en naar het werk reizen kan een bijdrage leveren aan verlaging van de CO2-uitstoot.

Bij het opstellen van terugkeerbeleid is het daarom aan te raden om al verder vooruit te kijken. U kunt zich de volgende vragen stellen: hoe ziet de ideale balans tussen thuis- en locatiewerk er uit, volgens u en volgens uw medewerkers? Welk mobiliteitsbeleid past bij deze visie? Hoe richt u het kantoor in zodat werk dat het best op locatie wordt uitgevoerd goed is gefaciliteerd (zoals groepsbijeenkomsten)? Wat is er nodig om de thuiswerkplek voor de langere termijn geschikt te maken? Wat vraagt dit van de digitalisering van het werk? Is uw kijk op dienstreizen en evenementen veranderd en zo ja, wat betekent dat? Welke kosten en/of baten zijn met uw beoogde beleid gemoeid? Wat betekent dit voor uw inzet bij het arbeidsvoorwaardenoverleg en/of de cao?
Kortom, het beleid rondom thuiswerken en de terugkeer naar kantoor sluiten idealiter aan bij de bredere HR-strategie.