Registratieplicht uitzenden en detacheren personeel geeft problemen

Sinds juli 2012 geldt een registratieplicht voor uitzendondernemingen en detacheerders van personeel in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Bedrijven die zich niet registeren of personeel inlenen van een niet-geregistreerd bedrijf kunnen een boete krijgen. Deze aansprakelijkheid geldt voor alle bedrijven in de keten wanneer personeel wordt doorgeleend. Dat wil zeggen dat bedrijven die personeel inlenen van een geregistreerde uitzendonderneming, die op haar beurt heeft ingeleend van een niet-geregistreerde onderneming heeft ingeleend, zowel de doorlenende uitzendonderneming als de uiteindelijke inlener een boete kunnen krijgen. Zie voor meer informatie het bericht op deze website van 3 juli. In de praktijk blijken nog al wat misverstanden bestaan over wanneer en hoe deze registratie plaats moet vinden. Daarnaast is er onduidelijkheid over of naast registratie ook certificering vereist is.

Registratieplicht
De registratieplicht geldt voor alle ondernemingen die tegen vergoeding arbeidskrachten ter beschikking stellen aan een ander voor het onder diens toezicht en leiding verrichten van arbeid. De registratieplicht geldt alleen niet in de volgende situaties: 
• wanneer er ten behoeve van een geleverde zaak of tot stand gebracht werk arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld (overeenkomst van opdracht);
• wanneer er bij wijze van hulpbetoon zonder winstoogmerk arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld, die in dienst zijn van degene die hen ter beschikking stelt (collegiale dienstverlening). Met collegiale uitlening wordt de situatie bedoeld waarbij met gesloten beurzen personeel ter beschikking wordt gesteld. Wordt er een opslag via het uurtarief gevraagd, dan is er niet langer sprake van collegiale uitlening, tenzij het gaat om een opslag in verband met administratiekosten. Bij re-integratiegratie via detachering bij een andere werkgever (spoor 2) zal doorgaans geen sprake zijn van een winstoogmerk zijn en is er dus geen sprake van een registratieplicht.   
• wanneer er arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld voor het verrichten van arbeid in een onderneming, die door dezelfde ondernemer in stand wordt gehouden als die de arbeidskrachten ter beschikking stelt (binnen eigen onderneming/concern).

Doel van de registratieplicht
Het doel van de registratieplicht is erop gericht malafide uitzendbureaus tegen te gaan. Het is een aanvulling op het systeem van certificering van de uitzendbranche. Door registratie wordt duidelijk wie de eigenaar is van een uitzendbureau en welke activiteiten worden verricht.

Registratie
Alle bedrijven die arbeidskrachten ter beschikking stellen, moeten zich registeren bij de Kamer van Koophandel. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen bedrijven die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen en bedrijven die dit niet-bedrijfsmatig doen. De eerste groep moet zich registeren via de SBI-code. Voor de tweede groep geldt dat zij door de Kamer van Koophandel op een aparte lijst moeten worden geregistreerd.
Een onderneming die bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd onder één van de volgende SBI-codes wordt geacht geregistreerd te staan als onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt.
78201 Uitzendbureaus,
78202 Uitleenbureaus,
78203 Banenpools (werkgelegenheidsprojecten),
7830 Payrolling (personeelsbeheer) of
0161 Dienstverlening voor de akker- en/of tuinbouw.

Bedrijven die al onder deze codes in het Handelsregister staan ingeschreven hoeven dus verder geen actie te ondernemen. Bedrijven die nog niet onder deze SBI-codes staan ingeschreven en die  bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen moeten dit opnemen in hun bedrijfsomschrijving bij de Kamer van Koophandel. Dit kan via een wijzigingsformulier worden doorgeven aan de Kamer van Koophandel. Probleem is dat het bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen niet is gedefinieerd. Het lijkt er op dat het gaat niet alleen gaat om uitzendbureaus en uitleenbedrijven, maar ook om bedrijven die zich niet in hoofdzaak bezighouden met het ter beschikking stellen van personeel maar waarvoor dit slechts een nevenactiviteit is. 
Op basis van de door het bedrijf aangeleverde gegevens zal de Kamer van Koophandel het bedrijf onder één van de hiervoor genoemde SBI-codes inschrijven. Als het gaat om een nevenactiviteit zal de code 78202 Uitleenbureaus worden toegekend. Daarbij zal de Kamer van Koophandel duidelijk moeten aangeven dat het hier om nevenactiviteiten gaat. Hoe dit gaat gebeuren is nog niet duidelijk. Het bedrijf heeft dan dus meerdere SBI-codes: één of meer voor de hoofdactiviteiten en code 78202 vanwege de uitleenactiviteiten.

Uitleners die niet-bedrijfsmatig, maar incidenteel of tijdelijk arbeidskrachten ter beschikking stellen hoeven hun omschrijving bij de Kamer van Koophandel niet aan te passen, maar zij moeten wel melden dat zij niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen. Bedrijven kunnen dit telefonisch of per mail doorgeven aan de Kamer van Koophandel in hun regio. Door de Kamer van Koophandel wordt dan geregistreerd dat het bedrijf niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stelt. Deze bedrijven hoeven zich dus niet onder de hiervoor genoemde SBI-codes te laten registreren. De Kamer van Koophandel zal een lijst publiceren waarop deze bedrijven worden vermeld. Helaas is deze lijst nog niet beschikbaar.

