Vuistregels voor ergonomisch roosteren

Werken op tijdstippen die afwijken van het ritme maandag tot en met vrijdag tussen circa 8:00 en 18:00 uur, kan nadelige gevolgen hebben voor zowel de gezondheid als het sociale leven. Veel van de problemen van werken in ploegendiensten samenhangen met de werking van de biologische klok. Maar het werken in ploegendiensten is in een aantal sectoren nu eenmaal onvermijdelijk. Denk aan de gezondheidszorg, politie en brandweer, de beveiliging en aan de chemische industrie waar vaak processen plaatsvinden die domweg niet stilgelegd kunnen worden. Er zijn wel een aantal mogelijkheden om de negatieve gevolgen van het werken in ploegendienst te beperken.

Roostermatige aandachtspunten: (kortcyclisch) voorwaarts rotatie

Een (kortcyclisch) voorwaarts roterend rooster draagt bij aan het minimaliseren van de ongemakken van een ploegendienst. Wat is een voorwaarts roterend rooster? Het kortcyclisch voorwaarts roteren van een rooster is als volgt te omschrijven: maximaal twee tot vier diensten van dezelfde soort aaneengesloten werken, waarna de volgende dienstsoort circa 24 uur na het beëindigen van de vorige dienstsoort start. In een vijfploegendienst ziet dat er als volgt uit:

ATM-ROOSTERS-1.png

Een medewerker (of een groep medewerkers) start in het rooster in de eigen regel en doorloopt deze regel twee weken lang. Aansluitend zakt de medewerker een regel in het rooster enzovoorts. Na 10 weken heeft iedereen het rooster volledig doorlopen. Het kortcyclische accent in dit rooster is te zien aan het aaneengesloten werken van maximaal twee diensten van dezelfde soort. Er is dus sprake van  maximaal twee O-diensten, M-diensten of N-diensten. Het snel wisselen zorgt ervoor dat onze biologische klok bij nachtdiensten niet de kans krijgt zich aan het nachtritme aan te passen. Na 4 á 5 nachtdiensten gaat dit (in geringe mate) wel gebeuren en daarna heeft het lichaam moeite om weer terug te keren naar het normale dagritme. Vandaar dat het aan te bevelen is de reeks zo kort mogelijk te houden (maximaal 2 á 3 nachtdiensten).

De voorwaartse rotatie is te zien aan een herstelperiode van 24 uur tussen de blokken van een verschillende dienstsoort. De M-diensten zijn middagdiensten die bijvoorbeeld om 15:00 uur beginnen. De voorafgaande ochtenddienst is een dag eerder om 15:00 uur geëindigd. Zo ontstaat een herstelmoment van circa 24 uur. Tussen de middagdienst (einde 23:00 uur) en de start van het nachtdienstblok gebeurt hetzelfde. De reden waarom die voorwaartse rotatie ons beter past dan een achterwaartse, komt ook door het functioneren van de biologische klok. Er blijkt sprake te zijn van een free running time van circa 25 uur. We leven weliswaar in een ritme van 24 klokuren, maar ons lichaam heeft de neiging hier iets langer over te doen. Hoewel het lichaam zich iedere dag aan het 24-uursritme aanpast, is het “verlengen van de tijd” van nature aanwezig. Door voorwaarts te roteren vindt er dus aansluiting plaats bij die natuurlijke neiging om de dag te verlengen. Vergelijk het met het vliegen door tijdzones in westelijke richting. Je bent ’s avonds om 21:00 uur (lokale tijd) in New York aangekomen, maar je horloge geeft aan dat het in Nederland al 3:00 uur is. Je bent de dag aan het verlengen en dat gaat doorgaans prima. In omgekeerde (oostelijke) richting vliegen, betekent dat je de dag gaat comprimeren, terwijl we van nature dus gewend zijn juist te verlengen. De meeste mensen krijgen dan last van een jetlag.

ATM-ROOSTERS-1C.pngHet bijzondere aan de discussies over kortcyclische voorwaartse rotatie is dat men het erover eens is dat het gezondheidskundig zeer interessant is, maar sociaal niet altijd geaccepteerd. Dat is bijvoorbeeld te zien in een drie-ploegendienst. Een standaard drie-ploegendienst is meestal vormgegeven zoals in het schema hiernaast. Werknemers kiezen in een standaard 3-ploegendienst vaak voor achterwaartse rotatie in het rooster om het blok vrije tijd in het weekend te optimaliseren. Oftewel: een ochtenddienst vóór de vrije dagen en een nachtdienst ná de vrije dagen.

