Mediation in arbeidszaken

Conflicten kunnen zich in allerlei vormen en gradaties voordoen binnen ondernemingen. Het kan gaan om moeizame gesprekken of zelfs een (beginnend) geschil tussen een leidinggevende en een werknemer, oplopende spanningen binnen een team of moeizame onderhandelingen met de OR of vakbonden of een escalerend overleg tussen de leden van een directie- of managementteam.
Kenmerkend voor een conflictsituatie is dat de betrokkenen niet meer goed naar elkaar kunnen (en willen) luisteren, dat zij zich hebben ingegraven in hun eigen standpunten en die blijven herhalen. Waar het ooit om begonnen is en wat er werkelijk speelt, is vaak naar de achtergrond verdrongen. Normale, constructieve communicatie is dan moeilijk of lijkt zelfs onmogelijk. Een conflict kan snel verharden of zelfs escaleren. Dit zet de relatie tussen de personen die het betreft steeds meer onder druk. Zonder adequate oplossing vormt die situatie een bedreiging voor de arbeidsrelatie, de arbeidsverhoudingen, de sfeer en de arbeidsproductiviteit binnen de onderneming.

Zakelijk en menselijk alternatief voor een juridische procedure

In sommige gevallen is een geschil dusdanig hevig dat nog slechts een juridische procedure duidelijkheid lijkt te kunnen geven. Een andere optie wordt vaak niet (meer) gezien. De betrokkenen moeten in een procedure echter afwachten hoe een derde beslist over hun geschil. Dit terwijl zij zelf eigenlijk het beste weten wat er speelt en zij (wellicht met hulp) zelf ook het best in staat zijn om tot een oplossing te komen. Bij een beslissing door een derde is er altijd een verliezer en soms zijn er zelfs alleen maar verliezers. Een zelf tot stand gebrachte oplossing die recht doet aan de belangen van beiden wordt vaak beter geaccepteerd en nageleefd. Er is dan ook een goed alternatief om geschillen te beslechten, namelijk mediation.

Mediation, wat is dat?

Mediation is een vorm van conflictbemiddeling waarbij personen die met elkaar een conflict hebben, samen in gesprek gaan en op zoek gaan naar een oplossing die hun beider belangen dient. Dit doen zij onder begeleiding van een mediator. De mediator draagt zelf geen oplossingen aan, maar zorgt voor een veilige, respectvolle sfeer tijdens de gesprekken die hij begeleidt. De mediator is onpartijdig en neutraal. Hij helpt de betrokkenen niet, maar begeleidt het gesprek. Hij heeft hiervoor een speciale training gehad.
Door toepassing van gespreksvaardigheden prikt de mediator als het ware door de bovenlaag van stellig ingenomen standpunten heen. Hij laat de betrokken naar hun eigen gedachten en belangen kijken én naar die van de ander. De mediator stimuleert tijdens de gesprekken de betrokkenen om na te gaan wat hen werkelijk bezig en verdeeld houdt. Zo kan gaandeweg begrip ontstaan voor de ideeën en reacties van de ander (zonder het daarover overigens altijd eens te hoeven worden) en kan weer effectieve communicatie plaatsvinden. Als dat slaagt, kunnen de betrokkenen met elkaar zoeken naar een duurzame oplossing.
Soms vindt men dan een goede manier om aan de verdere samenwerking vorm en inhoud te geven. In andere gevallen is de conclusie dat het verbreken van de relatie het beste is. In dat geval is dan vaak wel een sfeer ontstaan waarin constructief over de afwikkeling van die relatie onderhandeld kan worden. Dit heeft tot gevolg dat oplossingen kunnen worden gerealiseerd waar men echt achter kan staan. De betrokken kunnen dan prettiger terugkijken op de arbeidsrelatie en zien niet ‘in wrok’ om. In dat geval spreekt men ook wel over een exitmediation. Mediation is dan ook niet soft of therapeutisch, maar een zakelijke, oplossingsgerichte manier om met een conflictsituatie om te gaan.
Mediation is uiteraard geen tovermiddel. Als het onverhoopt niet lukt tot een oplossing te komen, staat een juridische procedure nog altijd open.

