In het dagelijks leven hebben mensen te maken met de vele facetten van privacy, en dus ook op de werkvloer. Het beschermen van de persoonsgegevens van werknemers is een belangrijk thema voor werkgevers: de werkgever verzamelt en werkt immers met persoonsgegevens in de zin van Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Mag een werkgever in de zakelijke mailbox van een werknemer kijken?
Ja, de werkgever mag in de zakelijke mailbox van de werknemer kijken. Wel dient vermeld te worden dat het lezen van zakelijke e-mails onder de bescherming valt van artikel 8 Europees Verdrag van de Rechten van de Mens.
Dit wetsartikel bepaalt dat de werkgever een goede reden moet hebben voor het lezen van de zakelijke mailbox én vooraf de desbetreffende werknemer dient te waarschuwen. Deze notificatieplicht volgt uit Europese rechtspraak. Het raadplegen van e-mails van de werknemer moet zorgvuldig gebeuren, zo mag de werkgever bijvoorbeeld geen privé e-mails lezen. De werkgever moet altijd nagaan of het nodig is de mails te controleren en of er niet een andere, minder ingrijpende manier is om aan bepaalde informatie te komen. De werkgever kan de werknemer bijvoorbeeld rechtstreeks om informatie vragen.
Verdenking van fraude is een goed voorbeeld waarin de werkgever een gerechtvaardigd belang kan hebben om (na het geven van de notificatie) de zakelijke e-mails van de desbetreffende werknemer te checken.
Zieke werknemer
De werkgever mag de mailbox van een zieke werknemer bekijken, mits de organisatie er belang bij heeft dat het werk van deze werknemer doorgaat en dat dit niet mogelijk is zonder die mailbox te raadplegen.
Het checken van de e-mails dient dus noodzakelijk te zijn en mag niet verder gaan dan het lezen van de zakelijke e-mails. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om de e-mails te lezen als de werkgever een andere, minder ingrijpende manier kan vinden om de voortgang van het werk van de zieke werknemer te borgen.