Door de langzame (en meestal achterwaartse) rotatie wordt de drie-ploegendienst ook wel gezien als het fysiek meest belastende standaardrooster. Een drie-ploegendienst is met de dezelfde bezetting ook vorm te geven met een voorwaartse kortcyclische rotatie. In plaats van drie ploegen met een langzame rotatie (vijf ochtend-, vijf middag- en vijf nachtdiensten aaneengesloten werken) kan de formatie mogelijk in tien groepen gesplitst worden.

ATM-ROOSTERS-2B.pngDe langzame rotatie is in dit voorbeeld sterk afgenomen. Zo kan met dezelfde bedrijfstijdbehoefte en bezetting een voor medewerkers gezonder rooster gecreëerd worden, niet in de laatste plaats omdat de gemiddelde werkweek geen 40 uur meer bedraagt maar 36 uur (bij 8-urige diensten). Een rooster als deze, roept ook andere aandachtspunten op, zoals het in wisselende samenstelling werken en de wijze waarop aansturing plaatsvindt (niet meer door drie ploegleiders).  

Andere vuistregels

Behalve de kortcyclische voorwaartse rotatie, spelen ook een aantal andere roosterregels een rol bij het optimaliseren van het rooster.
1. Minimaal twee en maximaal zes diensten aaneen werken
Het gaat hier over zowel de belasting (maximaal zes) als het evenwichtig spreiden van werktijd en vrije tijd (minimaal twee).
2. Wisseltijdstippen diensten 07:00 uur, 15:00 uur en 23:00 uur
Bioritmisch gezien vangt de dag voor het lichaam rond 6:00 uur aan. Voor 7:00 uur starten met werken betekent daarom in de regel voor 6:00 opstaan en dat verdient gezondheidskundig daarom niet de voorkeur. Echter, voor medewerkers conflicteert om 7:00 uur starten vaak met de reistijd mede vanwege de ochtendspits. Ze starten soms liever om 6:00 uur om de files voor te zijn. En om 22:00 uur eindigen sluit vaak net wat beter aan bij het thuisfront (partner nog wakker).
3. Maximale arbeidstijd per dienst negen uur
Maak zware diensten (fysiek/mentaal) wat korter en andere diensten wat langer. Het hoeft niet altijd 8 uur per dienst te zijn.
4. Arbeidsduur gemiddeld 34-38 uur per week
Onregelmatige werktijden vragen ook herstelmomenten vanwege oplopende vermoeidheid bij ritmewisselingen.
5. Half uur pauze in het “midden” van de dienst
Herstelmomenten tijdens de dienst zijn aan te raden.
6. Een voorspelbaar roosterpatroon
Enige regelmaat  bij onregelmatige diensten wordt meestal wel op prijs gesteld, maar staat weer haaks op moderne opvattingen over zeggenschap over werktijd. De korte termijn wint het vaak van de lange termijn als het gaat om het invullen van individuele behoeften. 
7. Ten minste 40% van de avonden en weekeinden vrij (met een goede spreiding) 
Het sociale leven speelt zich nu eenmaal vooral in de avonden en weekeinden af. Of het nu gaat om verenigingsactiviteiten of verjaardagen bezoeken, de ploegendienstmedewerker doet hier in de regel minder aan mee. Enige organisatie van die vrije tijd kan bijdragen aan het gevoel “erbij te horen”.
8. Een vaste afspraak zoals een vast vrij dagdeel of een vaste dienstsoort op een bepaalde dag
Het creëren van de mogelijkheid om op vaste basis ergens aan deel te kunnen nemen, is vanuit sociaal perspectief aan te bevelen. 

Ga bij het toepassen van ergonomische roostervuistregels uit van hetgeen gewenst en toepasbaar is; ambieer niet alle regels toe te passen of ze tot harde randvoorwaarden te verklaren. Er zijn altijd omstandigheden of individuen waarbij het beter is op deze principes uitzonderingen te maken. Bovendien kunnen sommige regels op gespannen voet met elkaar komen te staan. Zo kan een collectief basisritme conflicteren met een wekelijkse vaste vrije avond. De ambitie beperken tot wat haalbaar en gewenst is betekent ook dat iemand die werkt voor een organisatie die 7 x24 uur in bedrijf is, tevreden zou moeten zijn als hij – bijvoorbeeld – 40 van de 52 vrijdagavonden die hij vrij wenst te zijn, ook daadwerkelijk vrij is (er dient immers ook rekening gehouden te worden met de wensen van andere medewerkers).

Kwaliteit van roostervormgeving laat zich dan ook moeilijk vangen in cao-regels, en kan het best decentraal in overleg tussen betrokken werknemers en hun management worden vastgesteld (eventueel met behulp van externe deskundigen).