Als een bedrijf arbeidskrachten inleent, dan zal men moeten nagaan of de uitlener geregistreerd staat onder de hiervoor genoemde SBI-codes of op de Kamer van Koophandellijst staat met bedrijven die incidenteel arbeidskrachten ter beschikking stellen. Een afschrift van de registratie moet dan worden uitgedraaid en bewaard als bewijs dat is ingeleend van een geregistreerd bedrijf. Een andere optie is dat het bedrijf aan de uitlener vraagt om een recent uittreksel van het Handelsregister dat vervolgens wordt bewaard. Worden er later bij hetzelfde bedrijf weer arbeidskrachten ingehuurd, dan  moet de registratie opnieuw worden opgevraagd.

Certificering
Behalve registratie bij de Kamer van Koophandel, speelt ook de kwestie van certificering door de Stichting Normering Arbeid (SNA). De SNA certificeert bedrijven die zich bezighouden met het ter beschikking stellen arbeidskrachten. Daarbij gaat het met name om uitzendbureaus, maar ook uitleenbedrijven komen voor certificering in aanmerking. Momenteel zijn een kleine 3.000 van de ongeveer 13.000 legale uitzendorganisaties gecertificeerd. De certificering vindt plaats op basis van vrijwilligheid.
Bij de certificering wordt onder meer gekeken of de uitzendonderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of NEN 4400-2 norm en of het bedrijf als uitzendorganisatie is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
Als een werkgever contracteert met een SNA-gecertificeerd uitzendbureau, is deze dus al geregistreerd in het handelsregister. 
Sommige inleners eisen inmiddels dat een bedrijf dat arbeidskrachten ter beschikking stelt altijd over een SNA-certificaat moet beschikken omdat men denkt dat dit in het kader van de registratieplicht een vereiste is. Dit is niet juist. Het SNA-certificaat is geen vereiste voor de registratieplicht. Bedrijven die niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen kunnen zelfs niet eens over een dergelijk certificaat beschikken, omdat deze alleen is bedoeld voor bedrijven die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen. Maar ook voor bedrijven die als uitzend- of uitleenonderneming zijn ingeschreven geldt dat het SNA-certificaat geen vereiste is in het kader van de registratieplicht. Het SNA-certificaat geeft wel aan dat het om een bonafide uitzendorganisatie gaat. Het biedt inlenende bedrijven een garantie dat ze werknemers betrekken van een uitzendbureau dat zich niet alleen aan de wet houdt, maar ook voldoet aan de normen van goed werkgeverschap. 

Vrijwaringsregeling inlenersaansprakelijkheid
Het belang van een SNA-certificaat is verder toegenomen doordat er per 1 juli 2012 ook een nieuwe vrijwaringsregeling voor inlenersaansprakelijkheid is ingevoerd. Op grond van deze regeling wordt de inlener van uitzendkrachten door de Belastingdienst niet meer aansprakelijk kan gesteld voor niet afgedragen loonheffingen en btw van de uitzendonderneming. Vereist is dan wel dat de uitlener beschikt over een SNA-certificering.
In dat kader moet de uitlener aan een aantal voorwaarden voldoen. De belangrijkste voorwaarden zijn:
• de uitzendonderneming voldoet aan de NEN 4400-1 of NEN 4400-2 norm en is opgenomen in het SNA- register
• de inlener stort 25% van de factuursom (inclusief BTW) op de G-rekening van de uitzendonderneming (bij verlegging van btw is dit 20%)
• de inlener kan de identiteit van de ingeleende uitzendkracht aantonen
• de inlener kan voor zover van toepassing aantonen dat de ingeleende uitzendkracht over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt
• de betaling op de G-rekening voldoet aan de voorwaarden die gelden voor vrijwarende betaling op een G-rekening (bijvoorbeeld het bijhouden van een schaduwadministratie door de inlener).

AWVN vindt
AWVN vindt dat de invoering van de registratieplicht tot dusverre niet de schoonheidsprijs verdient. De implementatietijd is duidelijk te kort geweest. Bovendien ontbreekt het aan een goede voorlichtingscampagne. Informatie over wanneer registratie nodig is, in welke vorm en wat de gevolgen hiervan zijn is te laat en versnipperd beschikbaar gesteld. Bovendien is, ondanks eerdere toezeggingen, het inzien van de registratieregisters via de website van de Kamers van Koophandel nog steeds niet mogelijk. Het zou voor de hand dat zolang dit laatste niet geregeld is er geen boetes worden opgelegd.
De registratieplicht voor uitzenders en detacheerders en de nieuwe vrijwaringsregeling voor inleenaansprakelijkheid zijn ingegeven vanuit eenzelfde doel, namelijk het bestrijden van malafide praktijken in de uitzendmarkt. Het zijn wel twee gescheiden maatregelen met elk eigen voorwaarden.
AWVN staat positief tegenover de nieuwe vrijwaringsregeling, omdat deze regeling de inlener die arbeidskrachten inhuurt van een SNA-gecertificeerde uitzendonderneming meer zekerheid kan bieden. De nieuwe regeling biedt volledige vrijwaring als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Een van de voorwaarden is dat de inlener de arbeidskrachten identificeert en controleert op geldige verblijfs- en tewerkstellingsvergunningen, indien van toepassing. Dat kan worden gezien als een administratieve last, maar aan de andere kant werd onder de oude regeling in veel gevallen al voldaan aan deze voorwaarden.

Voor meer informatie over de nieuwe vrijwaringsregeling, kunt u terecht bij Jan de Graaf en Armand Lahaije, adviesunit Internationale zaken/fiscaal.