Het mediationtraject: vrijwillig en vertrouwelijk

Deelname aan het traject is vrijwillig en de gespreksdeelnemers zijn tevens op ieder moment vrij om de mediation te beëindigen. Zij hebben zelf de regie over het proces en de afspraken die zij maken. Mediation maakt hen tot krachtige gesprekspartners die met elkaar zoeken naar een passende oplossing. Een mediationtraject is informeel en leidt doorgaans snel tot het op gang brengen van het gesprek. Vaak wordt dan ook vrij snel duidelijk of een aanvaardbare oplossing in het verschiet ligt. Qua tijd en kosten is een mediationtraject dan ook te overzien en vaak goedkoper dan een gerechtelijke procedure.
Wat tijdens de mediation besproken wordt, is vertrouwelijk. Vooraf wordt een mediationovereenkomst gesloten waarin deze vertrouwelijkheid wordt vastgelegd. Als de betrokkenen met anderen over de inhoud van de mediation willen praten, dan kunnen voor die personen aanvullende geheimhoudingsverklaringen worden opgesteld. Vertrouwelijkheid betekent ook dat men elkaar niet kan houden aan wat er tijdens de mediation besproken of toegezegd wordt. Overgelegde stukken en eventueel opgemaakte verslagen vallen eveneens onder de vertrouwelijkheid. Vrijwilligheid betekent overigens niet vrijblijvendheid. Deelname aan het mediationtraject betekent een inspanningsverplichting om te werken aan een oplossing.
Wanneer het tot afspraken komt, worden die getoetst op haalbaarheid en duurzaamheid en worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Deze wordt ondertekend én is bindend voor de betrokkenen. Bij een eventueel verschil van mening over de uitleg of nakoming van deze overeenkomst, kan deze aan de rechter worden voorgelegd.
Wanneer de mediation onsuccesvol wordt afgesloten, volgt een neutraal beëindigingsbericht door de mediator. Hierin staat alleen dat mediation heeft plaatsgevonden en dat die tot een einde is gekomen. Er staat niet in waarom of door wie de mediation niet is geslaagd. Daarover mogen richting derden (zoals een rechter) ook geen mededelingen worden gedaan. Dit maakt dat mediation als een veilige manier van conflictoplossing wordt ervaren en mensen durven te zeggen waar het hen echt om gaat.

Wat als de werkgever geen mediation aanbiedt of een voorstel tot mediation niet accepteert?

Niet deelnemen aan mediation kan verstrekkende gevolgen hebben. Het is goed daarvan op de hoogte te zijn alvorens negatief te beslissen over deelname.
In situaties van arbeidsongeschiktheid waarbij een arbeidsconflict een rol speelt, kan de bedrijfsarts op grond van de zogeheten STECR-richtlijnen mediation adviseren. Wanneer dit niet tot stand komt, kan dit de re-integratie van de werknemer bemoeilijken. Afhankelijk van de situatie kan dit dan de werkgever of de werknemer (of beiden) worden aangerekend. Wanneer de re-integratie niet slaagt en de werknemer gaat een WIA-uitkering aanvragen, toetst het UWV of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben verricht. Als het UWV van mening is dat de werkgever niet genoeg gedaan heeft, bijvoorbeeld door geen mediation in te zetten, leidt dit tot een loonsanctie en verlenging van het opzegverbod tijdens ziekte.
Ook in andere gevallen waarin een werk gerelateerd conflict aan de orde is, moet de werkgever oppassen. Indien het tot een tot een ontslagprocedure komt, toetst het UWV conform haar beleidsregels (zie www.werk.nl) of de werkgever voldoende heeft gedaan om het conflict op te lossen. Mediation wordt hierbij expliciet genoemd als oplossingsrichting. Een werkgever die geen mediationtraject opstart, kan daardoor aanlopen tegen een geweigerde ontslagvergunning. De kantonrechter weegt het al dan niet hebben doorlopen van een mediationtraject mee. Indien de werkgevers een ontbindingsverzoek wegens een verstoorde arbeidsverhouding heeft ingediend, maar zijn medewerking aan mediation heeft onthouden kan dit leiden tot een weigering van de ontbinding of toekenning van een hogere ontslagvergoeding aan de werknemer. Andersom geldt uiteraard ook dat wanneer de werknemer medewerking weigert, dit in zijn nadeel kan worden uitgelegd.
Er is in 2013 een wetsvoorstel ingediend dat mediation in de wet moet gaan verankeren met onder meer als doel de inzet van mediation als manier van conflictoplossing te vergroten. AWVN houdt de ontwikkelingen voor u in de gaten.

Onpartijdigheid en neutraliteit

Mediators die zijn geregistreerd bij de Mediatorsfederatie Nederland (MfN; sinds 1 januari 2014 heeft het MfN het register overgenomen van het Nederlands Mediation Instituut, NMI), gebonden aan gedragsregels die maken dat zij zich onafhankelijk en neutraal opstellen. Bovendien is op hen klacht- en tuchtrecht van toepassing.
Mediation vindt voorts plaats op basis van vrijwilligheid. Wanneer beide partijen vertrouwen in de mediator hebben, kan deze van start gaan. Als gaandeweg dat vertrouwen er niet meer mocht zijn, kan de mediation beëindigd worden.
Een bij het NMI geregistreerd mediator is verplicht om transparant te zijn tegenover de deelnemers aan de mediation over contacten of betrokkenheid die hij heeft (gehad) bij de betrokkenen. Als dit geen beletsel vormt voor de betrokkenen, kan de mediation gestart worden. Bij een te nauwe betrokkenheid, zal de mediator ook uit eigen beweging adviseren een andere externe mediator in te schakelen.